Ziele einer Projektumfeldanalyse sind:

• Erkennung und Erfassung aller Randbedingungen und Einflussfaktoren für das Projekt
• Erfassung aller Interessensgruppen am Projekt (Stakeholder) und der Art ihrer Interessen
• Identifizierung von Projektrisiken (sowohl Bedrohungen als auch Chancen)
• Erkennung der Anknüpfungspunkte für die Einbettung des Projekts in das Unternehmen
• Aufzeigen von Handlungsmöglichkeiten zur Beeinflussung des Projektumfelds
• Dokumentation dieser Erkenntnisse für die Projektplanung

Im Wesentlichen umfasst die Projektumfeldanalyse folgende Aufgaben:

• Identifikation / Erfassung von externen Einflussfaktoren und Randbedingungen
• Strukturierung der identifizierten Elemente
• Analyse / Bewertung / Priorisierung von Bedrohungen, Chancen und Randbedingungen
• Entwicklung von Empfehlungen und Handlungsoptionen für das Projekt
• Kommunikation der Ergebnisse an die davon betroffenen Stakeholder
• kontinuierliche Beobachtung des Projektumfelds und der Entwicklung der identifizierten Faktoren

Während des Projektverlaufs muss das Projektumfeld laufend beobachtet werden, um ggf. auf entscheidende Veränderungen frühzeitig reagieren zu können (z.B. Wetterbedingungen bei Bauprojekten, Währungskursentwicklungen bei internationalen Projekten).