Projektleiter in kleinen und mittleren Unternehmen müssen häufig mehrere, parallel laufende Projekte mit starken personellen Überlappungen planen und steuern. Dabei ist es oft schwierig, die Projektplanung auf dem aktuellen Stand zu halten. Denn während eines Projekts treten immer wieder Störungen auf, die Abweichungen von den Projektplänen zur Folge haben. So fällt z.B. ein Mitarbeiter zwei Tage krankheitsbedingt aus oder eine Maschine muss kurzfristig repariert werden. Solche Störungen werden oft übersehen oder vergessen bzw. als nicht gravierend empfunden und somit auch nicht an die Projektleitung kommuniziert. Doch die Störungen summieren sich auf und führen nach kurzer Zeit zu einer starken Abweichung zwischen Plan und Realität.

Die Planung der Prozesse, Ressourcen und Termine auch beim Auftreten solcher Störungen aktuell zu halten, ist für die Projektleitung eine zwar lästige, aber unbedingt notwendige Arbeit. Nur so lassen sich Projekte termingerecht realisieren. Aus diesem Grund wäre es sinnvoll, den Projektmitarbeitern eine Lösung zur Verfügung zu stellen, die eine unmittelbare und systematische Erfassung der Störungen ermöglicht. Dieser Beitrag stellt eine Methode vor, die aus einer anwenderspezifisch zu entwickelnden Software-Lösung besteht, welche es erlaubt, mit geringem Aufwand Terminpläne während der gesamten Projektlaufzeit regelmäßig auf dem aktuellen Stand zu halten.

Beschreibung der Lösung

Die vorgestellte Lösung besteht aus der Kombination einer zentral gepflegten Projekt-Datenbank (z.B. MS-Project), die alle Projektinformationen für den Projektmanager enthält, sowie aus einer dezentralen, einfach zu pflegenden Datenbank für die Arbeitspaketinformationen (z.B. in MS-Excel), die den Projektmitarbeitern zur Verfügung steht. Beide Datenquellen werden durch eine definierte, bidirektionale Schnittstelle abgeglichen. Auf diese Weise kann ein neuer Projektplan direkt aus der Arbeitspaket-Datenbank (AP-Datenbank) automatisch erstellt werden. Änderungen bei den Arbeitspaketen müssen nicht aufwändig per Hand in den Projektplan eingearbeitet werden, sondern die AP-Verantwortlichen tragen selbst die Änderungen in die Datenbank ein und der Projektplan aktualisiert sich "auf Knopfdruck".

Das allgemein anwendbare Vorgehen wird zusätzlich an einem konkreten Beispiel erläutert. Es zeigt, wie die Arbeitspaketverantwortlichen eines Projekts in MS-Excel wichtige Informationen des Arbeitspakets, wie z.B. Status und Restdauer, in eine Datenbank eingeben können. Über ein speziell entwickeltes VBA-Makro kann der Projektleiter diese Daten in MS-Project einlesen und so seine Pläne mit geringem Aufwand aktualisieren. Dabei ist es nicht Sinn und Zweck dieses Beitrags, das Makro im Einzelnen zu beschreiben und zur Verfügung zu stellen, da dies aufgrund der individuellen Unternehmensumgebungen auch gar nicht möglich ist. Vielmehr möchte dieser Beitrag die Idee erläutern, die hinter dem Vorgehen steckt, und zu deren Umsetzung in einer individuellen Projektumgebung anregen.

Nutzen der Lösung

Während sich häufig die zu Projektbeginn erstellten detaillierten Projektpläne aufgrund vielfältiger moderater Störungen schon nach kurzer Projektlaufzeit immer mehr von der Realität entfernen und nur noch sporadisch oder gar nicht mehr aktualisiert werden, lassen sich mit dem vorgestellten Vorgehen im wöchentlichen Rhythmus, z.B. zu den Projektstatussitzungen, stets aktuelle Projektpläne vorlegen. Die Planungssicherheit und die Transparenz der Arbeitsprozesse verbessern sich dadurch erheblich, während die Planungsarbeit wenig Zeit kostet. Als Ergebnis lässt sich die Termintreue und die Erfolgsqualität der Projekte spürbar steigern.

Ein weiterer Effekt ist, dass sich die Mitarbeiter stärker mit der Projektplanung identifizieren. Durch ihre unmittelbare Beteiligung erkennen die Mitarbeiter, dass die eigenen Angaben tatsächlich in die Planung mit einfließen. Sie nehmen die Pläne und Termine nicht mehr als "von irgendwo oben kommend" wahr, sondern als Ergebnis ihrer eigenen Aussagen. Der Einfluss des Einzelnen auf das Gelingen oder das Scheitern der Projekte ist somit deutlicher nachvollziehbar.

Das Lösungskonzept ist für Projektteams interessant, für die der direkte Zugriff aller Mitarbeiter auf die eingesetzte Projektplanungs-Software nicht möglich oder nicht gewünscht ist, z.B. wegen eines zu hohen Einarbeitungsaufwands für alle Mitarbeiter oder weil Lizenzen für zusätzliche Clients zu teuer sind. Die Umsetzung der hier vorgestellten Idee setzt voraus, dass nur eine einzige Lizenz der Projektplanungs-Software vorhanden ist. Ein Tabellenkalkulations-Programm, das allen Mitarbeitern zur Erfassung der Projektdaten zur Verfügung steht, sollte heutzutage selbstverständlich sein.

Der Aufwand für die Realisierung des benötigten Datenbank-Transfers hängt von den verwendeten Software-Systemen ab. In der Regel unterstützen diese den einfachen Export bzw. Import von Daten, sodass der Programmier- und Testaufwand nur wenige Tage beträgt.

Ausgangssituation und Zielsetzung

Bei vielen kleinen und mittleren Projekten wird auch heute noch auf ein systematisches Projektmanagement komplett verzichtet. In anderen Fällen werden am Anfang zwar die Aufgaben analysiert, Abläufe und Meilensteine geplant und die erforderlichen Pläne und Dokumente erstellt und vorgelegt. Nach dem Projektstart treten dann aber unvermeidliche Probleme auf, die zu Abweichungen von den Plänen führen.