Die zentrale Projektakte: So bringen Sie mit den richtigen Tools Ordnung in Ihr Projekt

Die zentrale Projektakte: So bringen Sie mit den richtigen Tools Ordnung in Ihr Projekt

Das letzte Projektmeeting fiel wegen Terminüberschneidungen aus, zum aktuellen Termin können leider nicht alle Kollegen kommen. Zur festgelegten Uhrzeit treffen sich immerhin noch vier ProjektmitgliederProjektmitgliederDie Begriffe "Projektmitglieder" oder "Projektteilnehmer" können als Oberbegriff für die Mitglieder des Projektteams und der Projektmitarbeiter verstanden werden. Sie sind in keiner Norm oder Handreichung definiert. Gegenüber dem Ausdruck "Projektbeteiligte" sind sie dadurch abzugrenzen, dass die Projektmitglieder oder Projektteilnehmer direkt einen Beitrag zum Projektergebnis leisten. Personen oder Organisationen, die nur von den Auswirkungen des Projekts betroffen sind, aber keine Mitwirkung am Projekt haben, zählen somit nicht zu den Projektmitgliedern oder Projektteilnehmern. im großen Besprechungszimmer. Sie legen zusammen fünf Ausdrucke der eigentlich gleichen Excel-Datei mit dem ProjektstatusProjektstatusDer aktuelle Stand des Projektes hinsichtlich der Abarbeitung der Arbeitspakete, des Verbrauchs an Einsatzmitteln und Finanzmitteln und der Terminsituation wird im Projektstatus beschrieben. Der Projektstatus ist Ergebnis des Projekt-Controllings und kann in verschiedener Form dargestellt werden. auf den Tisch. So viel zum Thema Organisation im Projekt. Sie kennen das? Na dann ein herzliches "Willkommen im Club".

In den letzten Jahren haben Unternehmen zunehmend (teils notgedrungen) erkannt, dass viele Vorhaben Projektcharakter haben und dementsprechend gehandhabt werden müssen. Auf der Strecke blieb jedoch die nötige systematische Infrastruktur, um ProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagement ist die Anwendung eines Projektmanagementsystems auf ein Projekt durch den Projektleiter bzw. durch die Projektleiterin sowie weitere Projektbeteiligte . zu unterstützen. Es gibt zwar gute Konzepte für Projektplanung, TeamentwicklungTeamentwicklungDas bekannteste Modell zur Beschreibung der zeitlichen Entwicklung eines Teams stammt von Bruce Tuckman, veröffentlicht 1965: Tuckman, Bruce W.: Developmental Sequence in Small Groups, Psychological Bulletin, vol. 63, 1965, pp. 384-399. usw. Wenn es aber darum geht, den Projektstatus zu verfolgen, Aufgabenlisten zu führen oder Ergebnisdokumente abzulegen, fühlt man sich oft in die informationstechnische Steinzeit zurückversetzt. Der Projektleiter, der alle Dokumente und Informationen zum Projekt in einem zentralen Aktenordner vorfindet, kann sich schon glücklich schätzen - obwohl Papier nicht gerade verarbeitungsfreundlich ist.

Oft existiert keine zentrale Datenhaltung. Jeder Mitarbeiter pflegt seine Statusliste, Aufgabenliste und seinen Projektplan selbst, Abstimmung: Fehlanzeige. Den Microsoft Project-Plan mit Vorwärts- und Rückwärts-Verknüpfungen und Personenzuordnungen kann mangels Zeit niemand auf dem aktuellen Stand halten.

Für die ProjektdokumentationProjektdokumentationProjektdokumentation ist die zum Zweck eines Projektaudits aufbereitete Zusammenstellung von Projektdokumenten. muss ein Ordner in der Inbox von Notes oder Microsoft Outlook herhalten, der Rest erfolgt auf Zuruf. Und für die Dinge, die "ganz überraschend" zum ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). werden, bildet man "Aufgabenverfolger" oder "Task-Forces" - früher nannte man so etwas KrisenmanagementKrisenmanagementKrisenmanagement beginnt nicht erst mit dem Eintreten einer Krise im Projekt. Im wesentlichen besteht es aus den drei Bereichen Krisenprävention, Krisenfrüherkennung und Krisenbewältigung..

Würde ich Ihnen jetzt versprechen, dass Sie am Ende dieses Artikels die Lösung für alle diese Probleme gefunden haben, könnten Sie zu Recht sofort mit dem Lesen aufhören. Was kann ich Ihnen also bieten? Es gibt vernünftige informationstechnische Möglichkeiten um

  • Ihre Projektdaten konsistent und aktuell zu halten,
  • einen zentralen Datenzugriff für alle Projektbeteiligten zu ermöglichen und
  • unkompliziert eine Projektplanung und -verfolgung ohne großen Pflegeaufwand anzulegen.

Diese Optionen gehen wir im Folgenden kurz durch. Vielleicht ist etwas für Sie dabei.

Wohin soll die Reise gehen?

Bevor wir Werkzeuge einsetzen, sollten wir uns überlegen, was wir damit erreichen wollen. Lassen Sie uns einmal die typischen Tätigkeiten beim Projektmanagement betrachten:

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