Ein neues Teammitglied liefert Ihnen einen Statusbericht über sein Arbeitspaket ab. Leider entspricht das Dokument überhaupt nicht Ihren Erwartungen. Die Form entspricht nicht der einheitlichen Vorlage, so dass Sie sich die einzelnen Informationen mühsam heraussuchen müssen. Statt verständlichen Sätzen hat der Mitarbeiter nur Stichpunkte geliefert, meist sind es sogar nur Abkürzungen, deren Bedeutung Sie nicht kennen.

Ihr Blutdruck steigt, denn Sie müssen ihrerseits in zwei Tagen eine Präsentation über den Projektstatus beim Auftraggeber halten. Es ist nur verständlich, dass Sie spontan zum Schreibtisch des betreffenden Mitarbeiters eilen und ihm ohne große Umschweife vor allen Kollegen sagen:

"Herr Müller, der Statusbericht, den Sie mir geliefert haben, ist vollkommen unbrauchbar. Sie haben weder die verbindliche Vorlage 0815 verwendet, noch einen verständlichen Satz formuliert. Bitte liefern Sie mir bis spätestens heute Abend einen korrekten Statusbericht, mit dem ich etwas anfangen kann."

Der angesprochene Herr Müller kann jetzt ganz verschieden reagieren: Vielleicht verteidigt er sich, vielleicht bedauert er emotionslos, dass Sie nicht zufrieden sind, vielleicht entschuldigt er sich so überschwänglich, dass Sie sich nicht sicher sind, ob er dies nicht ironisch meint. Eines wird er ganz sicher jedoch nicht machen: Mit vollem Engagement weiter am Projekt mitwirken. Vielleicht wechselt er schon nach ein paar Tagen das Team. Und das zu Recht, denn Sie haben mit der Art, wie Sie Ihre Kritik vorgebracht haben, so ziemlich alles falsch gemacht, was man falsch machen kann.

Die Arbeitsergebnisse von Mitarbeitern richtig kritisieren

Wenn Sie das Arbeitsergebnis eines Mitarbeiters kritisieren oder sogar zurückweisen müssen, dann achten sie darauf, folgende Punkte einzuhalten, die es dem Kritikempfänger ermöglicht, das negative Feedback tatsächlich anzunehmen und konstruktiv in Verbesserungen umzusetzen.

Kritisieren Sie ausschließlich unter vier Augen!

Allein dadurch, dass noch andere Personen anwesend waren, verhinderten Sie bereits, dass Herr Müller Ihre Kritik annimmt. Gegenüber seinen Kollegen muss er Ihre Kritik und Anforderung als typische Chef-Allüre abtun, um nicht selbst sein Gesicht zu verlieren. Wenn es also etwas zu kritisieren gibt, dann bitten Sie den Mitarbeiter immer zu einem persönlichen Gespräch in Ihr Büro. Damit nicht bereits das "ins-Büro-Bitten" Stoff für Diskussionen liefert, hätten Sie im obigen Beispiel sagen können:

"Entschuldigen Sie bitte, Herr Müller, dass ich Sie in Ihrer Arbeit unterbrechen muss. Aber ich habe noch dringende Fragen zu Ihrem Statusbericht. Am besten besprechen wir das in meinem Büro, damit wir die anderen nicht stören."

Bleiben Sie stets sachlich und ruhig!

Auch wenn Sie sich noch so ärgern, achten Sie darauf, dass Ihre Wortwahl, Ihre Argumentation, Ihr Ausdruck und Ihre Gestik nicht die Arbeit des Mitarbeiters und dadurch ihn selbst abwerten. Statt "vollkommen unbrauchbar" könnten Sie z.B. sagen: "liefert nicht das, was ich für meine Statuspräsentation benötige". Dadurch teilen Sie dem Mitarbeiter bereits mit, wofür der Statusbericht brauchbar sein muss. Und statt "… noch einen verständlichen Satz formuliert …" könnten Sie z.B. sagen: "Um den Bericht zu verstehen, genügen mir keine Stichpunkte und Abkürzungen, ich benötige vollständige Aussagen."

Sprechen Sie das Thema direkt an!

Manche Vorgesetzte glauben, durch indirekte Hinweise dem Mitarbeiter die direkte Kritik ersparen zu können. Indirekt geäußerte Kritik führt aber mit Sicherheit zu Missverständnissen, z.B. weil der Mitarbeiter sie nur als unverbindlichen Vorschlag versteht. Wenn Sie wollen, dass die Vorlag 0815 verwendet wird, dürfen Sie z.B. nicht sagen: "Zur Unterstützung gibt es für Ihre Statusberichte die Vorlage 0815". Sie müssen eine klare Ansage machen: "Verfassen Sie Ihre Statusbericht bitte ausschließlich mit der Vorlage 0815!"

Kritisieren Sie nicht die Person, sondern die Sache!

Kritik am Arbeitsergebnis bedeutet bereits eine persönliche Enttäuschung für den Betroffenen, manche empfinden sogar jegliche Kritik an ihren Ergebnissen als Angriff. Achten Sie also sorgfältig darauf, Kritik an der Person zu vermeiden. Versuchen Sie nach Möglichkeit, dem Kritisierten persönliche Wertschätzung zu zeigen. Hierfür können bereits einfache Gesten helfen, wie z.B. das Entschuldigen für die Unterbrechung oder das Anbieten einer Tasse Kaffee. Gute Führungskräfte zeichnen sich durch exzellente Höflichkeit auch gegenüber den eigenen Mitarbeitern aus, selbst wenn sie diese abmahnen oder kündigen.

Schaffen Sie eine gemeinsame Basis zum Verständnis des Sachverhalts!