Wie sieht ein gut gestalteter Arbeitsplatz im Büro aus? Welche besonderen Anforderungen muss ein Arbeitsplatz für die Mitglieder eines Projektteams erfüllen? Oder: Was unterscheidet nach neuestem Stand von Wissenschaft und Technik einen mangelhaften von einem vorbildlich gestalteten Büroarbeitsplatz?

Es muss ja nicht gleich der sprichwörtliche "War Room" sein, den Sie für Ihr Projektteam einrichten wollen. Aber oft erweist es sich als sinnvoll, das Team für eine bestimmte Phase des Projekts an einen Ort zu holen, so dass sich Abstimmungsprozesse verkürzen und schnelle Arbeitsergebnisse erzielt werden können. Dies kann z.B. bei planungsintensiven Projekten der Fall sein, wenn ein sonst verteilt arbeitendes Team gemeinsam den Projektplan erstellt oder vor Meilensteinen, wenn kurze Antwortzeiten erforderlich sind.

Oft wird notdürftig z.B. ein Besprechungsraum zum Arbeitsraum für das Projektteam umgerüstet. Ergonomie und Atmosphäre bleiben dabei auf der Strecke. Natürlich möchten Sie gerne optimale Arbeitsbedingungen für Ihr Team schaffen, zum einen haben Sie aber nur wenig Zeit, zum anderen nur ein sehr begrenztes Budget zur Verfügung.

Gute Projektarbeitsplätze mit wenig Zeit und schmalem Budget?

In diesem Fall heißt es Prioritäten setzen: Je nach Art des Projekts wird es wichtiger sein, dass jeder möglichst konzentriert und ungestört arbeiten kann oder, dass spontane Gruppenarbeiten in wechselnder Zusammensetzung möglich sind.

Es gilt, Fragen zu klären, wie: Legen die Mitglieder Ihres Teams mehr Wert auf einen individualisierten Arbeitsplatz mit Privatsphäre oder auf das Wir-Gefühl des Projektteams? Ist der Schutz vor Lärmbelästigung wichtiger als Sitzkomfort? Das Besondere eines gemeinsamen Raums für ein Projektteam besteht darin, dass die Arbeitsplätze nur für einen begrenzten Zeitraum benutzt werden. Dadurch verschieben sich auch die individuellen Prioritäten.

Hier können Sie als Projektleiter von den Erfahrungen des Büroplaners Karl-Heinz Lauble lernen, der Anfang der 80er Jahre die Nutzwertanalyse für Büroarbeitsplätze entwickelte. Diese basiert auf einer systematischen Analyse der Faktoren, die die Qualität des Arbeitsplatzes bestimmen. Mit Hilfe dieses Kriterienkatalogs ist es möglich, die Anforderungen der Mitarbeiter zu bestimmen und daraus die Prioritäten von Maßnahmen zur Arbeitsplatz-Optimierung abzuleiten.

System Büro-Arbeitsplatz

Bei der Nutzwert-Analyse bilden 17 Faktoren das System "Arbeitsplatz im Büro". Diese 17 Komponenten sind in fünf Gruppen zusammengefasst: Belastung, Motivation, Organisation, Unterbringung und Sicherheit:

• Belastungsfaktoren sind Einflüsse, die auf die Leistungsfähigkeit von Büroangestellten negativ einwirken: Büromöbel, die die körperlichen Gegebenheiten des Menschen (Anthropometrie) nicht beachten, Lärm, visuelle Unruhe, unzureichende Beleuchtung und ungesunde Luft.
• Ebenfalls fünf Elemente bilden die Gruppe der Motivationsfaktoren: Farbgestaltung, Corporate Design, Personalisierung des Arbeitsplatzes, Privatsphäre und Kontakte zu Kollegen.
• Zu den Organisationsfaktoren gehören Ablauforganisation, Arbeitsplatz- und Gruppenablage sowie die Flexibilität von Arbeitsplatz und Arbeitsraum.
• Zum Unterbringungsfaktor zählt die Flexibilität des Büroraums, z.B. die Anpassung der Raumgröße an die Organisation.
• Sicherheitstechnik und Kabelführung bilden die Gruppe der Sicherheitsfaktoren.

Subjektive Prioritäten festlegen

Eine detaillierte Aufzählung der einzelnen Faktoren finden Sie nach Gruppen gegliedert im Anhang. Für die Nutzwert-Analyse bestimmt Ihr Projektteam zunächst seine Ansprüche und Wünsche an den Arbeitsplatz. Hier hilft die Prioritäten-Matrix (Bild 1), die die 17 Faktoren gegeneinander abwägt. Die Excel-Datei "Prioritaetenmatrix" steht beim Artikel zum Download bereit. Füllen Sie dort die einzelnen Kästchen je nach subjektiver Relevanz aus.

Bild 1: Die Prioritäten-Matrix: Hier wägen Mitarbeiter die 17 Faktoren der Nutzwert-Analyse gegeneinander ab – nach subjektiver Relevanz.
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Beachten Sie dabei: Es wird unterschieden zwischen wichtiger: 2 zu 0; gleich wichtig: 1 zu 1; oder weniger wichtig: 0 zu 2.