Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 3:
Projektdauer visualisieren mit einfachen Balken

Nach der Berechnung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen geht es jetzt darum, die DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein. von Projekten oder einzelnen Phasen visuell attraktiv und übersichtlich aufzubereiten. Auch hier lassen sich mit Microsoft Excel schnell Lösungen aufbauen, die optisch ansprechend und aussagekräftig sind. Vorgestellt werden in dieser und den beiden nächsten Folgen drei Varianten, mit denen Sie den kompletten Projektverlauf oder einzelne Projektphasen in Microsoft Excel anhand von Gantt-Diagrammen grafisch darstellen können.

Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 3:
Projektdauer visualisieren mit einfachen Balken

Nach der Berechnung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen geht es jetzt darum, die DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein. von Projekten oder einzelnen Phasen visuell attraktiv und übersichtlich aufzubereiten. Auch hier lassen sich mit Microsoft Excel schnell Lösungen aufbauen, die optisch ansprechend und aussagekräftig sind. Vorgestellt werden in dieser und den beiden nächsten Folgen drei Varianten, mit denen Sie den kompletten Projektverlauf oder einzelne Projektphasen in Microsoft Excel anhand von Gantt-Diagrammen grafisch darstellen können.

Dass Excel bei der Kostenrechnung in Projekten ein erstklassiges Tool ist, hat sich inzwischen herumgesprochen. In der ersten Folge dieser Serie haben Sie außerdem gesehen, dass Sie mit Excel auch eine zeitliche Planung und SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. Ihrer Projekte aufbauen können.

Bild 1: Drei Varianten in Excel für die Darstellung der Dauer von Projekten.

Wenn es nach der Berechnung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen darum geht, die Dauer von Projekten oder einzelnen Phasen visuell attraktiv und übersichtlich aufzubereiten, nutzen viele Anwender nicht mehr Excel, sondern andere Programme. Dabei lassen sich für kleine Projekte und wenn für die Projektarbeit noch kein Projektmanagement-System notwendig ist, auch mit Excel recht schnell Lösungen aufbauen, die optisch ansprechend und aussagekräftig sind.

Zellen für die Darstellung von Zeitleiste und Balken nutzen

Vorgestellt werden in dieser und den beiden nächsten Folgen drei Varianten, mit denen Sie den Verlauf von Projekten oder einzelnen Phasen in Excel grafisch darstellen können (siehe Bild 1). Allen Varianten ist die Anlehnung an das allseits bekannte Gantt-DiagrammGantt-DiagrammDas Gantt-Diagramm , benannt nach dem von Lawrence Gantt um 1900 erfundenen System zur Kontrolle von Arbeitsleistung, stellt den Ablaufplan eines Projekts mit Hilfe von Balken über einem Zeitstrahl dar. gemeinsam, in dem Zeitspannen in Balkenform dargestellt werden.

Bild 2: Vorschau auf die fertige Lösung.

Die Anforderungen an die Lösung definieren

Variante A ist am einfachsten zu erstellen und wird deshalb als erstes vorgestellt. Zunächst einmal die wesentlichen Anforderungen, welche die in Bild 2 gezeigte fertige Lösung erfüllen soll:

Diese einfach gehaltene Version ist für Anwendungsfälle geeignet, in denen mit relativ wenig AufwandAufwandAufwand (Projektmanagement) ist die Menge aller monetär quantifizierbaren Eingangsgrößen in ein Projekt, in ein Programm, in ein Projektportfolio oder in einen Teil eines Projekts. eine grafische Übersicht von Projekten und Projektphasen angefertigt werden soll. Sie kann übrigens auch für die Erstellung von Urlaubsplänen verwendet werden.

Die Zeitleiste erstellen

Zu Beginn soll die in Bild 2 gezeigte Zeitleiste angefertigt werden. Dazu stehen Ihnen zwei Techniken zur Verfügung. Beide stützen sich auf die Funktion AutoAusfüllen, die u.a. dazu dient, Reihen zu berechnen oder zu erzeugen. Und für die Zeitleiste wird genau so eine fortlaufende Reihe von Datumsangaben gebraucht. Die Zeitleiste soll in Zeile 2 erscheinen und in Spalte C beginnen.

AutoAusfüllen per Dialogfeld

Geben Sie daher in C2 das Startdatum ein, an dem die darzustellenden Projekte frühestens beginnen (im vorliegenden Beispiel wurde der 18.03.2002 genommen). Lassen Sie C2 markiert und erzeugen Sie nun mit den folgenden Schritten die Zeitleiste:

  • Rufen Sie den Menübefehl Bearbeiten/Ausfüllen auf.
  • Wählen Sie aus dem Untermenü den Befehl Reihe.
  • Nehmen Sie die in Bild 3 gezeigten Einstellungen vor. Die Option Zeile kann beibehalten werden, da die Zeitleiste horizontal ausgerichtet sein soll. Klicken Sie auf die Option Wochentag, da die Zeitleiste keine Wochenenden enthalten soll. Tragen Sie in das Feld Endwert das Datum ein, an dem die Projekte spätestens abgeschlossen sein werden (im vorliegenden Beispiel ist das der 05.05.2002).
  • Nach einem Klick auf OK generiert Excel die gewünschte horizontale Zeitleiste ohne Wochenenden.

Bild 3: Die AutoAusfüllen-Funktion über ein Dialogfeld nutzen.

AutoAusfüllen per Maus

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Anleitung zur Terminplanung

Es muss nicht immer Kaviar sein! Auch mit einer Standardsoftware lassen sich praktikable Lösungen für die Berechnung und Visualisierung von Projektdaten erstellen. Dieter Schiecke zeigt im ersten Teil dieser mehrteiligen Serie, wie man mit …

Teil 2:
Projektkosten berechnen und steuern
Neben der Planung und Kontrolle von Terminen spielt die Übersicht über die Kosten eine große Rolle.
Teil 4:
Projektdauer visualisieren per Balkendiagramm

Im vorletzten Teil dieser Serie zeigt Dieter Schiecke, wie Sie mit Microsoft Excel per Diagramm eine Übersicht über zeitliche Abläufe erstellen.

Teil 5:
Automatische Balkenlänge und Zeitleiste

Im letzten Teil dieser Serie beschreibt Dieter Schiecke die Abbildung der Projektdauer basierend auf dem Einsatz von Tabellenfunktionen und der Bedingten Formatierung.

Teil 6:
Übersichtliche grafische Gliederung von Projekten

Wie sich in Microsoft Excel die Dauer eines Projekts grafisch abbilden lässt, haben wir bereits in einer mehrteiligen Artikelfolge beschrieben. Dass sich das Ergebnis noch komfortabler gestalten lässt, zeigte uns einer unserer Leser – er …