Wie schwer es sogar Profis fällt, Empfehlungen für ein gutes Selbstmanagement umzusetzen, schildert der Autor Alec Mackenzie in seinem Klassiker "Die Zeitfalle": In seinen Zeitmanagement-Seminaren brachte er anderen bei, Ziele zu erreichen. Er selbst musste jedoch gestehen, dass er sein Ziel, neue Kunden zu akquirieren, aus den Augen verlor.

Er fand eine Lösung, doch beginnen wir mit den Mindestanforderungen an Ziele. Ziele müssen

• aufgeschrieben werden,
• konkret formuliert sein,
• einen Termin haben,
• sichtbar bleiben
• und kontrolliert werden.

Schritt 1: Das Aufschreiben

Das Aufschreiben ist wichtig, weil es die eigenen Gedanken klärt. Und nur so vergisst man seine Ziele nicht. Trotzdem wird schon dieser Schritt oft unterlassen.

Schritt 2: Die konkrete Formulierung

Wer nur formuliert, er wolle "mehr delegieren", weiß nie, wann er dieses Ziel erreicht hat. Und beginnt deshalb auch nicht mit der Umsetzung, sondern bevorzugt leichte und klare Aufgaben. Die Formulierung: "Ich spreche nächsten Mittwoch mit meiner Sekretärin durch, welche Korrespondenz sie selbständig erledigen kann und übertrage ihr diese Aufgabe" macht dagegen deutlich, was bis wann erreicht werden soll.

Eine ungenaue Formulierung reizt nicht zum Handeln. Wird ein Ziel konkret formuliert, ist der Erfolg viel wahrscheinlicher. Man hat genau vor Augen, was getan werden muss und geht motivierter an die Umsetzung.

Können Sie den nächsten Schritt auf dem Weg zu Ihrem Ziel klar benennen? Wenn nicht, ist Ihre Zielformulierung wahrscheinlich nicht konkret genug.

Schritt 3: Einen Termin festlegen

Das Festlegen eines Termins ist eine Sache; ausreichend Zeit für die Verwirklichung einzuplanen, eine andere. Merkwürdigerweise wird das oft vergessen. Deshalb ertappt man sich immer wieder dabei, dass man wichtige Dinge nach hinten schiebt und dringende vorzieht.

Schritt 4: Das Ziel vor Augen haben

Wie oft nehmen wir uns etwas vor und tun es dann nicht. Oft liegt es daran, dass wir unsere Ziele buchstäblich aus den Augen verlieren und überwiegend die Tätigkeiten erledigen, die uns "anspringen". Ein wichtiger Schritt ist deshalb, unsere Systeme wie Zeitplaner oder Outlook so einzurichten, dass die wesentlichen Ziele jeden Tag sichtbar sind und nicht nur all die eher unwichtigen Erledigungen.

In unserem Büro hängt eine große Pinnwand, auf der nur die "Meilensteine für 2001" notiert sind, also all die Ziele, die wir uns für dieses Jahr vorgenommen haben. Auch Alec Mackenzie fand eine ähnliche Lösung: Er stellte vor seinen Schreibtisch ein Flipchart, auf dem sein jeweils wichtigstes Ziel aufgeschrieben war. Immer wenn er aufsah, wurde er daran erinnert, dass er neue Kunden akquirieren wollte. Er erledigte die entsprechenden Anrufe, seine Umsätze gingen steil nach oben.

Schritt 5: Die Kontrolle

Nun kann es passieren, dass man auf eine Pinnwand schaut und gar nicht mehr wahrnimmt, was da steht. Deshalb ist die Zielkontrolle ein wesentlicher Schritt. Auch da ist es wichtig, dass man ein funktionierendes System einführt, z.B. einmal im Monat die Fortschritte bei Zielen, die über einen längeren Zeitraum laufen, zu kontrollieren.