Viele Projekte werden nicht erfolgreich abgeschlossen: Einige werden während der Durchführung gestoppt, andere kommen nur mit größerer Zeit- und Kostenüberschreitung ins Ziel. Die wichtigsten Gründe für das Scheitern von Projekten sind die mangelhafte Formulierung der Anforderungen, die fehlende Unterstützung im Management und die unzureichende Anwendung von Projektmanagement-Methoden.

Als Projektmanager werden Sie früher oder später mit einem gefährdeten Projekt konfrontiert. Dieses Projekt kann Ihr eigenes sein oder eines, dessen Sanierung Sie vornehmen sollen. Wenn die Zeit gekommen ist, sollten Sie wissen, was zu tun ist. Sie müssen schnell, nachdrücklich, ausgewogen und fokussiert eingreifen. Sie werden wenig Zeit haben, über Ihre Vorgehensweise nachzudenken oder Ihre Fähigkeiten aufzubessern.

Diese Artikelserie beschreibt einen bewährten Prozess und enthält alle notwendigen Mittel (Prozesse, Werkzeuge, Techniken), um die Analyse eines gefährdeten Projekts durchzuführen, einen soliden Sanierungsplan zu entwerfen und den Übergang zur Stabilität zu realisieren. Die Artikel mit ihren Checklisten und Vorlagen sollen Ihnen helfen, im Fall der Fälle vorbereitet zu sein, um schnell und angemessen reagieren zu können.

Bild 1: Methodik

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Überblick über die Methodik

Das Vier-Phasen-Konzept aus Bild 1 hat sich bewährt und bildet die Grundlage dieser Artikelserie.

Wer führt ein Sanierungsprojekt durch?

Die Erfahrung zeigt, dass der Projektmanager oft nicht in der Lage ist, selbst die Bewertung und die Sanierung seines Projekts durchzuführen - durch eine zu große Nähe zu den Geschehnissen, Schwierigkeiten mit der objektiver Einschätzung der Tatsachen und durch die Geschichte des Projekts und der persönlichen Beziehungen.

Jeder Projektmanager in einem kritischen Projekt sollte sich daher überlegen, ob er den Vorschlag machen soll, das Sanierungsprojekt selbst zu leiten. In der Regel wird er sich mit dem Auftraggeber auf eine externe Stelle einigen, die bei der Analyse und der Sanierung federführend ist. Dies kann ein externer Berater, das Projektbüro, die Qualitätsmanagement-Abteilung oder eine andere kompetente Stelle im Unternehmen sein. Die externe Stelle hat die Aufgabe, die Situation des Projekts objektiv zu analysieren, unabhängige Vorschläge für ein Sanierungskonzept zu machen und bei der Umsetzung so mitzuwirken, dass das Projektteam nach der Sanierung selbständig das Projekt weiterführen kann. Das Projektteam sollte daher aktiv bei der Sanierung mitwirken.

Die weiteren Ausführungen in dieser Artikelreihe werden aus dem Blickwinkel des externen Projektmanagers beschrieben.

Ziel der Phase 1: Erstellung der Sanierungs-Charter

Wir gehen davon aus, dass eine Stelle im Unternehmen (z.B. der Projektsponsor) oder ein Gremium die Entscheidung getroffen hat, ein formales Sanierungsprojekt einzuleiten und die Verantwortung für die Durchführung an einen bestimmten Manager übergeben hat. Der Prozess beginnt daher mit der Auftragsvergabe für die Analyse des gefährdeten Projekts an diesen externen Projektmanager.

Wir beginnen wie bei jedem Projekt mit der Erstellung einer Charter/Sanierungsplan (siehe Formblatt 1) mit einem Beispiel). Die Charter sollte vom Projektsponsor, dem Projektleiter für das Sanierungsprojekt und vom internen Projektleiter unterzeichnet werden (gemeinsames Commitment). Mit der Unterschrift wird die nächste Phase, die Analyse, freigegeben.