Produktlebenszyklen werden immer kürzer, die Komplexität von Projekten nimmt immer mehr zu. Diese Entwicklungen erfordern einen effizienteren Umgang unserer ohnehin schon knapp bemessenen Zeit. Ob Geschäftsführer, Projektleiter oder Fachkräfte: Jeder muss heute lernen, mehr aus seiner Zeit herauszuholen. Wohlgemerkt, aus der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit. Es geht nicht darum, mehr Überstunden zu machen, sondern effizienter und produktiver zu arbeiten.

Um sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren und fokussiert an den Aufgaben mit höchster Priorität zu arbeiten, gibt es einen einfachen psychologischen Kniff, den ich seit einiger Zeit erfolgreich anwende: den Trick mit dem Fünf-Euro-Schein.

Eine Minute, fünf Euro

Nehmen wir einmal an, Sie würden mit Ihren Fähigkeiten und Begabungen, Ihrem Wissen und Ihrer Erfahrung 300 Euro die Stunde verdienen. Zugegeben, das ist ein sehr ordentlicher Stundensatz, den viele Leser wahrscheinlich (noch) nicht bekommen, aber darum geht es an dieser Stelle auch gar nicht. Halten wir uns zunächst einmal nur vor Augen, dass sich 300 Euro die Stunde ideal umrechnen lassen auf fünf Euro die Minute. Um sich besser vorstellen zu können, was das letztendlich bedeutet, holen Sie einen Fünf-Euro-Schein aus Ihrem Geldbeutel, legen Sie ihn vor sich auf den Tisch und betrachten Sie ihn eine Minute lang.

Stellen Sie sich nun vor, fünf Euro die Minute sei der Wert Ihrer Arbeitszeit. Auch wenn Sie keine 300 Euro die Stunde verdienen, kann dies eine sehr produktive Vorstellung sein. Denn nur wer seine Arbeitszeit so effizient wie möglich einsetzt, erzielt Top-Leistungen im Beruf – und hat gleichzeitig ausreichend Freizeit für die Erholung zur Verfügung.

Geben Sie den fünf Euro einen Rahmen…

Um mir den Wert meiner Arbeitszeit immer vor Augen zu halten, habe ich mir einen Bilderrahmen gekauft und einen Fünf-Euro-Schein hineingeklebt. Über dem Schein steht "Der Wert meiner Zeit", darunter "pro Minute". Der Bilderrahmen steht seither auf meinem Schreibtisch. Bei jedem Telefongespräch oder jeder neu eingetroffenen E-Mail fällt mein Blick unweigerlich auf diesen Bilderrahmen.

…und verändern Sie den Umgang mit Ihrer Zeit

Als Effekt stellte sich bei mir rasch ein völlig anderer Umgang mit der Arbeitszeit ein. Denn bei einem Wert von fünf Euro pro Minute werden Sie Ihre Zeit z.B. nicht mehr damit verschwenden, minutenlang abzuwarten, bis jemand ein Telefongespräch beendet hat, auch wenn Sie eine bestimmte Info gerade dringend benötigen. Sie werden stattdessen eine Nachricht hinterlassen oder es später noch einmal versuchen.

Sie werden auch nicht mehr Däumchen drehend in irgendeinem Empfangsbereich herumhocken und auf einen Geschäftspartner warten, mit dem Sie einen Termin vereinbart haben, der aber noch in einer anderen Besprechung festgehalten wird. Stattdessen werden Sie sich angewöhnen, sämtliche Besprechungstermine ausdrücklich bestätigen zu lassen. Oder Sie nehmen sich zu Außer-Haus-Terminen eine oder mehrere Aufgaben im Tablet bzw. Laptop mit, um diese bearbeiten zu können, falls doch eine Verzögerung auftritt; quasi eine Art "Notfall-Arbeit". Auch auf die Frage des Kollegen oder Mitarbeiters "Haben Sie mal eine Minute?" werden Sie garantiert anders reagieren.

Fokus auf das Wesentliche

Kurzum: Sie werden den Blick auf Ihre Arbeitszeit schnell verändern. Denn wenn Ihnen erst einmal klar geworden ist, dass Ihre Zeit fünf Euro die Minute wert ist, werden Sie anders damit umgehen. Sie werden sich darauf fokussieren, was Einkommen produziert bzw. im Rahmen des Projektbudgets jetzt als nächstes unbedingt umzusetzen ist. Sie werden

• nur noch das tun, was wirklich wichtig ist,
• alles eliminieren, was Ihnen Zeit stiehlt und
• Ihre Konzentration auf das richten, was es zu leisten gilt, um Ihre (Projekt-)Ziele zu erreichen.

Warum sollte ich das tun?

Ganz einfach: Weil wir Zeit in einem unglaublich hohen Ausmaß verschwenden. Microsoft beispielsweise gab vor ein paar Jahren eine Studie in Auftrag, in der es um die tatsächliche Arbeitszeit der Angestellten ging. Das Ergebnis: Ein ganz normaler Mitarbeiter arbeitete an nur drei Tagen pro Wochen jeweils nur eineinhalb Stunden tatsächlich produktiv. Der Rest war vergeudete Zeit.

Noch drastischer fiel das Ergebnis der über zehn Jahre angelegten Studie "Executive Time Use Project" der Harvard Business School und der London School of Economics aus, die die Produktivität von CEOs untersuchte. Laut Studie schaffte es ein durchschnittlicher Geschäftsführer während eines Zwölfstundentages bestenfalls 28 Minuten produktiv zu sein.

Beispiel