Bestimmt haben auch Sie schon einmal die Erfahrung gemacht, dass Ihnen ein Gespräch entgleitet und in eine Richtung geht, die weder Sie noch Ihr Gesprächspartner angestrebt hatten. Man verzettelt sich in Details, wird emotional oder redet aneinander vorbei. Am Ende ist keine der offenen Fragen geklärt, man ist frustriert und im schlimmsten Fall mit dem Gesprächspartner zerstritten.
Da gute Kommunikation in der Projektarbeit entscheidend zum Projekterfolg beiträgt, ist es hier besonders wichtig, Gespräche konstruktiv zu gestalten. Zum Glück gibt es bestimmte Gesetzmäßigkeiten und Regeln, an die man sich halten kann, um ein Gespräch zu einem guten Ende zu bringen. Dieser Artikel soll einen kurzen Überblick geben über die Faktoren, die man dabei beachten sollte.
Zunächst muss Klarheit darüber bestehen, was mit dem Gespräch erreicht werden soll. Bei komplexeren Gesprächen lohnt es sich, mit Bleistift und Papier vorab eine Art "Gesprächsplan" zu erstellen, der während des Gesprächs als Leitfaden dient. In ihm sollten die Ziele des Gesprächs klar formuliert sein. Die Ziele des Gesprächspartners sollten, soweit sie vorher bekannt sind, ebenfalls aufgelistet werden. Alle zusätzlichen Gedanken und Überlegungen, die beim Erstellen des Gesprächsplans auftauchen, sollten als Randbemerkungen gleich hinzugefügt werden. Zum Beispiel denkbare Alternativen zum Idealziel, die Grenzen denkbarer Zugeständnisse, eine Liste möglicher "Einsteiger" wie auch eventuelle Fettnäpfchen. Wenn Sie z.B. den Auftraggeber dazu bewegen wollen, die Lieferfrist um zwei Wochen zu verlängern, sollten Sie sich bereits vorher überlegen, ob Sie bestimmte Teillieferungen vorziehen können, die der Auftraggeber für seine Weiterarbeit unbedingt benötigt. Auch Warnungen an sich selber wie z.B. "Nicht aufregen!" oder "Denk bevor Du sprichst!" können Sie im Leitfaden notieren. Auf diesen Leitfaden sollten Sie während des Gesprächs gelegentlich einen Blick werfen.
Auch sollte man sich überlegen, wo das Gespräch geführt werden soll. Für manche Gespräche eignet sich eine zufällige Begegnung auf der Straße oder auf dem Gang bestens. Für andere, wichtigere Gespräche sollte der Ort mit Bedacht gewählt werden. Das eigene Büro schafft eine andere Atmosphäre, als das Büro des Gesprächspartners. In manchen Fällen ist ein neutraler Treffpunkt vorzuziehen, etwa ein Lokal oder ein gemeinsamer Spaziergang.
Im Büro macht es auch einen Unterschied, ob der "Einladende" hinter seinem Schreibtisch hervorkommt, um sich z.B. mit dem anderen an einen anderen Tisch zu setzen, oder ob er hinter dem Schreibtisch bleibt, quasi als Demonstration seiner Amtsfunktion. (Wenn der Schreibtischstuhl auch noch etwas höher ist, als der Besucherstuhl, ist die Botschaft schon klar, bevor überhaupt ein Wort gefallen ist: "Ich habe hier das Sagen!" Solche "Erniedrigungen" des Gesprächspartners haben mit guter Gesprächsführung nichts zu tun.)
Die Wahl des richtigen Zeitpunkts ist ebenfalls wichtig. Am Anfang des Tages sind Menschen in einer anderen Verfassung, als abends, wenn sie müde sind und nur noch nach Hause wollen. Nach dem Essen sind alle Menschen deutlich weniger dynamisch, als eine Stunde davor oder danach. In jedem Fall sollte genügend Zeit für das Gespräch eingeplant werden. Unter Zeitdruck lässt sich nur schwer ein gutes Gespräch führen.
Gemeinsam legen die Gesprächspartner den Zeitrahmen fest, prüfen, ob alle benötigten Unterlagen vorliegen, und ob vielleicht noch jemand hinzu gezogen werden soll. Ist das alles soweit in Ordnung, kann das Gespräch beginnen.
Den Anfang sollte derjenige machen, der das Gespräch initiiert hat, und zwar mit einem kurzen Überblick über sein Anliegen und sein angestrebtes Gesprächsziel. Danach sollte sein Gesprächspartner ebenfalls Gelegenheit haben, seine eigene Perspektive darzulegen. Während dieser Anfangsphase ist es klug, kontroverse Punkte noch nicht zu betonen. Es ist ein erstes Abstecken des Themas und der Absichten, nichts weiter. Erst danach nimmt das eigentliche Gespräch seinen Lauf.
Im Verlauf des Gesprächs findet das statt, was wir "Gesprächsführung" nennen. Das heißt, das Gespräch nimmt die Richtung, die wir ihm geben wollen. Es ist wie beim Reiten: Einen guten Reiter erkennt man daran, dass das Pferd dahin geht, wohin es der Reiter lenkt und nicht umgekehrt. Die Schwierigkeit dabei ist, dass Gespräche häufig eine Dynamik entwickeln, die uns nicht unberührt lässt. Wenn wir auf Aussagen des Gesprächspartners emotional reagieren, verlieren wir leicht den Überblick über unsere eigentliche Absicht, sagen "spontan" das erste, was uns passend erscheint - und zerbrechen möglicherweise eine Menge Porzellan ohne es zu wollen. Genau das sollte eine gute Gesprächsführung verhindern.
Gesprächsführung ist ein mentaler Prozess, d.h. sie setzt voraus, dass wir unseren Geist und unsere Emotionen während des Gesprächs sehr bewusst verwalten. Als äußeren Anhaltspunkt haben wir den anfangs besprochenen Gesprächsplan, der in schriftlicher Form vor uns auf dem Tisch liegt. Zusätzlich müssen wir einen inneren "Gesprächsfaden" verwalten, der uns nicht abhanden kommen darf, ganz gleich wie sich das Gespräch entwickelt und wie emotional es wird. Das erfordert Übung und einen hohen Grad an innerer Disziplin.
