![Als Projektleitung mit dem Topmanagement auf Augenhöhe Als Projektleitung mit dem Topmanagement auf Augenhöhe](/sites/default/files/styles/hero_desktop/public/2024-07/wie-sie-als-projektleitung-auf-augenhoehe-mit-dem-topmanagement-kommunizieren_h.jpg?itok=kG1iTXoi)
Erfolgsfaktor Topmanagement Wie Sie als Projektleitung auf Augenhöhe mit dem Topmanagement kommunizieren
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"Haben Sie bedacht, dass der Kunde andere Lösungen vorziehen könnte?" Als Projektleitung, die dem Topmanagement berichtet, benötigen Sie sehr gute Vorbereitung und ein dickes Fell. Lesen Sie, wie Sie sich als Partner auf Augenhöhe präsentieren.
Management Summary
Als Mitglied erhalten Sie die wichtigsten Thesen des Beitrags zusammengefasst im Management Summary!
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Die Übernahme der Projektleitung für ein wichtiges Projekt bringt oft die Aufmerksamkeit des eigenen Topmanagements mit sich. Das ist einerseits genau das Rampenlicht, das der Karriere guttut, andererseits ist es eine ungewohnte Situation für die meisten Projektmanager:innen. Wer dem damit verbundenen Druck nachgibt und daran scheitert, sich als kompetente:r Partner:in auf Augenhöhe zu präsentieren, kann seiner:ihrer Karriere damit schaden – ganz zu schweigen von dem Projekt!
Willkommen im Senior Management!
Die Führung eines größeren Projekts mit Teilprojekten, verschiedenen Dienstleistern und gegebenenfalls dem Team eines Kunden ist vergleichbar mit der Leitung einer Abteilung: Statt einem leiten Sie mehrere Teams.
Diese Perspektive einzunehmen ist der erste Schritt zum Erfolg. Der zweite besteht darin, sich bewusst zu machen, dass das Topmanagement Sie nun mit anderen Augen sieht: Sie werden ernst genommen, aber gleichzeitig auf den Prüfstand gestellt. Sie spielen jetzt auf einem neuen Level und müssen sich beweisen. Egal, wie lange Sie auf diesen Karriereschritt hingearbeitet haben: Nun zeigt sich, ob Sie auf diesem hohen Level mithalten können.
So ticken Ihre Stakeholder:innen
Den Tagesablauf von Executives prägen ständige Themenwechsel und Unmengen an Input: Innerhalb einer Stunde kann es um Probleme in der Produktion, die Rückfrage eines Investors, Forderungen des wichtigsten Kunden und eine Entscheidung zum neuen Messeauftritt gehen. Es gehört zum Job, sich möglichst schnell ein Bild der aktuellen Situation zu machen. Das bedeutet, herauszufiltern, was die Person, die vor einem steht, jetzt braucht, und die Entscheidung darüber zu treffen, was der nächste Schritt ist.
Entsprechend hoch ist die Erwartungshaltung an Sie, dass Sie Probleme, Entscheidungen, Status etc. auf den Punkt bringen. Vielen Projektleiter:innen fällt es schwer, einzuschätzen, welche Detailtiefe Entscheider:innen benötigen. Vor allem, falls Sie dazu neigen, konkret, detailorientiert und induktiv zu berichten, wird das Reporting an das Topmanagement für Sie eine Herausforderung werden.
Deduktives Vorgehen ist hier die Regel
Einer meiner Klientinnen erging es so mit ihrem Geschäftsführer. Jedes Mal, wenn sie den Status des von ihr geleiteten Projekts vortrug, unterbrach er sie und forderte sie auf "endlich zum Punkt zu kommen". Ihr Vorgehen, um sich den Überblick über die offenen Punkte im Projekt zu verschaffen, ist induktiv: Sie geht alle Punkte einzeln durch und bildet dann die Kategorien und Überschriften. In dieser Form trug sie auch den Status vor.
Ihr Chef dagegen geht deduktiv vor: Er beginnt mit der Übersicht und der Kernbotschaft und entscheidet dann, welche Details er zusätzlich wissen will. Der Konflikt in den Statusmeetings war somit programmiert.
Das deduktive Vorgehen ist für das Topmanagement typisch. Selbst die Executives, die von Haus aus induktiv denken, stellen sich in der Regel rasch um oder fragen nach einigen wesentlichen Eckpunkten, die sie benötigen, um ins Thema zu kommen.
Nachdem meine Klientin verstanden hatte, dass es weder um sie persönlich noch um ihre Kompetenz ging, sondern um ihre Art der Aufbereitung von Informationen, konnten wir eine Methode ausarbeiten, mit der sie in der Lage war, künftig mit der Überschrift anzufangen. Es hat sie einiges an Übung und vor allem Vorbereitungszeit gekostet, für sich die jeweiligen Überschriften zu erstellen und in der Kommunikation damit zu beginnen, aber mit der Zeit gelang es ihr immer besser. Ihrem Chef fiel bald auf, dass er "mehr mit dem Statusbericht anfangen konnte".
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Alles selber schon durchlebt
24.07.2024
Eine sehr gute Aufbereitung, den auf alle Aspekte eingeht, die man als Projektleiter so durchlebt - so kann ich eigentlich alle Punkte aus eigener Erfahrung bestätigen. Immer daran denken: Nicht persönlich nehmen, wenn man angegriffen wird. Meist sind die Mitglieder des Topmanagements auch rethorisch voraus und können mit einem kurzen gezielten Satz einen durchaus aus der Ruhe bringen. Und manchmal kommen hier auch neue Ideen zutage - und kratzt natürlich auch am eigenen Ego - "Warum bin ich - der sich damit wochenlang beschäftigt hat - nicht selber darauf gekommen?". Also immer ruhig bleiben.
Danke für das schöne…
25.07.2024
Danke für das schöne Feedback :-) Guter Punkt, dass die Führungskräfte oft rhetorisch voraus sind. Manchmal provozieren sie auch mit Absicht, manchmal trifft so ein Satz eher aus Versehen einen unsicheren Fleck. Ruhig bleiben hilft, und nochmal reflektieren hilft auch. Nicht, um sich selbst Vorwürfe zu machen, sondern um fürs nächste Mal was mitzunehmen.
Schließe mich meinem Vorredner an
26.07.2024
Vielen Dank für den sehr lesenswerten Artikel. Auch ich finde mich in Ihren Ausführungen wieder und habe in meinen Projekten diese Erlebnisse und Erfahrungen gemacht. Somit ist das wie eine liebevolle Zeitreise durch meine letzten 15 Jahre, und ich mache den Job immer noch mit Herzblut, Leidenschaft und einer gereiften Souveränität. Und ja, gerade am Anfang bzw. als Neuling wird man etwas genauer auf den Prüfstand gestellt, aber keine Sorge, solange Sie einen guten Job machen, wird man Sie nicht in Frage stellen, auch wenn der Ton etwas rauer wird und Ihnen Gegenwind ins Gesicht weht. Zu einem guten Projektjob gehört auch das Überbringen der unerfreulichen Nachrichten, auch wenn die normalerweise keiner hören will oder unangenehme Fragen zu stellen und eben auch diese Situationen mal auszuhalten. Und mal ehrlich, kaum ein Projekt läuft vollkommen geräuschlos und reibungsfrei, erst recht nicht, wenn Ihr Auftrag/das Ziel sehr komplex ist bzw. das kausale Problem nicht bekannt und verstanden wurde, aber schon Lösungsideen in den Köpfen herumgeistern. Gelingt es Ihnen, diese Gespräche gut zu meistern, können Sie ganz schnell Pluspunkte sammeln, und neben Ihrer fachlichen Kompetenz wird dann Ihre Resilienz positiv wahrgenommen. Seien Sie mutig, authentisch und verteidigen Sie den richtigen Lösungsansatz, nur übertreiben Sie nicht und Sie werden sich sehr schnell auf Augenhöhe mit Ihren Stakeholdern bewegen.