In vielen Projekten kommt es vor, dass der Projektmanager dringend eine Entscheidung seines Auftraggebers benötigt, dieser aber keine Entscheidung fällt. In der Folge verzögert sich das Projekt, weil von dieser einen Entscheidung die weiteren Arbeitsschritte abhängen. Manch ein Projektleiter hat die bittere Erfahrung gemacht, dass letztendlich er für überzogene Termine verantwortlich gemacht wurde – obwohl er gar nichts dafür konnte. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie als Projektmanager tun können, um den Entscheider zu unterstützen und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.

Der Holzweg: hoffen und insistieren

Die meisten Projektmanager, die lange auf eine dringende Entscheidung warten, schlucken schwer und hoffen, dass der Entscheider "irgendwann zu Potte kommt!". Warten ist jedoch keine Lösung; die Entscheidung fällt dadurch nicht schneller. Anderen Projektmanagern hingegen reißt der Geduldsfaden und sie üben Druck aus. Das Problem dabei: Druck erzeugt Gegendruck - und der Vorgesetzte bzw. Auftraggeber sitzt am längeren Hebel.

Erste Hilfe: Nach dem Grund fragen

Die Erste Hilfe bei Entscheidungsverzögerungen ist einfacher als man denkt. Fragen Sie sich: Warum verzögert der Vorgesetzte oder Auftraggeber die Entscheidung? Meist steckt kein böser Wille dahinter, es fehlt auch nicht an Zeit. Vielmehr sind die meisten Projektentscheidungen, die auf die lange Bank geschoben werden, (aus Sicht des Entscheiders) nicht oder nicht ausreichend vorbereitet. Vorgesetzte und Auftraggeber verzögern eine Entscheidung nicht, weil sie nicht entscheiden wollen, sondern weil sie nicht entscheiden können.

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie wissen, warum keine Entscheidung getroffen wird, können Sie prüfen, ob bzw. was Sie unternehmen können, um dieses Hindernis aus dem Weg zu räumen.

Prävention: Systematische Entscheidungsvorbereitung

Sie können den Entscheider unterstützen, indem Sie die Entscheidungsfindung systematisch vorbereiten.

Entscheidungsalternativen und deren Folgen aufführen

Oft sind dem Entscheider die Folgen der einzelnen Entscheidungsalternativen unklar. Führen Sie die Entscheidungsmöglichkeiten auf und stellen Sie die entsprechenden Folgen dar - auch die Folgen der Null-Entscheidung (die Entscheidung erfolgt nicht oder zu spät). Illustrieren Sie die Folgen im Hinblick auf die vier Stellschrauben im Projekt:

• die Qualität (das Projektergebnis)
• die Termine (Meilensteine, Auslieferung)
• die Kosten (das Budget, die Investitionen)
• die Personalkapazität (Mitarbeiter, die im Projekt unterstützen)

Fassen Sie sich möglichst kurz und stellen Sie alle Alternativen übersichtlich dar, z.B. wie in Tabelle 1.

Tabelle 1: Stellen Sie die Folgen der alternativen Entscheidungen kurz und prägnant dar.

Empfehlung aussprechen

Trotzdem könnte dem Entscheider die Wahl zwischen den Alternativen noch schwer fallen. Geben Sie ihm eine zusätzliche Orientierung und sprechen Sie eine Empfehlung aus. Auch hier gilt der Grundsatz: Schnell auf den Punkt bringen! Fassen Sie Ihre Empfehlung also in einem Satz zusammen: "Aufgrund der vereinbarten Projektpriorität empfiehlt das Projektteam, auf drei Anwendungen zu verzichten."

Die Empfehlung sollte begründet werden. Eine gute Begründung liefert die Projektpriorität, die Sie sich bereits bei der Auftragsklärung oder spätestens bei der Grobplanung mit dem Auftraggeber notieren und an diesen zur Kenntnis weitergeben sollten. Hat der Auftraggeber z.B. einmal gesagt "Den Termin müssen wir unbedingt halten. Wenn’s klemmt, müssen wir eben im Ergebnis Abstriche machen", ergeben sich aus dieser Äußerung folgende Projektprioritäten: