Nachdem Sie im ersten Teil erfahren haben, wie sich u.a. eine zentrale Projektseite einrichten lässt, zeigt dieser zweite und abschließende Teil nun, wie Sie pragmatisch automatisierte Freigabe-Workflows einrichten und die Protokollierung im gesamten Projekt vereinfachen können.

Mehr Inhalt und weniger Verwaltung dank Workflows und Metadaten

Projekte sind in der Regel ein Gemeinschaftswerk, dessen (Teil-)Ergebnisse üblicherweise schriftlich dokumentiert werden. Wichtige Dokumente durchlaufen dabei einen Freigabe-Prozess, bevor sie fester Bestandteil der Projektdokumentation werden. Dafür bedarf es eines Systems zur Verwaltung und dem Umgang mit Dokumenten.

Viele Organisationen nutzen für die Ablage immer noch den Fileserver und zum Versenden der Dokumente die E-Mail. Um in der Vielzahl der dabei entstehenden Dateiversionen den Überblick zu behalten, werden neben vorgegebenen Ablagestrukturen häufig strenge Nomenklaturen erlassen, deren Folge erfahrungsgemäß unlesbar lange Dateinamen sind. Doch auch diese Vorgaben helfen nichts, wenn sich die eine aktuelle Datei-Version im E-Mailpostfach oder auf der Festplatte eines Mitarbeiters befindet.

Die Freigabe von Dokumenten erfolgt vielerorts auf eine ähnliche Weise: Der letzte Bearbeiter schickt seine Datei an den ersten Vorgesetzten in der Freigabe-Hierarchie und wartet ab diesem Zeitpunkt auf ein Feedback. Eine Übersicht über den aktuellen Stand der Freigabe erhält er nur, wenn er die Freigabekette hinauf per Telefon oder Mail bei allen Vorgesetzten nachfragt.

Gleichzeitig obliegt es der Verantwortung des Bevollmächtigten des Dokuments, alle freizugebenden Dokumente auch im hektischen Projekt zu überschauen und sie fristgerecht an den nächsten weiterzuleiten – eine Herausforderung, die manchmal größer nicht sein könnte. Dass dieses System der Dokumentenverwaltung anfällig für Fehler, Missverständnisse, lange Suchen und Verzögerungen ist, zeigt die Erfahrung vieler Projekte.

Was bringt hier der SharePoint-Einsatz?

Die eigene SharePoint-Projektseite zentralisiert die Arbeit an wichtigen Dokumenten. Bereits "Out Of The Box" bietet SharePoint eine vor allem für Projekte gut passende Dokumentenverwaltung mit eingebauten Workflows. Sie ist wesentlich besser anpassbar als eine herkömmliche Ordnerstruktur und bietet mehr Transparenz und Sicherheit als die übliche Art der Freigabe-Hierarchie.

Für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten bedeutet das, dass die Suche nach dem richtigen Dokument wesentlich schneller geht, die Suche nach der aktuellsten Version sogar hinfällig wird. Die Dokumentenfreigabe oder das gezielte Einsammeln von Feedbacks hingegen funktioniert nach der Devise "Fire & Forget" – einmal gestartet erinnert der Freigabeworkflow den aktuell Zuständigen regelmäßig von selbst an die ausstehenden Tätigkeiten. Im Bedarfsfall kann der berechtigte Nutzer mit wenigen Klicks den aktuellen Stand des Workflows einsehen. Auf diese Art vermindert SharePoint erheblich administrative Aufwände, da sich die Mitarbeiter mehr um den Projektinhalt kümmern können, anstatt ihre wertvolle Arbeitszeit mit der Verwaltung von Projektergebnissen zu verbringen.

Wie geht das?

Um dem Projekt eine Bibliothek mit Freigabeworkflows, eigener Vorlagen-Ansicht und Metadatennavigation zur Verfügung zu stellen, legt der Anwender zunächst über Websiteinhalte / App hinzufügen eine neue Dokumentenbibliothek an. Für den besseren Umgang mit den Projektdokumenten müssen anschließend die grundlegenden Metadaten als Spalten angelegt werden. Häufig sind dies die Merkmale "Teilprojekt" (gibt an, zu welchem Teilprojekt ein Dokument gehört) und "Dokumententyp" (beschreibt das Dokument näher).

Dazu erstellt der Anwender über den Reiter "Bibliothek" zwei Spalten mit entsprechendem Namen und jeweils dem Informationstyp "Auswahl (Menü)". Als Auswahlmöglichkeiten sollten die Namen der Teilprojekte bzw. die wahrscheinlich auftretenden Dokumententypen eingetragen werden. Ein elementares Set an Dokumententypen wäre z.B.:

• Handlungsempfehlung
• Organisation
• Präsentation
• Protokoll
• Vorlagen

Übrigens: Von der Verwendung einer Kategorie "Sonstiges Dokument" wird im Allgemeinen abgeraten.