Was tun, wenn der Kunde die Abnahme verweigert?

Was ist überhaupt unter der Abnahmeerklärung des Kunden zu verstehen? Mit der Abnahme der Projektleistung erklärt der Kunde, dass er das Arbeitsergebnis als im wesentlichen vertragsgemäß billigt. Sobald die Abnahme der Projektleistung erklärt ist, kann die Agentur von ihrem Kunden die Zahlung der vertraglich vereinbarten Vergütung verlangen. Ferner beginnt mit der Abnahme die Gewährleistungsfrist zu laufen, die bei Projektleistungen regelmäßig sechs Monate beträgt.

Ferner beginnt mit der Abnahme der Lauf der Verjährungsfrist für die wichtigsten Mängelansprüche des Kunden (= Gewährleistungsansprüche). Insoweit hat sich auch nach Inkrafttreten der Schuldrechtsreform am 01.01.2002 nichts Entscheidendes gegenüber der früher geltenden Rechtslage verändert. Im Unterschied zu früher aber verjähren die meisten Mängelansprüche des Kunden bei Projektleistungen grundsätzlich erst nach zwei Jahren (seit der Abnahme), sofern es um einen Projektvertrag geht, der nach dem 01.01.2002 abgeschlossen wurde. Die Verjährungsfrist ist also deutlich verlängert worden.

Geld fließt erst nach der Abnahme

Die Fälligkeit der Vergütung und der Beginn der Gewährleistungsfrist für die Mängelansprüche des Kunden sind die im Gesetz angeordneten Folgen der Abnahmeerklärung des Kunden, die dann eingreifen, wenn nichts Abweichendes vereinbart ist. Haben die Agentur und der Kunde insoweit keine besonderen Vereinbarungen getroffen, bedeutet die gesetzliche Regelung für die Agentur, dass sie bei längerfristigen Projekten regelmäßig eine erhebliche Zeit auf ihr Geld warten muss. Prekär wird die Situation dann, wenn der Kunde zu allem Überfluss die Abnahme der Projektleistung verweigert, weil z.B. die vorgelegten Arbeitsergebnisse noch nicht seinen Vorstellungen entsprechen. Geld sieht die Agentur in diesen Fällen erst einmal nicht.

Im Regelfall bessert die Agentur ihre Projektleistung mehrfach und nicht selten über mehrere Monate hinweg nach, um den Kunden zufrieden zu stellen und ihn zur Zahlung zu bewegen. In einer solchen Phase erbringt die Agentur oftmals Leistungen, zu der sie sich ursprünglich gar nicht verpflichtet hatte - nur nachweisen kann sie dies nicht mehr, da sie mit ihrem Kunden - wie in vielen Branchen üblich - die wirklich wichtigen Punkte lediglich mündlich oder nur fragmentarisch schriftlich vereinbart hat.

Neue gesetzliche Bestimmung zum Schutz des Dienstleisters

Es gibt inzwischen eine neue gesetzliche Bestimmung im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 632a BGB), die der Agentur unter zwei Voraussetzungen einen Anspruch auf Abschlagszahlungen einräumt: Erstens muss es sich um einen "in sich abgeschlossenen Teil" der Projektleistung handeln. Zweitens muss die Agentur ihrem Kunden das "Eigentum" an dem vorbezeichneten in sich abgeschlossenen Teil der Projektleistung einräumen.

Die Praxis allerdings zeigt, dass hinsichtlich der Frage, wann ein Teil einer Projektleistung "in sich abgeschlossen" ist, die Meinungen der Agentur und des Kunden häufig weit auseinandergehen und sich der Kunde dem Verlangen der Agentur nach einer Abschlagszahlung widersetzt. Hinzu kommt, dass die Abschlagszahlung angemessen, d.h. dem Wert der bereits in sich abgeschlossenen Projektleistung entsprechen muss. Dies ist regelmäßig nur sehr schwer zu beurteilen und bietet daher zusätzlichen Zündstoff zwischen der Agentur und ihrem Kunden. Denn in den meisten Fällen wird der Kunde die geforderte Abschlagszahlung als weit überhöht erachten. Dies begründet der Kunde insbesondere damit, dass nur ein Teil der Projektgesamtleistung für ihn praktisch wertlos sei.

Was kann die Agentur in solchen Fällen tun?

Erst einmal muss die Agentur überprüfen, ob und welche schriftlichen Vereinbarungen sie mit dem Kunden getroffen hat, die zur Lösung des Problems beitragen können. Leider wird die Agentur insoweit nur selten fündig. In diesem Fall richtet sich die Rechtslage allein nach dem Gesetz. Dies besagt, dass die Agentur den Kunden auch auf die Erteilung der Abnahme verklagen könnte. Ist die von der Agentur erbrachte Leistung tatsächlich vertragsgemäß, wird sie ein zusprechendes Urteil und in der Folgezeit auch die vertraglich vereinbarte Vergütung erhalten. Das Problem dabei: Regelmäßig schriftliche Festlegungen bzw. Dokumentationen zu dem Projekt fehlen entweder gänzlich oder sind nur sehr schwammig formuliert. Die Folge: Auch das Gericht kann praktisch nicht mehr feststellen, welche Leistung die Agentur konkret erbringen musste. Das Gericht wird dann - wie so oft - die Vergleichsquetsche ansetzen, d.h. die Klageparteien unter Hinweis auf das für beide Parteien bestehende erhebliche Prozesskostenrisiko zum Abschluss eines Vergleichs drängen. Aber auch bei einem Vergleichsabschluss vor Gericht ist die Atmosphäre zwischen der Agentur und dem Kunden vergiftet. Der Kunde ist für immer weg.

Es empfiehlt sich daher, eine gerichtliche Auseinandersetzung zu vermeiden und auf den Kunden zuzugehen. Dies kann so aussehen, dass die Agentur versucht, mit dem Kunden gemeinsam die Voraussetzungen festzulegen, unter denen der Kunde die Abnahme der Projektleistung erklären wird. Aus Sicht der Agentur ist es wichtig, den Kunden mit ins Boot zu holen und ihn unter Zugzwang zu setzen. Denn kein Kunde wird sich zu der Aussage hinreißen lassen, dass er generell - und zwar bei jedem Projekt - keine Erklärung abgibt, die auf eine Abnahme hindeuten könnte.