Mit der Web-Software KLUSA erweiterte das Münchner Beratungsunternehmen OPUS im Jahr 2002 sein Produktportfolio um eine Lösung für das Multiprojekt- und Projektportfolio-Management. Mittlerweile ist die Software bei der Versionsnummer 8 angekommen. Längst bietet das Produkt auch viele nützliche Funktionen für das operative Projektmanagement und eignet sich damit als integriertes Werkzeug für alle Projektbeteiligten. Zu den Anwendern der Software zählen inzwischen namhafte Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen, wie z.B. Infineon Technologies, Intel, Jenoptik und Swiss Life.

Version 8 mit neuem Navigationskonzept

OPUS hat der neuesten KLUSA-Version eine gründlich überarbeitete Bedienoberfläche spendiert, die neben dem aufgefrischten Design mit dem Umstieg auf HTML5 auch technologisch neue Wege geht. Vor allem aber kommt KLUSA nun aufgeräumter und klarer strukturiert daher. Dazu trägt vor allem das neue Navigationskonzept bei.

KLUSA ist in Module aufgeteilt, die jeweils unterschiedliche Zielgruppen ansprechen. Das Projektideen-Modul ermöglicht z.B. jedem Anwender, eigene Ideen zu erfassen und diese unter anderem mit Blick auf Ressourcen, Kosten oder Nutzen zu bewerten. Das Portfolio-Modul bietet dem PMO Funktionen, mit denen die Entscheidung unterstützt wird, welche Projektideen umgesetzt werden. Das Projekt-Modul ist den Projektplanern gewidmet. Hier erfolgt die Planung und Steuerung der einzelnen Projekte. Die Module Management und Ressourcen wenden sich dagegen eher an die Verantwortlichen in der Linienorganisation. Ihnen stellt KLUSA Multiprojekt- und Statusberichte zur Verfügung. Auch Personalanfragen aus den Projekten werden hier analysiert, um den Projekten dann geeignete Mitarbeiter zuzuweisen. "Mein KLUSA" dient Projektmitarbeitern dazu, die eigenen Aufgaben im Blick zu behalten sowie Aufwand und Fortschritt zurückzumelden.

Alle Module findet der Anwender leicht in einem zentralen Menü am oberen rechten Rand des Fensters (Bild 1). Wer besonders schnell zwischen den Modulen wechseln möchte, kann sich entsprechende Links nebeneinander in der Kopfzeile der Software anzeigen lassen. Jedes Modul verfügt über mehrere Themenbereiche, die wiederum einzelne Ansichten bündeln. So unterteilt sich etwa das Modul "Projekte" unter anderem in die Themenbereiche Basisdaten, Projektgegenstand, Team, Terminplan, Ressourcen und Änderungsanträge. Im Bereich Basisdaten finden sich dann auf mehreren Karteireitern Ansichten zu den Projektattributen, den Schlüsselpersonen und den Anforderungen, die dem Projekt zu Grunde liegen. Diese dreistufige Aufteilung ist nach etwas Einarbeitung leicht verständlich. Welche Module, Themenbereiche und Ansichten tatsächlich sichtbar sind, richtet sich zudem immer nach der Anwender-Rolle. Nicht benötigte Ansichten werden ausgeblendet. Das erleichtert die Navigation.

Bild 1: Über das zentrale Menü erreicht der Anwender die einzelnen Module.
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Die neue Oberfläche ist in Bezug auf die Bedienungsfreundlichkeit ein deutlicher Schritt nach vorne. Eingabefelder sind nun mit passenden Werkzeugen verbunden, z.B. mit einem Kalender für Datumsfelder oder einer Auswahlliste zum Nachschlagen von zulässigen Eingabewerten. Weil die Eingabefelder mittels Gruppen strukturiert sind und sich diese Gruppen ein- und ausklappen lassen, bleiben auch umfangreiche Eingabemasken übersichtlich. Insgesamt bietet KLUSA 8 mit der neuen Oberfläche den zeitgemäßen Bedienkomfort moderner Webanwendungen.

Multiprojektmanagement-Portale und Portfolio-Szenarien

KLUSA ist bereits seit langem auf das Multiprojekt- und Projektportfolio-Management spezialisiert. Schon die ersten Versionen boten entsprechende Übersichten und auch das Projektideen-Management fand 2004 bereits früh den Weg in die Software. Den Ablauf von der Projektidee zur Freigabe eines Projekts im Projektportfolio unterstützt die Software heute mit einer ganzen Reihe von Funktionen.

Hilfe auf dem Weg zum optimalen Projektportfolio

Im Ideen-Modul werden nicht nur konkrete Projektideen erfasst, sondern auch solche Ideen, die für sich alleine noch kein Projekt rechtfertigen würden. Sie können bewertet und gebündelt werden. So lassen sich etwa ähnliche Ideen, die unabhängig voneinander eingereicht wurden, verbinden. Ist die Entscheidung gefallen, die Ideen näher zu analysieren, können sie – einzeln oder gebündelt – in ein Projekt bzw. einen Projektantrag umgewandelt werden.

Um über einen solchen Projektantrag fundiert entscheiden zu können, muss er zunächst bewertet werden. Mit den Bewertungstabellen im Portfolio-Modul werden die qualitativen Bewertungskriterien abgefragt. So ist gewährleistet, dass jedes Projekt systematisch auf die wichtigsten Kriterien hin abgeklopft wird, etwa auf die Öffentlichkeitswirksamkeit oder den Beitrag zur Gewinnung weiterer Marktanteile. Welche Kriterien konkret herangezogen werden, konfigurieren die Administratoren des PMO. Sie können die Kriterien somit an strategische Ziele anpassen. Aus der Bewertung der einzelnen Kriterien errechnet KLUSA anschließend eine zusammenfassende Gesamtpunktzahl für das potentielle Projekt. Neben dieser qualitativen Bewertung können auch quantitative Kennzahlen erfasst werden, etwa zu Kosten- und Rentabilitätsaspekten.