Die Planungstiefe bzw. die Granularität der Planung spielt eine äußerst wichtige Rolle im Projektmanagement. Eine fein granulare Planung ermöglicht z.B. auf der einen Seite, Komplexität zu reduzieren, inhaltliche und terminliche Projektaspekte besser zu steuern und Projektinhalte an die Beteiligten transparenter zu kommunizieren. Auf der anderen Seite kann eine zu granulare Planung erheblichen Aufwand verursachen, z.B. wenn es darum geht, die Planung kontinuierlich zu pflegen (vgl. Hab, Wagner 2006). Eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung PwC zeigt, dass der oben skizzierte potentielle Nutzen einer granularen Planung häufig nicht dem Aufwand und den entsprechenden Kosten entspricht (vgl. Maras, Böttinger 2012). Im Extremfall führt eine zu granulare Planung zu einer steigenden Komplexität.

In der Praxis zeigt sich häufig, dass Projektmanager Schwierigkeiten haben, die richtige Planungstiefe zu bestimmen. Entscheidungen hinsichtlich der Planungsgranularität werden hierbei oft nicht bewusst gesteuert bzw. geplant. In manchen Fällen gibt es von Unternehmensseite zentrale Vorgaben, die allerdings häufig den aktuellen Projektrahmenbedingungen nicht gerecht werden und daher wenig hilfreich sind.

Methodisches Vorgehen eine große Herausforderung

Darüber hinaus finden sich in der Projektmanagement-Literatur wenige aussagekräftige Empfehlungen hinsichtlich der Planungsgranularität. Da diese von zahlreichen Faktoren abhängig ist, wie z.B. dem mit dem Projekt verbundenen finanziellen Risiko oder dem vorhandenen Wissen, stellt eine umfassende Zusammenfassung und entsprechende Ableitung von Handlungsempfehlungen eine große Herausforderung dar. Häufig verweisen die Autoren in der Fachliteratur auf das allgemeingültige, sicherlich richtige, aber im konkreten Fall nicht hilfreiche Prinzip: "So detailliert wie nötig, so grob granular wie möglich." (vgl. u.a. Brunschede 2000)

Es ist daher zunächst ein Ziel des vorliegenden Beitrags, einen Überblick über diejenigen relevanten Einflussfaktoren zu geben, die sich auf die Planungsgranularität auswirken, und diese Faktoren sinnvoll zu kategorisieren. Diese Einflussfaktoren bilden die Grundlage für die im Anschluss vorgestellte, praxiserprobte Methode, die konkrete Handlungsempfehlungen zur Bestimmung der Planungsgranularität enthält und an einem Beispiel erläutert wird. Für Projektleiter und andere mit der Planung befasste Mitarbeiter sollen die in diesem Artikel vorgestellten Einflussfaktoren sowie die hierauf basierende Methode wichtige Erkenntnisse bieten, um im Rahmen der eigenen Planung mit der großen Herausforderung der Planungsgranularität umzugehen.

Einflussfaktoren der Planungsgranularität

Betrachten wir zunächst ein Modell, das die Einflussfaktoren der Planungsgranularität strukturiert zusammenfasst. Um die weiter unten beschriebene Methode zur Bestimmung der Planungsgranularität für sich in der Praxis anwenden zu können, ist ein grundlegendes Verständnis dieses Modells erforderlich.

Das Modell basiert auf einer umfassenden Recherche der etablierten Projektmanagement-Literatur. Darüber hinaus wurde im Rahmen von Workshops mit zahlreichen Projektmanagement-Experten aus unterschiedlichen Branchen das Modell weiterentwickelt und bereits in der Praxis in einigen Projekten validiert.

Eine grundlegende Annahme des Modells ist, dass die identifizierten Faktoren auf drei verschiedenen Ebenen eines Projektplans Einfluss haben können (Bild 1).

Bild 1: Wirkungszusammenhang der Faktorengruppen.
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Dieser Wirkungszusammenhang zeigt, dass Projektpläne in der Regel mehrere Ebenen umfassen und diese naturgemäß einen unterschiedlichen Granularitätsgrad aufweisen (vgl. Hab, Wagner 2006, Mochal 2011, Kirchhof, Kraft 2012; PMI 2006). Die verschiedenen Faktorengruppen beeinflussen dabei, wie granular auf den einzelnen Ebenen geplant werden sollte.

Ebenen der Projektplanung

In unserem Modell differenzieren wir drei Ebenen. Ebene 1 lässt sich nach verschiedenen Prinzipien gliedern (vgl. Drews, Hillebrand 2010):

• Nach Produkten
• Nach Abläufen
• Nach betrieblichen Funktionen
• Nach Zielen
• Nach Kommunikationsbeziehungen