Workshops können einem Unternehmen teuer zu stehen kommen: Zum einen können die Teilnehmer währenddessen nicht ihren alltäglichen Aufgaben nachgehen. Wenn ein Workshop nicht in den eigenen Räumlichkeiten stattfindet, müssen zudem noch Moderator und Tagungsort bezahlt werden. Setzt das Projektteam die Ergebnisse des Workshops dann nicht konsequent um, entsteht nicht nur ein finanzieller Verlustschmerz. Viel schwerer wiegt, dass die Teilnehmer, die mit viel Engagement an einem Thema gearbeitet haben, demotiviert sind, wenn sie sehen, dass die Ergebnisse nach dem Workshop versanden.

Dieser Artikel beschreibt, was Moderator und Teilnehmer tun können, damit die Maßnahmen eines Workshops ergebnisorientiert erarbeitet und so die Ergebnisse auch tatsächlich umgesetzt werden (Für eine ausführliche Beschreibung eines Workshops lesen Sie auch den Methodensteckbrief "Workshop", Projekt Magazin).

Warum werden Maßnahmen nicht umgesetzt?

Im Wesentlichen sind es vier Gründe, warum in einem Workshop beschlossene Maßnahmen nicht umgesetzt werden:

• DieTeilnehmer sind sofort nach dem Workshop mit ihren Tagesproblemen beschäftigt und haben nicht genügend Zeit und Motivation, die im Workshop übernommen Aufgaben umzusetzen.
• Der Mitarbeit an Maßnahmen stimmten die Teilnehmer im Workshop nur halbherzig zu.
• Die Ergebnisse des Workshops erfordern zusätzliche Ressourcen, die erst eingefordert werden müssen.
• Einige Maßnahmen sind im Nachhinein betrachtet nicht realistisch und damit auch nicht umsetzbar.

Eine generelle Garantie für eine Umsetzung aller in einem Workshop beschlossenen Maßnahmen gibt es nicht. Ein gründlicher Maßnahmenplan erhöht die Wahrscheinlichkeit dafür aber deutlich.

Ein solider Maßnahmenplan ist das A und O

Der Maßnahmenplan, auch To-do-Liste oder Liste der Next-Steps genannt, ist eine Zusammenstellung der Aufgaben und Aktivitäten, die nach einem Workshop verfolgt werden sollen. Die Qualität des Maßnahmenplans wird vor allem durch die Qualität der darin festgelegten Maßnahmen bestimmt. Es reicht dabei nicht, zu beschreiben, was von wem bis wann erledigt wird. Auch die Maßnahme selbst muss realistisch sein und so konkret wie möglich beschrieben werden. (Bild 1).

Bild 1: Ein Maßnahmenplan legt fest, wer was genau bis wann erledigt und veranschaulicht den aktuellen Stand der Maßnahme.
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Ein Workshop motiviert die Teilnehmer. Währenddessen überschätzen diese darum unter Umständen, dass nach dem Workshop eine Ernüchterung eintritt und der Arbeitsalltag verhindert, dass die guten Vorsätze auch eingehalten werden können. Bei der Erstellung des Maßnahmenplans sollten Sie deshalb die folgenden Punkte immer im Auge behalten:

• Wie realistisch ist es, diese Maßnahmen umzusetzen?
• Was bedeutet die Umsetzung der Maßnahmen für die Projektplanung?
• Stehen die Ressourcen für die Maßnahmen zur Verfügung oder können diese zusätzlich zur Verfügung gestellt werden?

Bei der Erstellung des Maßnahmenplans hat der Moderator eine wichtige Rolle. Mit den folgenden Tipps können Sie als Moderator bzw. als Moderatorin dazu beitragen, dass die Maßnahmen nach dem Workshop auch umgesetzt werden.

Formulieren Sie nur nachvollziehbare Maßnahmen

Beschreiben Sie Maßnahmen nicht nur durch Stichworte. Nicht immer erinnern sich die Teilnehmer nach dem Workshop daran, was sich hinter dem Stichwort verbirgt. Schreiben Sie z.B. nicht "Stakeholder informieren", sondern "Stakeholder wöchentlich durch eine Mail über den Status des Projekts informieren".

Legen Sie bei umfangreichen Maßnahmen Zwischenziele fest

Mit Zwischenzielen lässt sich relativ schnell überprüfen, ob die Umsetzung der Maßnahme erfolgreich verläuft oder Probleme auftreten. Eine Maßnahme, wie Interviews mit den Stakeholdern zu Klärung der Anforderungen führen, kann unterteilt werden in: Erstellen eines Interviewplans, Formulierung der Fragen, Durchführung der Interviews und Ergebnisdokumentation erstellen.

Bestimmen Sie die Zuständigkeiten für die Umsetzung