Neben Planung und Kontrolle von Terminen und Fristen spielt die Übersicht über die Kosten eine ebenso große Rolle. Hier hat Excel wohl seine größten Vorteile gegenüber spezialisierter Projektmanagement-Software und wird deshalb auch gern und oft eingesetzt. In diesem Teil werden wieder einzelne Techniken vorgestellt, die typische Probleme lösen und die Sie somit je nach Bedarf in Ihre Projektarbeit einfließen lassen können.

Eine Struktur für die Kostenkontrolle aufbauen

Egal, wie viele Projekte bei Ihnen parallel laufen, in den meisten Fällen ist es sinnvoll, die wesentlichen Kennzahlen zum Projekt von den Detailinformationen zu trennen. Nicht nur optisch, sondern auch auf verschiedene Datenblätter verteilt. So behalten Sie die Übersicht in der Flut der Fakten und Zahlen. In Bild 1 sehen Sie die Struktur der Datenablage und der Informationsflüsse unseres Beispiels:

• Die Kosten zu den einzelnen Projekten werden in getrennten Blättern erfasst. Die Erfassung der Daten erfolgt dabei je nach Länge des Projekts und Anzahl der Kostenvorgänge beispielsweise monatlich oder jährlich.
• Die kumulierten Kosten und alle weiteren wichtigen Projektdaten stehen in dem so genannten Projekt-Stammblatt. Hier können Sie z.B. auch die in Teil 1 vorgestellten Techniken und Funktionen anwenden, um Termine und Fristen zu berechnen. Hinzu kommen Informationen wie Budget, Anzahl der Mitarbeiter, Verantwortliche usw.
• Die wesentlichen Daten zu jedem Projekt werden schließlich in einer Übersicht zusammengefasst. Sie soll nicht nur den ganz schnellen Überblick, sondern auch eine exakte Bewertung des aktuellen Statuses zu jedem einzelnen Projekt liefern.

Bild 1: Struktur der Kostenkontrolle

Kostenblätter anlegen

Das Anlegen von Kostenblättern sollte keine Schwierigkeiten bereiten. Meist werden dort chronologisch die Kosten zeilenweise untereinander erfasst und mit den Informationen zu Kostenstelle, Kostenart, usw. versehen. Zu empfehlen wäre hier, die Ergebnisse und Berechnungen in den Kopf des Blatts zu stellen, also beispielsweise Budget, Summe bisheriger Kosten, Saldo, aktuelle Auslastung des Budgets in Prozent, maximale Ausgabe.

Projektblätter erfassen

Zu jedem Projekt werden nun die Kosten aus den Kostenblättern zusammengefasst und zwar im so genannten Projektblatt. Hier sind auch die weiteren Informationen zum Projekt. In diesem Blatt findet bereits eine erste Verdichtung der Einzelinformationen statt (siehe Bild 2).

Bild 2: Die Stammdaten für ein Projekt im Kopf des Projektblattes

Bevor Sie jedoch die Blätter zu einzelnen Projekten anlegen, werfen Sie noch einen Blick auf Bild 3, damit Sie sehen, welche Daten dann in der Übersicht verfügbar sein sollen. Im Bild werden die Felder Arbeitstage bis Status angezeigt. Hier wird dann also eine Verknüpfung zwischen Projektblatt und Übersicht angelegt.

Das erste Projektblatt anlegen

Zum Anlegen des Projektblatts gehen Sie wie folgt vor:

• Benennen Sie im ersten Schritt das Blatt entsprechend um, indem Sie unten links im Blattregister auf das entsprechende Blatt doppelklicken, den Projektnamen eintippen und mit Enter bestätigen.
• Bereiten Sie dann die Spaltenüberschriften für Zeile 3 und Zeile 7 - wie in Bild 2 gezeigt - vor.
• Geben Sie in die Zellen F4 und H4 Start- und Endtermin des Projekts sowie in die Zellen C8 bis E8 die entsprechenden Festlegungen zu Budget, Mitarbeiteranzahl und Projektverantwortlichem ein.

Bild 3: Blick auf die Zusammenfassung der Kerninformationen im Blatt Übersicht

Die anderen Zellen im Kopf dieses Blatts müssen nun durch entsprechende Formeln mit Daten gefüllt werden. In Tabelle 1 finden Sie die Übersicht, in welche Zelle welche Formel einzutragen ist.

• Die Berechnung der Projektdauer in Kalender- und Arbeitstagen (Zellen G4 und B8) erledigen Sie analog zu den in Teil 1 vorgestellten Formeln und Funktionen. Lediglich der Verweis auf den Bereich Freie_Tage in der NETTOARBEITSTAGE-Funktion wird anders behandelt. Denn die dazu erforderlichen Daten stehen auf einem anderen Blatt namens Projektfreie Tage.
• Bei der Berechnung der Gesamtkosten in F8 würden Sie die Zwischenergebnisse aus den eingangs erwähnten Kostenblättern addieren. Im vorliegenden Beispiel wurde hier ein fester Wert eingegeben.
• In G8 wird vom Budget der Gesamtbetrag der Kosten subtrahiert. Hier wird also berechnet, wie viel Geld noch vorhanden ist (Ergebnis ist eine positive Zahl), ob das Budget ausgeglichen (Ergebnis ist Null) oder überzogen ist (Ergebnis ist eine negative Zahl).
• Zusätzlich zu der Zahl zum Saldo ist es zur schnellen Orientierung sinnvoll, den aktuellen Finanzstatus auch noch einmal in Worte zu fassen. Die Information, ob noch Mittel vorhanden sind, das Budget bereits ausgeschöpft ist oder gar überzogen wurde, soll daher in Spalte H als verbale Kurzmeldung erscheinen.

Eine WENN-Funktion für die Statusmeldung