Nach den allgemeinen Fragen in Teil 1 behandeln wir in diesem Beitrag die inhaltliche Struktur und die formale Aufbereitung des Statusberichts. Dem Artikel beigefügt ist eine Word-Vorlage, die das Erstellen des Statusberichts erleichtert. Sie können die Datei Ihren Wünschen entsprechend anpassen.

Der Statusbericht ist ein wichtiges Instrument zur Kommunikation zwischen den Verantwortlichen im Projekt. Deshalb ist es wichtig, Struktur und Inhalt optimal auf das Projekt abzustimmen. Neben einer Momentaufnahme liefert der Stausbericht wertvolle Informationen für den Fall, dass Sie den Projektverlauf nachvollziehen müssen.

Aufbau

Die Grundstruktur des Statusberichts ist wie in Bild 1 aufgebaut.

Bild 1: Aufbau

Organisatorische Informationen

Der Statusbericht hat, wie jedes Dokument innerhalb eines Projekts, einen organisatorischen Berichtskopf. Dazu gehören:

• Projektname, Projektkürzel
• Datum des Statusberichts
• Absender des Statusberichts
• Empfänger des Statusberichts
• Kopie des Stausberichts an

Gerade bei größeren Projekten ist es wichtig, genau zu dokumentieren, wer wann an wen berichtet hat.

Projektstatus

Von der Übersicht ins Detail

Der Projektstatus sollte vom Groben ins Feine gemeldet werden. Auf diese Weise helfen Sie einerseits Ihren Entscheidern, sich zuerst auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren. Andererseits hilft es Ihnen als Projektleiter bei der Verfolgung des Projektverlaufs. Eine Grobübersicht könnte wie in Bild 2 aussehen.

Auf diese Weise kommunizieren Sie als Projektleiter in sehr komprimierter Form die aktuelle Lage im Projekt. Speziell bei hohem Zeitdruck der Entscheider kann diese Grobübersicht als Fahrplan für die Sitzung dienen.

In jedem Projekt gibt es immer wieder die Diskussion, welche Informationen in den Statusbericht aufgenommen werden sollten. Nachfolgend wird beispielhaft aufgezeigt, wie die einzelnen Themenbereiche, über die ein Status abgegeben wird, inhaltlich gefüllt werden können.

Bild 2: Komprimierte Ansicht des Projektstatus

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