Der Faktor Zeit spielt in Projekten eine immer wichtigere Rolle. Folglich wird viel unternommen, um Projektdaten tagesaktuell erfassen und kontrollieren zu können. Durch die Verbreitung entsprechender Projektmanagement-Tools hat sich in den letzten Jahren die Verfügbarkeit aktueller Daten kontinuierlich verbessert. Für das Projektcontrolling sind diese Daten wesentliche Basis für Entscheidungen. Dabei ist die Tendenz zu beobachten, dass aus Fakten abgeleitete Erkenntnisse in den Vordergrund rücken und das persönliche Empfinden der Mitarbeiter als Informationsquelle ablösen.

Genau hier liegt jedoch die Problematik des herkömmlichen Projektcontrollings – Entscheidungen, die nur auf Daten beruhen, beziehen sich auf einen Zustand in der Vergangenheit, da verlässliche Informationen und Daten immer erst dann zur Verfügung stehen, wenn die zu Grunde liegenden Ereignisse bereits vorüber sind. Das bedeutet, dass Terminverzögerungen, Mehraufwände oder Qualitätseinbußen schon eingetreten sind, bevor sie als Datenbasis für Entscheidungen und Maßnahmen vorliegen.

Einsatz von Frühindikatoren

Der Nutzen des Projektcontrollings kann wesentlich gesteigert werden, wenn der Projektleiter versucht, während der Projektabwicklung neben den üblichen Spätindikatoren wie Kosten, Zeit, Leistung, etc. auch Frühindikatoren, wie Mitarbeiterzufriedenheit, Motivationsgrad, Auslastungs- und Abwesenheitsstatistiken oder das Kommunikationsverhalten zu bewerten. Sinkt z.B. die Motivation im Team – durch persönliche Probleme, durch Spannungen im Team infolge Überlastung oder durch einen unrealistischen Projektumfang –, kann das im Projekt zu Terminverzögerungen, Mehraufwänden oder Qualitätseinbußen führen. Diese Auswirkungen auf Grund einer sinkenden Motivation im Team würden sich im "klassischen" Projektcontrolling erst zeigen, wenn sie bereits eingetroffen sind.

Dieser Tipp stellt ein einfaches System vor, um die Teamstimmung zu messen und den Projektleiter auf beginnende Probleme aufmerksam zu machen. So kann er frühzeitig darauf reagieren und entsprechende Maßnahmen einleiten, noch bevor sich die Probleme unmittelbar auf das Projekt auswirken.

Bewertung

Im Rahmen meiner langjährigen Tätigkeit als Projektleiter habe ich das Controlling von Frühindikatoren bereits mehrfach genutzt. Folgendes Vorgehen hat sich dabei bewährt:

Als Bewertungskriterien verwende ich die drei Faktoren "Kommunikationsverhalten", "Motivation" und "Engagement". Einmal sind diese Faktoren bezogen auf das Verhalten des einzelnen Mitarbeiters und einmal hinsichtlich seines Verhaltens im Team. Als vierter Punkt kommt der "Wohlfühlfaktor" dazu – eine persönliche Bewertung des Mitarbeiters, bei der er im persönlichen Gespräch angibt, wie er sich im Projekt fühlt, wie er das Verhältnis von Projekt und Linie beurteilt und wie gut er sich mit dem Projekt identifizieren kann.

Zunächst bewerte ich – meist jeweils direkt vor einem Projektmeeting – Kommunikationsverhalten, Motivation und Engagement für jeden Mitarbeiter einzeln, indem ich die Tage oder Wochen seit der letzten Bewertung Revue passieren lasse. Die Bewertung erfolgt anhand einer dreistufige Skala ("Einzelbewertung"). Tabelle 1 zeigt die von mir verwendeten Bewertungskriterien, die individuell an den eigenen Bedarf angepasst werden können.

Anschließend beobachte ich während des Projektmeetings das Verhalten der einzelnen Mitarbeiter gegenüber dem Team ("Teambewertung") und bewerte sie erneut nach den genannten Kriterien.

Im Anschluss an das Projektmeeting, meistens innerhalb von zwei Tagen, erkundige ich mich persönlich bei jedem Projektmitarbeiter bezüglich seines Verhältnisses zum Projekt bzw. zum Team ("Wohlfühlfaktor"). Die Bewertung erfolgt ebenfalls auf einer dreiteiligen Skala nach den vordefinierten Kriterien.