Dass Excel bei der Kostenrechnung in Projekten ein erstklassiges Tool ist, hat sich inzwischen herumgesprochen. In der ersten Folge dieser Serie haben Sie außerdem gesehen, dass Sie mit Excel auch eine zeitliche Planung und Steuerung Ihrer Projekte aufbauen können.

Bild 1: Drei Varianten in Excel für die Darstellung der Dauer von Projekten.

Wenn es nach der Berechnung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen darum geht, die Dauer von Projekten oder einzelnen Phasen visuell attraktiv und übersichtlich aufzubereiten, nutzen viele Anwender nicht mehr Excel, sondern andere Programme. Dabei lassen sich für kleine Projekte und wenn für die Projektarbeit noch kein Projektmanagement-System notwendig ist, auch mit Excel recht schnell Lösungen aufbauen, die optisch ansprechend und aussagekräftig sind.

Zellen für die Darstellung von Zeitleiste und Balken nutzen

Vorgestellt werden in dieser und den beiden nächsten Folgen drei Varianten, mit denen Sie den Verlauf von Projekten oder einzelnen Phasen in Excel grafisch darstellen können (siehe Bild 1). Allen Varianten ist die Anlehnung an das allseits bekannte Gantt-Diagramm gemeinsam, in dem Zeitspannen in Balkenform dargestellt werden.

Bild 2: Vorschau auf die fertige Lösung.

Die Anforderungen an die Lösung definieren

Variante A ist am einfachsten zu erstellen und wird deshalb als erstes vorgestellt. Zunächst einmal die wesentlichen Anforderungen, welche die in Bild 2 gezeigte fertige Lösung erfüllen soll:

• Am oberen Rand des nachempfundenen Gantt-Diagramms soll eine horizontale Zeitleiste stehen, die nur die Arbeitstage der Woche anzeigt. Zu jedem Datum soll neben Angabe zu Tag und Monat auch noch die Information zum jeweiligen Wochentag erfolgen. Um diese Datumsinformationen möglichst platzsparend anzuordnen, sollen sie um 90° gedreht erscheinen. Die Bestimmung von Beginn und Ende der Zeitleiste erfolgt manuell über ein Dialogfeld von Excel.
• Unter der Zeitleiste soll zu Beginn jeder neuen Woche automatisch die Nummer der jeweiligen Kalenderwoche angezeigt werden. Hier kommen die Tabellenfunktionen von Excel zum Einsatz.
• Im unteren Bereich sollen schließlich Balken über Start, Ende und Dauer der einzelnen Projekte beziehungsweise Phasen Auskunft geben. Hier wird zur Darstellung der Balken auf die Möglichkeit zurückgegriffen, Zellen mit unterschiedlicher Füllfarbe zu versehen. Diese Farbzuweisung erfolgt in der hier vorgestellten Variante noch manuell. In der Variante C, wird dann auch dieser Arbeitsschritt automatisiert.

Diese einfach gehaltene Version ist für Anwendungsfälle geeignet, in denen mit relativ wenig Aufwand eine grafische Übersicht von Projekten und Projektphasen angefertigt werden soll. Sie kann übrigens auch für die Erstellung von Urlaubsplänen verwendet werden.

Die Zeitleiste erstellen

Zu Beginn soll die in Bild 2 gezeigte Zeitleiste angefertigt werden. Dazu stehen Ihnen zwei Techniken zur Verfügung. Beide stützen sich auf die Funktion AutoAusfüllen, die u.a. dazu dient, Reihen zu berechnen oder zu erzeugen. Und für die Zeitleiste wird genau so eine fortlaufende Reihe von Datumsangaben gebraucht. Die Zeitleiste soll in Zeile 2 erscheinen und in Spalte C beginnen.

AutoAusfüllen per Dialogfeld

Geben Sie daher in C2 das Startdatum ein, an dem die darzustellenden Projekte frühestens beginnen (im vorliegenden Beispiel wurde der 18.03.2002 genommen). Lassen Sie C2 markiert und erzeugen Sie nun mit den folgenden Schritten die Zeitleiste:

• Rufen Sie den Menübefehl Bearbeiten/Ausfüllen auf.
• Wählen Sie aus dem Untermenü den Befehl Reihe.
• Nehmen Sie die in Bild 3 gezeigten Einstellungen vor. Die Option Zeile kann beibehalten werden, da die Zeitleiste horizontal ausgerichtet sein soll. Klicken Sie auf die Option Wochentag, da die Zeitleiste keine Wochenenden enthalten soll. Tragen Sie in das Feld Endwert das Datum ein, an dem die Projekte spätestens abgeschlossen sein werden (im vorliegenden Beispiel ist das der 05.05.2002).
• Nach einem Klick auf OK generiert Excel die gewünschte horizontale Zeitleiste ohne Wochenenden.

Bild 3: Die AutoAusfüllen-Funktion über ein Dialogfeld nutzen.

AutoAusfüllen per Maus