Projektdaten werden häufig in Excel-Dateien erfasst, um Auswertungen vornehmen zu können. Dafür müssen alle Bezeichnungen fehlerfrei eingetragen werden, denn Buchstabendreher oder Leerzeichen führen schnell dazu, dass eine Auswertung nicht mehr zu 100% korrekt ist und beim Filtern ein oder mehrere Datensätze fehlen.

Eine korrekte Datenerfassung können Sie sicherstellen, indem Sie für einzelne Excel-Felder oder Bereiche Listen hinterlegen, aus denen die entsprechenden Daten komfortabel ausgewählt werden (Bild 1). Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie solche Auswahllisten anlegen.

Statt manueller Dateneingabe: Auswahllisten in Excel nutzen

Angenommen, Sie möchten Ihre Projektdaten regelmäßig auswerten. Zunächst legen Sie in Excel eine Tabelle an, in der Sie die relevanten Daten erfassen. Wählen Sie geeignete Spaltenüberschriften, beispielsweise den Namen des Projekts, die Projektphase, den Namen des Mitarbeiters, Kostensatz, Kostenstelle (KST) usw. Die Dateneingabe in die einzelnen Spalten müssen Sie nicht von Hand vornehmen, sondern können dafür komfortable Auswahllisten verwenden (Bild 1).

Bild 1: Die Daten in den Spalten Projekt, Phase und Mitarbeiter brauchen Sie nicht eintippen, sondern können sie in der Auswahlliste anklicken.

Eine Auswahlliste anlegen

Die Auswahlliste legen Sie über die Funktion "Gültigkeit" an. Auf diese Weise können Sie die Dateneingabe in einem ausgewählten Bereich der Tabelle auf bestimmte Werte einschränken, beispielsweise auf Begriffe aus einer Liste, auf Zahlen, Datumsangaben oder Uhrzeiten.

Um eine wie in Bild 1 dargestellte Auswahlliste zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

• Geben Sie zunächst im gleichen Arbeitsblatt (!) der Excel-Datei die erlaubten Daten untereinander ein, beispielsweise in Spalte L alle gültigen Projektnamen. Überschreiben Sie die Daten mit einer Überschrift, im Beispiel also "Projekte".
• Markieren Sie nun den Bereich, in dem Sie die Daten auf bestimmte Werte einschränken wollen, beispielsweise Spalte B, Zeile 3 bis 20.
• Wählen Sie (bis Excel 2003) die Befehlsfolge Daten - Gültigkeit. In Excel 2007 klicken Sie auf der Registerkarte Daten auf Datenüberprüfung (Bild 2).

Bild 2: Um eine Auswahlliste anzulegen, wählen Sie bis zur Version Excel 2003 Daten - Gültigkeit (links), in Excel 2007 Daten - Datenüberprüfung (rechts).

• Es erscheint das in Bild 3 gezeigte Dialogfeld. Wählen Sie bei Zulassen den Eintrag Liste aus und klicken Sie dann in das Eingabefeld Quelle.
• Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste den Zellbereich mit den zuvor eingegebenen zulässigen Werten in Spalte L. Klicken Sie dann auf OK.

Bild 3: Geben Sie ein, aus welchem Zellbereich sich die Auswahlliste speisen soll.

Wenn Sie nun eine der Zellen in Spalte B anklicken, wird Ihnen eine Auswahlliste wie in Bild 1 angezeigt.

Den Listenbereich automatisch anpassen lassen

Manchmal ist es notwendig, die Auswahllisten zu aktualisieren, zum Beispiel wenn ein neuer Mitarbeiter in die Liste aufgenommen werden soll. In Excel 2003 und 2007 übernimmt das Programm das automatische Vergrößern oder Verkleinern des Listenbereichs, wenn Sie ihn als "Liste" bzw. "Tabelle" definieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie den Bereich, der die Daten für die Auswahlliste enthält, also beispielsweise die Mitarbeiternamen inklusive Überschrift.
• In Excel 2003 betätigen Sie die Tastenkombination Strg + L, um den Bereich als Liste zu definieren. In Version 2007 sorgen Sie mit Strg + T, dafür, dass der Bereich zu einer Tabelle wird (Bild 4). Klicken Sie auf OK.