Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 1:
Anleitung zur Terminplanung

Es muss nicht immer Kaviar sein! Auch mit einer Standardsoftware lassen sich praktikable Lösungen für die Berechnung und VisualisierungVisualisierungVisualisierung ist die bildliche oder grafische Darstellung eines Sachverhalts, der zunächst in einer anderen medialen Form vorliegt, meist als Text oder als Daten. von Projektdaten erstellen. Dieter Schiecke zeigt im ersten Teil dieser mehrteiligen Serie, wie man mit Microsoft Excel Terminpläne erstellen und überwachen kann.

Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 1:
Anleitung zur Terminplanung

Es muss nicht immer Kaviar sein! Auch mit einer Standardsoftware lassen sich praktikable Lösungen für die Berechnung und VisualisierungVisualisierungVisualisierung ist die bildliche oder grafische Darstellung eines Sachverhalts, der zunächst in einer anderen medialen Form vorliegt, meist als Text oder als Daten. von Projektdaten erstellen. Dieter Schiecke zeigt im ersten Teil dieser mehrteiligen Serie, wie man mit Microsoft Excel Terminpläne erstellen und überwachen kann.

Die Planung, Verwaltung und Kontrolle von Projekten erfordert nicht in jedem Fall den Einsatz komplexer Spezialprogramme wie Microsoft Project. Auch mit der vielen Anwendern vertrauten Standardsoftware Excel lassen sich praktikable Lösungen erstellen. Im folgenden Beitrag erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie Schritt für Schritt einen vollständiger Terminplan in Excel erstellen und überwachen können. Für das Beispiel wurde Excel 2000 verwendet. Sie können es aber ohne Einschränkungen auch in den Versionen 97 und 2002 nachvollziehen.

Terminpläne - Bestandteil des Projektcontrollings

Vorüberlegungen zur Terminkontrolle

Eine gut organisierte Terminkontrolle ist wichtiger Bestandteil des Projektcontrollings. Es haben sich verschiedene Varianten der Terminkontrolle und -steuerung herausgebildet. Ausgehend von einer exakten Aktivitäten- und TerminplanungTerminplanungBei der Terminplanung werden die Arbeitspakete zu einem realistischen Projektablauf zeitlich angeordnet. Das Projekt selbst, Projektphasen, Arbeitspakete und Meilensteine erhalten Start- und Endtermine. Die zeitliche Anordnung ist abhängig von den Anordnungsbeziehungen zwischen den einzelnen Elementen, den Dauern der Arbeitspakete, Pufferzeiten, von der Verfügbarkeit der Einsatzmittel und Finanzmittel und von vorgegebenen Randbedingungen aus dem Projektumfeld. Die Terminplanung wird deshalb meist in Einheit mit der Einsatzmittel-Planung durchgeführt. - meist in Form einer Terminliste oder VorgangslisteVorgangslisteDie Vorgangsliste ist eine tabellarische Aufzählung von Vorgängen eines Projekts. Die vollständige Vorgangsliste ist Ergebnis der Vorgangsdefinition. Bei jedem weiteren Planungsschritt erhalten die einzelnen Vorgänge weitere Eigenschaften zugeordnet. Mindestens muss sie die Vorgangsbezeichnung und die Vorgangskennung enthalten. Welche Vorgänge und welche weiteren Vorgangseigenschaften sie enthält, hängt von ihrem Adressaten und ihrem Zweck ab. Für die Ausführenden wird sie z.B. Termine und Aufgabenbeschreibung enthalten, für den Controller hingegen Ist- und Sollwerte der Kostengrößen. - wird ein Projekt sowohl als Ganzes als auch in seinen einzelnen Phasen erfasst.

Terminlisten können Daten über Aktivitäten, deren Beginn und Dauer sowie Bemerkungen zu vorausgehenden Aktivitäten (VorgängerVorgängerIn der Netzplantechnik ist der Vorgänger ein Vorgang, von dem ein Pfeil ausgeht, dessen Spitze auf einen anderen Vorgang weist. "Vorgänger" bedeutet deshalb nicht die zeitliche Abfolge, sondern die Anordnungsbeziehung zwischen den Vorgängen. Dies wird im PMBOK(R) Guide durch die Umschreibungen "from-activity" bzw. der "activity that enters a node" präzisiert.) und nachfolgenden Aktivitäten (NachfolgerNachfolgerInnerhalb der Netzplantechnik ist der Nachfolger ein Vorgang, auf den die Spitze eines Pfeils weist, der von einem anderen Vorgang ausgeht. "Nachfolger" bedeutet deshalb nicht die zeitliche Abfolge, sondern die Anordnungsbeziehung zwischen den Vorgängen. Dies wird im PMBOK(R) Guide durch die Umschreibungen "to-activity" bzw. "activity that departs a node" präzisiert.) enthalten. Terminlisten bieten folgende Vorteile:

Um später die Überwachung und Steuerung der Termine in gut überschaubaren Übersichten und Diagrammen zu visualisieren, sind die Angaben zu Start- und Endtermin sowie zur Dauer in Kalendertagen erforderlich.

Für die Berechnung der Kosten und den Einsatz der Ressourcen hingegen interessieren nur die Projekttage, also die tatsächlichen Arbeitstage.

Eingetragene und berechnete Termine

Wenn zu Beginn eines Projektes die Phasen und Aktivitäten benannt und die Termine eingetragen werden, ist es nicht immer möglich, alle Zeitangaben festzulegen. Einige müssen erst ermittelt werden. So ist in vielen Fällen Start- und Enddatum eines Projektes bekannt, die Dauer muss jedoch berechnet werden. Oder die Dauer eines Projektes (bezahlte Personentage) und der Endtermin sind vom AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. vorgegeben und nun muss der Starttermin errechnet werden.

Terminerfassung in Excel

Eingabe und Formatierung

Erstellen Sie zum Erfassen der Termindaten in Excel eine Tabelle, wie sie in Bild 1 aufgebaut ist. Um den Zeilenumbruch in den Überschriften von Zelle D2 und F2 zu erreichen, betätigen Sie jeweils nach Eingabe des Wortes Dauer die Tastenkombination Alt + Enter.

Bild 1: Aufbau der Tabelle für die Termine.

Bild 2: Gegliederte Darstellung mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat.

Damit in der erhöhten Zeile 2 die Überschriften alle mittig auf gleicher Höhe stehen, markieren Sie den Bereich B2:F2 und rufen den Menübefehl Format/Zellen auf. Legen Sie in diesem Dialogfeld in der Registerkarte Ausrichtung für Horizontal und Vertikal jeweils die Option Zentriert fest.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Projektkosten berechnen und steuern
Neben der Planung und Kontrolle von Terminen spielt die Übersicht über die Kosten eine große Rolle.
Teil 3:
Projektdauer visualisieren mit einfachen Balken

Nach der Berechnung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen geht es jetzt darum, die Dauer von Projekten oder einzelnen Phasen visuell attraktiv und übersichtlich aufzubereiten. Auch hier lassen sich mit Microsoft Excel schnell Lösungen …

Teil 4:
Projektdauer visualisieren per Balkendiagramm

Im vorletzten Teil dieser Serie zeigt Dieter Schiecke, wie Sie mit Microsoft Excel per Diagramm eine Übersicht über zeitliche Abläufe erstellen.

Teil 5:
Automatische Balkenlänge und Zeitleiste

Im letzten Teil dieser Serie beschreibt Dieter Schiecke die Abbildung der Projektdauer basierend auf dem Einsatz von Tabellenfunktionen und der Bedingten Formatierung.

Teil 6:
Übersichtliche grafische Gliederung von Projekten

Wie sich in Microsoft Excel die Dauer eines Projekts grafisch abbilden lässt, haben wir bereits in einer mehrteiligen Artikelfolge beschrieben. Dass sich das Ergebnis noch komfortabler gestalten lässt, zeigte uns einer unserer Leser – er …