Bei unserer TätigkeitTätigkeitTätigkeit, Aktivität oder Aufgabe im deutschen Sprachgebrauch entsprechen wohl am ehesten dem englischen "task" und bezeichnen die kleinste Arbeitseinheit innerhalb eines Arbeitspakets. Ein sinnvolles Kriterium ist, dass eine Tätigkeit von einer einzelnen Person durchgeführt werden kann. als Managementberater stoßen wir immer wieder auf Projekte, die in allen Dimensionen (Funktionalität, Kosten, Termine) aus dem Ruder laufen, obwohl es auf den ersten Blick keine der sonst üblichen Störquellen gibt. Das heißt konkret:

• dem Projektleiter unterlaufen keine gravierenden FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. in der ProjektstrukturierungProjektstrukturierungDie Strukturierung einer großen Aufgabenstellung in einzelne Elemente ist Ausgangspunkt jeglicher Projektplanung. Neben dem Begriff " Projektstrukturierung " findet man hierfür auch "Projektstrukturplanung" sowie "Projektgliederung" und -planung,
• es brechen keine unvorhergesehenen externen Einflüsse über das Projekt herein,
• der Auftrageber sorgt für hinreichende Klarheit und Kontinuität,
• es kann sogar sein, dass ein ausführliches Projektmanagement-Handbuch mit klar beschriebenen Aufgaben und standardisierten Abläufen vorliegt.

Bei der Analyse dieser Projekte haben wir folgende Störquelle identifiziert: Aufgrund ihrer beruflichen Sozialisation und der UnternehmenskulturUnternehmenskulturUnternehmenskultur oder im allgemeineren Sinne Organisationskultur ist ein Begriff der Organisationspsychologie. Die Unternehmenskultur wird gemeinhin bezeichnet als Menge der in einem Unternehmen vorhandenen Grundannahmen, Wertvorstellungen und Rituale., in der sie bisher gearbeitet haben, sind die Teammitglieder nicht in der Lage, sich so in ein Projekt einzubringen, wie es für den Erfolg notwendig wäre. In der Folge werden die einzelnen Arbeitspakete zu langsam, mit zu vielen Schleifen und Qualitätsmängeln abgearbeitet.

Im ersten Teil dieses Artikels erläutere ich Merkmale, an denen sich erkennen lässt, ob und in welcher Ausprägung dieses ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). vorliegt. Im zweiten Teil werde ich konkrete Schritte vorschlagen, mit denen die ProjektkulturProjektkulturProjektkultur bezeichnet im Projektmanagement-Jargon das Zusammenwirken von Projektmanagementsystem , Projektmanagement-Reifegrad und Mitarbeiterzufriedenheit in einer Organisationseinheit. des Unternehmens in die gewünschte Richtung entwickelt werden kann. Die Überlegungen gelten nicht nur für Unternehmen, die weit gehend projektorientiert arbeiten bzw. arbeiten wollen, sondern auch für solche, in denen eine funktionierende Koexistenz von Linien- und ProjektorganisationProjektorganisationDie Projektorganisation umfasst die Aufbauorganisation und Ablauforganisation eines Projekts. angestrebt wird.

Machtlose Projektleiter

Eine Bemerkung vorab: MotivationMotivation"Motivation" ist einerseits ein zentraler Begriff der Psychologie, der dort fachspezifisch zur Beschreibung menschlichen Verhaltens verwendet wird. Die Arbeitspsychologie wendet diesen Motivationsbegriff auf die spezielle Situation der Arbeitswelt an und versucht so, z.B. Regeln für Mitarbeiterführung zu entwickeln. und Führung der Teammitglieder ist Aufgabe des Projektleiters. Allerdings ist es für diesen oft schwer, das beschriebene Problem frühzeitig zu erkennen - vor allem, wenn er als externer Projektprofi eingestiegen ist und keine Erfahrungen mit dem Unternehmen hat. Doch auch wenn ein Projektleiter das Problem sieht, kann er es nur bedingt im Rahmen des Projekts und auch dann nicht kurzfristig lösen.

Die Fallbeispiele

Die beschriebenen Überlegungen basieren auf Erfahrungen, die wir als Berater bei sehr unterschiedlichen Unternehmen gemacht haben. Die Fallbeispiele werden hier nur im Überblick vorgestellt. Bei der weiteren Entwicklung des Gedankens werden Detailbeobachtungen ergänzt.

Metall verarbeitendes Unternehmen

Das erste Beispiel handelt von einem mittelständischen Metall verarbeitenden Unternehmen mit ca. 500 Mitarbeitern am Standort, das spezielle Rohrverbindungen für den Sanitärbereich herstellt. Das Unternehmen hat eine traditionelle Struktur und ist deutlich fertigungslastig geprägt. In der Zukunft soll viel stärker projektorientiert gearbeitet werden.