Volker Pauling, pmtraining.de
11.06.2014
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Jeder Projektmanager kennt diese Situation: Ein Teammitglied verspricht die rechtzeitige Erledigung eines Arbeitspakets. Und eine Woche nach dem vereinbarten Termin ist das Arbeitspaket immer noch nicht da. Wie sollte der Projektmanager nun am besten reagieren? Anstatt weiter zu warten oder in seinem Ärger auf Konfrontationskurs zu gehen, schlägt Klaus Tumuscheit einen anderen Weg vor, um dieses Problem zu lösen. Welchen, erfahren Sie in diesem Tipp.
Jeder Projektmanager kennt diese Situation: Ein Teammitglied verspricht die rechtzeitige Erledigung eines Arbeitspakets. Und eine Woche nach dem vereinbarten Termin ist das Arbeitspaket immer noch nicht da. Wie sollte der Projektmanager nun am besten reagieren? Anstatt weiter zu warten oder in seinem Ärger auf Konfrontationskurs zu gehen, schlägt Klaus Tumuscheit einen anderen Weg vor, um dieses Problem zu lösen. Welchen, erfahren Sie in diesem Tipp.
Gäbe es eine Hitliste der häufigsten Probleme im Projektmanagement, dieses Problem wäre bestimmt vorne mit dabei: das verspätete Arbeitspaket! Wie oft schon hat man Ihnen die rechtzeitige Erledigung einer scheinbar leichten Aufgabe zugesagt? "Bis Ende übernächster Woche? Ist doch kein Problem!" Und eine Woche später ist das Arbeitspaket immer noch nicht da. Und nun?
Nachdem der erste Ärger verflogen ist, analysieren Sie die Lage. Die Ernüchterung folgt prompt; denn in vielen Fällen lässt sich der Rückstand nicht mehr aufholen oder die Bearbeitung nachfolgender Arbeitspakete ist nicht möglich. Nun gilt es zu handeln. Doch anstatt kühlen Kopf zu bewahren, begeben wir uns häufig auf den Holzweg:
Fazit: Keiner dieser vier Holzwege wird Ihnen am Ende weiterhelfen. Doch was tun? Hierfür gibt es eine einfache Lösung:
Trommeln Sie das gesamte Team zusammen und berufen Sie eine Krisensitzung ein. In dieser Sitzung
Wenn sich die Leute im Vorfeld vorbereitet haben, umso besser – dann sparen Sie sogar noch Zeit.
Falls der Verzug nicht aufzuholen ist, informieren Sie Ihren Auftraggeber. Das wird in der Regel erst einmal wehtun, aber Transparenz ist in dieser Situation dringend erforderlich. Denn so oder so: Am Projektende wird er es ohnehin merken – und Ihnen dann schwere Vorhaltungen machen.
Wichtig dabei ist: Geben Sie ihm eine sachlich begründete Erklärung für die Verspätung. Ohne diese Information würde sich der Auftraggeber ansonsten selbst etwas zusammenreimen und dem Projektleiter wieder den Ball zurückspielen. Oder er überlegt sich eine Lösung, die nicht zum Problem passt.
In manchen Fällen trägt das Teammitglied keine Schuld an dem Versäumnis. Vielmehr bremste der jeweilige Vorgesetzte die Zuarbeit aus, z.B. um Linienaufgaben vorzuziehen. In diesem Fall sprechen Sie mit dem Vorgesetzten; holen Sie sich aber vorher das Einverständnis des Teammitglieds ein.
Fragen Sie den Vorgesetzten nach den Hintergründen für seine Entscheidung und versuchen Sie eine gemeinsame Lösung zu finden, wie mit solchen Situationen in Zukunft umgegangen werden soll. Eine Lösung könnte z.B. sein, dass sich alle Drei an einen Tisch setzen, die Folgen für das Arbeitspaket besprechen und als Ersatz einen anderen Kollegen einarbeiten.
Wenn Sie mit dem Vorgesetzten gesprochen haben, reden Sie – falls erforderlich – im Anschluss mit Ihrem Auftraggeber. Richten Sie die Bitte an ihn, sich mit dem Vorgesetzten in Verbindung zu setzen und die Sache zu regeln. Selbst wenn er das nicht macht, sind Sie aus dem Schneider: Denn jetzt ist die Angelegenheit Sache des Auftraggebers.
11.06.2014
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Dr. Mario Wühn
11.06.2014