Wozu noch ein Projektstrukturplan, wenn ohnehin schon alles klar ist? So denkt mancher Praktiker und fühlt sich bestätigt, wenn die aus seiner Sicht "an Projektitis erkrankten" Manager länger für die Strukturierung des Projekts brauchen als er für die ersten Arbeitsschritte. Letztere wiederum ärgern sich über die "hemdsärmelige" und "chaotische" Vorgehensweise der Mitarbeiter, die Ressourcen-Management, Kostenschätzung und Terminplanung unmöglich machen.
Ein einfacher methodischer Ansatz, um dieses Problem zu mildern, ist die Verwendung von Kreativmethoden wie Mind Mapping zur strukturierenden Kreativarbeit im Team und die Erstellung des Projektstrukturplans auf Basis der Kreativ-Ergebnisse.
Zu Beginn eines Projekts steht eine Idee oder ein Problem. Dies ist der richtige Zeitpunkt für Kreativitäts- und Problemlösungsmethoden. Die Konzeption ist zu diesem Zeitpunkt noch viel zu offen, als dass man einen systematischen Projektstrukturplan (PSP) erstellen könnte. Zudem ist der Projektstrukturplan ein Instrument für den Projektmanager, jedoch keine Kreativmethode zur Projektdefinition.
Die Gruppe sammelt Ideen, diskutiert sie, eine Vision entsteht, Ziele werden konkretisiert, ein Lösungsweg kristallisiert sich heraus. Die Begeisterung im Team wächst, voller Engagement wollen sich die Beteiligten in die Umsetzung stürzen.
Diese Begeisterung ist einerseits gut für das Projekt, denn es wird noch ziemlich lange von ihr leben müssen. Andererseits ist das Projekt ohne eine nachfolgende genaue Planung vom Management nicht überwachbar und steuerbar.
Bedenken Sie: Eine fehlerhafte Projektplanung ist eine häufige Ursache für das Scheitern eines Projekts. Manager können nur dann Projekte aktiv steuern, wenn diese systematisch geplant sind und einen Soll-Ist-Vergleich ermöglichen. Multiprojekt-Management, Programm-Management und Projektportfolio-Bewertung können nur so genau sein wie ihre auf den Projektplanungen beruhende Datengrundlage.
Projektmanagern fehlt oft die Anbindung an die Praxis - vor allem dann, wenn sie in einem zentralen Projektbüro arbeiten, in dem sie unter sich sind. Da kann leicht die irrige Meinung entstehen, dass der Netzplan im Computer den realen Ablauf des Projekts darstellt. Diese Diskrepanz zwischen theoretischen Netzplänen und tatsächlicher Projektausführung diskreditiert Projektmanagement in den Augen der Praktiker und der Entscheider immer wieder.
Um diese Spannung zwischen "Praktikern" und "Systematikern" zu lindern, empfiehlt es sich, die Projektstrukturierung in mindestens drei Schritten zu vollziehen:
Das von Tony Buzan entwickelte Mind Mapping visualisiert das assoziative Denken bei der Problemlösung. Mind Maps sammeln die spontanen Ideen und strukturieren sie gleichzeitig. In den Artikeln "Mind Mapping Teil 1: Einführung" (Ausgabe 07/2001) und "Mind Mapping Teil 2: Meetings planen und durchführen" (Ausgabe 09/2001) wird diese Methode ausführlich dargestellt. (Weitere Informationen finden Sie auf der offiziellen Website von Tony Buzan www.mind-map.com und auf der Schweizer Mind Map-Seite www.mindmap.ch).
Die Vorteile der Mind Map sind:
