Analyse und Sanierung gefährdeter Projekte

Teil 2:
Die Analysephase

Im zweiten Teil dieser Artikelserie behandelt Dr. Herbert Borchardt die Analysephase: Er zeigt, wie man die Analyse eines gefährdeten Projekts plant und anschließend so durchführt, dass man als Ergebnis einen Befund erhält, aus dem sich klare Schlussfolgerungen für die weitere Arbeit ableiten lassen. Zahlreiche Checklisten und Vorlagen unterstützen Sie bei Ihrer Projekt-Analyse.

Analyse und Sanierung gefährdeter Projekte

Teil 2:
Die Analysephase

Im zweiten Teil dieser Artikelserie behandelt Dr. Herbert Borchardt die Analysephase: Er zeigt, wie man die Analyse eines gefährdeten Projekts plant und anschließend so durchführt, dass man als Ergebnis einen Befund erhält, aus dem sich klare Schlussfolgerungen für die weitere Arbeit ableiten lassen. Zahlreiche Checklisten und Vorlagen unterstützen Sie bei Ihrer Projekt-Analyse.

Im ersten Teil der Artikelserie haben wir die Initiierung eines Sanierungsprojekts von der Identifizierung eines gefährdeten Projekts bis zur Erstellung des Sanierungsplans besprochen. Im zweiten Teil beschäftigen wir uns mit der Analyse. Sie sollten hierfür ca. drei bis fünf Tage einplanen: "Keine Therapie ohne Diagnose" - auch und gerade wenn die ZeitZeitZeit ist eine der zentralen Steuerungsgrößen des Projektmanagements und bildet neben Kosten und Leistungsumfang im sog. Magischen Dreieck einen der drei Eckpunkte. Mittlerweile sind Qualität, Risiko und Nutzen als weitere Steuerungsgrößen etabliert. Je nach Projektart ist der Faktor Zeit besonders kritisch, z.B. im Veranstaltungsmanagement oder bei Wartungs- und Instandhaltungsprojekten. drängt. Wir veranschlagen ca. ein bis zwei Tage für die Vorbereitung und Planung und zwei bis drei Tage für die Durchführung der Analyse.

Zusammenstellung des Analyseteams

Bei der Erstellung der Charter haben Sie sich Gedanken über den Umfang der Analyse gemacht und die daraufhin benötigte Anzahl von Mitarbeitern angefordert. Als ersten Schritt in der Analyse bauen Sie nun mit diesen Mitarbeitern das Analyseteam auf:

Vorgehensweise

Die Vorgehensweise bei der Erstellung der Analyse ist in Bild 1 dargestellt. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine fokussierte und schnelle Analyse.

Bild 1: Vorgehensweise bei der Analyse

Formulierung von Hypothesen

Hypothesen sind versuchsweise Ergebnisse der Analyse, die in der Form "Befund mit Auswirkung auf das Projekt" formuliert werden, z. B.: "Verzögerungen bei der AbnahmeAbnahmeDie Abnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers an den Auftragnehmer, dass dieser das vereinbarte ↑Werk spezifikationsgerecht erstellt hat und damit seinen Teil des Werkvertrags erfüllt hat. der Zeichnungen durch den Kunden wirken sich auf die gesamte ProjektdauerProjektdauerProjektdauer ist der in Einheiten der Arbeitszeit gemessene Zeitraum zwischen Projektstart und Projektende. Der Begriff " Projektdauer " wird in den Richtlinien und Normen für Projektmanagement nicht explizit definiert. Weiterhin wird der Begriff " Dauer " nicht einheitlich verwendet. Dauern können entweder in kalendarischen Einheiten (Tage, Wochen, Monate, Jahre) oder in Einheiten der Arbeitszeit (z.B. in Arbeitstagen) angegeben werden. Der PMBOK® Guide definiert "Dauer" eindeutig im Sinne von Arbeitszeit und grenzt sie von "elapsed time" (verstrichener Zeit) und "effort" ( Arbeitsaufwand ) ab. aus".

Hypothesen geben Ihnen die Möglichkeit, sich bei der Datensammlung und beim Erstellen des Befunds auf die (vermutlich) wichtigsten Themen zu konzentrieren und sie leiten effektiv die Suche nach relevanten Befunden. Ohne Hypothesen sehen Sie oft den Wald vor lauter Bäumen nicht.

Einige Hypothesen sind bereits im Rahmen der Charter erstellt worden - auf Basis der Interviews mit dem Sponsor/Auftraggeber und dem ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel . Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung.. Überprüfen Sie diese Hypothesen mit Ihrem Team und ergänzen bzw. modifizieren Sie diese gegebenenfalls. Denken Sie auf jeden Fall daran, die drei wichtigsten Gründe für ein Scheitern von Projekten (mangelhafte Spezifikationen, zuwenig Unterstützung durch das Management, schlechte Planung und Organisation) - bezogen auf dieses Projekt - als Hypothesen zu formulieren.

Analyseplanung

1. Daten und Dokumente anfordern
Stellen Sie mit Ihrem Team fest, welche Daten und Dokumente Sie benötigen, um die Hypothesen durch Befunde zu untermauern, gegebenenfalls zu modifizieren oder zu verwerfen. Benutzen Sie für die AnforderungAnforderung" Anforderung " ist ein Begriff aus dem Qualitätsmanagement und bezeichnet sowohl explizit spezifizierte als auch als allgemein üblich anerkannte Kriterien. Dies bedeutet, dass Anforderungen z.B. an ein Produkt nicht notwendigerweise explizit dokumentiert sein müssen, um für die Beurteilung seiner Qualität zu gelten. Beispielsweise müssen Häuser den jeweiligen Bauordnungen und gesetzlichen Vorschriften genügen. Ebenso wird von einem Haus als üblich vorausgesetzt, dass es ein ausreichendes Heizungssystem hat. Darüber hinaus gehende Erfordernisse oder Erwartungen müssen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden, z.B. ein rollstuhlgerechter Ausbau oder eine Abluftwärmerückgewinnung. der Dokumente das Formblatt 4. Typische Daten sind:

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Initiierung eines Sanierungsprojekts
Als Projektmanager werden Sie früher oder später mit einem gefährdeten Projekt konfrontiert. Wenn die Zeit gekommen ist, müssen Sie schnell eingreifen. In dieser Artikelserie beschreibt Dr.
Teil 3:
Erstellung des Sanierungsplans
Die ersten beiden Teile der Artikelserie beschäftigten sich mit der Initiierung eines Sanierungsprojektes und der Analyse. Im dritten Teil erläutert Dr. Herbert Borchardt die Erstellung des Sanierungsplans.
Teil 4:
Durchführung der Sanierung

Im letzten Teil dieser Serie beschreibt Dr.