Gutes Projektmanagement ist offenbar eine schwierige Aufgabe. Zumindest lässt sich das vermuten, da immer noch eine Vielzahl von Projekten in Unternehmen nicht so erfolgreich abgeschlossen wird, wie gewünscht. Und das, obwohl bereits seit mehr als einem halben Jahrhundert Methoden und Managementkonzepte für die Projektarbeit entwickelt werden.

Auf die Frage, warum das so ist, lässt sich schnell eine mögliche Antwort finden: So bewegen wir uns bei der Projektarbeit häufig im Bereich überdurchschnittlich innovativer und komplexer Aufgaben. Zudem findet gerade Projektarbeit oft auch inner- wie außerbetrieblich in einem besonders komplizierten und politischen Umfeld statt. Dem scheinen klassische Projektmanagement-Konzepte jedoch nur begrenzt gerecht zu werden.

Ich war deshalb schnell fasziniert, als ich vor einigen Jahren über einen Geschäftspartner mit agilem Projektmanagement in Berührung kam. Mit diesem habe ich in den letzten Jahren daran gearbeitet, aus den Grundsätzen agiler Softwareentwicklung und des "beweglichen" Projektmanagements allgemeine Werkzeuge abzuleiten, die auch für den Einsatz außerhalb von IT-Projekten hilfreich sind.

Als zentrales Element des agilen Projektmanagements sahen wir die Methode iterativer Planungszyklen an, also relativ kurzer Zeitabschnitte, die jeweils für sich genommen wie ein kompletter Projektlebenszyklus funktionieren. Der Unterschied zu "klassischen" Projektmanagement-Ansätzen besteht vor allem darin, dass zu Meilenstein-Terminen nochmals die gesamte Planung betrachtet wird – also auch die Ziele und Strategien – und dass die Kontrollpunkte zeitlich fixiert und nicht mit spezifischen inhaltlichen Fortschritten verknüpft sind. Vor allem bei Projekten mit unsicheren Zielsetzungen bringt das Vorteile, denn die Veränderlichkeit der Zielsetzung wird hier als Teil des Systems und nicht als Störfaktor angesehen. Einen Nachteil, der auch für das Management schnell erkennbar ist, stellt der höhere Ressourcenaufwand dar. Deshalb muss gut abgewogen werden, bei welchen Projekten dieses Vorgehen Sinn hat.

Das Konzept des iterativen Vorgehens haben wir im Laufe unserer Arbeit mit agilen Ansätzen weiterentwickelt – und daraus das "Prinzip der kleinen Pyramide" entwickelt. Zusätzlich zu den oben beschriebenen Charakteristika agilen Projektmanagements kommt nun noch der Grundsatz hinzu, zum Abschluss jeder Iteration ein "echtes Ergebnis" zu schaffen, welches auch bei vorzeitigem Projektende klaren Nutzwert für den Auftraggeber hat.

Nachfolgendes Beispiel soll das Prinzip der kleinen Pyramide verdeutlichen.

Pyramidenbau – und seine Tücken

Der Bau der Pyramiden von Gizeh kann als eines der frühesten Großprojekte der Menschheitsgeschichte gelten. Stellen wir uns einfach einmal vor, wie der Bau der ersten Pyramiden abgelaufen sein könnte. Vermutlich hat der Pharao seinem Baumeister kurz sein Anliegen – den Bau eines pyramidenförmigen Grabmals – geschildert. Dieser hat kurze Zeit später mit einem groben Plan erneut vorgesprochen und sich die Projektzusage eingeholt (Bild 1, Skizze 1). Dann hat der Baumeister gemeinsam mit seinem Planungsteam einen groben Plan zum Vorgehen entwickelt, Meilensteine definiert und das Budget mit dem Schatzmeister des Pharaos abgestimmt (Bild 1, Skizze 2). Mit Projektzusage und den entsprechenden Mitteln für seinen Plan hat sich der Baumeister gut gestimmt an die Arbeit gemacht.

Bild 1: Pyramidenbau im alten Ägypten.

Wie so oft in der Projektarbeit ist es gut denkbar, dass z.B. nach dem dritten Meilenstein Ressourcenprobleme aufgetreten sind (Bild 1, Skizze 3). Ob nun die Sklaven nicht schnell genug gearbeitet haben, ein Schiff mit Steinen aus dem Steinbruch im Nil versunken ist oder einfach nur eine Fehlplanung vorgelegen hat – die möglichen Ursachen dafür sind vielfältig. Für unseren armen Baumeister steht also der Gang zum Schatzmeister oder noch schlimmer zum Pharao an.

Mit den vereinbarten Ressourcen hat er nun keine Pyramide, sondern etwas gebaut, was man nach heutigen Maßstäben vielleicht als Hubschrauberlandeplatz ansehen könnte, was jedoch zu Zeiten des Pharao vermutlich einfach nur inakzeptabel war. Mal abgesehen davon, dass ein Baumeister des Pharaos für eine solche Fehlleistung sicherlich mit dem Schlimmsten rechnen musste, blieb für den Pharao in dieser Situation wohl keine andere Wahl, als noch einmal "draufzulegen" – schließlich finden wir in der Wüste vor Kairo heutzutage ja auch nur fertige Pyramiden vor.

Das Prinzip der kleinen Pyramide