Die meisten Projektmitarbeiter betrachten die Berichterstattung aus ihrem Projekt als lästige Pflichterfüllung und behandeln sie entsprechend stiefmütterlich. Dabei ist das Berichtswesen eine Visitenkarte des Projekts nach außen. Es stellt einen wesentlichen Teil des Projektmarketings dar. Wie in Marketing und Werbung gilt aber auch hier: Unterschiedliche Ziele und Zielgruppen erfordern unterschiedliche, individuell angepasste Maßnahmen.

So, wie eine Werbeagentur eine Werbebotschaft genau auf ihre Zielgruppe abstimmt, damit sie optimal wirkt, sollten Projektmitarbeiter ihre Berichte für die Adressaten maßschneidern. Doch wie sieht ein Berichtswesen aus, das mit vertretbarem Aufwand eine optimale Wirkung erzielt? Antworten und Tipps dazu finden Sie in diesem Beitrag.

So designen Sie ein wirkungsvolles Berichtssystem

Wie lässt sich ein Projektbericht maßschneidern? Bringt das nicht immensen Aufwand mit sich? Verlieren die Projektmitarbeiter dadurch vielleicht erst recht die Motivation, Berichte zu verfassen?

Nein, denn: In einem sinnvoll aufgebauten Berichtswesen fallen zwar einmal beim Entwurf der Berichte einige Aufwände an, im laufenden Betrieb brauchen die Mitarbeiter dann aber nur mehr die vorbereiteten Templates zu füllen.

Wenn Sie sich an den folgenden Fragestellungen orientieren, ist es einfach, ein solides Berichtswesen aufzubauen:

• Wer sind die Adressaten im Projektumfeld?
• Was sind ihre Interessen?
• Zu welchen Anlässen fordern sie Berichte ein?
• Welche Adressaten kann ich mit demselben Bericht bedienen?
• Welche Wirkung möchte ich mit dem Bericht erreichen? Welches Ziel verfolge ich?
• Welche Informationen müssen daher im Bericht enthalten sein?

Dabei sollten Sie nicht nur alle Ebenen der Projektorganisation betrachten, sondern auch die Organisation, in die das Projekt eingebettet ist. Als Faustregel kann gelten: Jeder Stakeholder des Projekts hat ein Interesse, über den einen oder anderen Aspekt des Projektfortgangs unterrichtet zu werden.

Ihr Ziel sollte nicht sein, für jeden einzelnen Interessenten einen Bericht maßzuschneidern. Versuchen Sie, Gruppen von Adressaten zu erkennen, die Sie mit einem gemeinsamen Bericht bedienen können. Wesentlich dabei ist, dass die Adressaten

• ungefähr die gleichen Interessen haben
• ein ähnliches Vorwissen besitzen
• an Informationen aus demselben Bereich interessiert sind
• Informationen in derselben Detailtiefe haben möchten

Das magische Dreieck der Projektsteuerung

Die Projektsteuerung bewegt sich im Spannungsfeld der drei Pole des "magischen Dreiecks" (Bild 1) aus Qualität, Kosten und der Zeit, die zur Umsetzung notwendig ist. Die Entwicklung oder der Stand dieser drei Parameter fließen in unterschiedlicher Gewichtung in alle Projektberichte ein, je nachdem welcher Aspekt die Empfänger stärker interessiert.

Dabei sollten Sie aber die anderen beiden Parameter nicht vernachlässigen. Denn oft kann der Empfänger Entscheidungen und Entwicklungen nur verstehen, wenn er sie im Gesamtkontext dieses Spannungsfelds sieht.

Ein Beispiel: Warum sind die voraussichtlichen Kosten für ein Teilprojekt plötzlich gestiegen? Hintergrund könnte sein, dass neue sicherheitstechnische Erkenntnisse im Netzwerkbereich eine Erweiterung notwendig machen. Stellen Sie diese technische Information den Empfängern knapp, aber verständlich dar.