"Verhandeln ist nicht die schlechteste Form des Handelns."
William Penn Adair "Will" Rogers (1879-1935), amerikanischer Humorist

Projektmanagement bedeutet zu einem großen Teil Verhandlungsmanagement. Der Projektleiter verhandelt den Projektauftrag, er verhandelt mit Lieferanten, Auftragnehmern und auch mit Mitarbeitern. In jeder Verhandlung kommt es nicht nur darauf an, das Maximum für das Projekt herauszuholen, sondern gleichzeitig auch die Interessen des Verhandlungspartners angemessen zu würdigen und eine gute Basis für die Zusammenarbeit zu schaffen. Nur dann, wenn der Verhandlungspartner mit dem Verhandlungsergebnis zufrieden ist, wird er die gefundene Lösung langfristig akzeptieren und umsetzen.

Doch wie verhandeln Sie geschickt? Indem Sie den Verhandlungspartner unter Zeitdruck setzen und ihn nötigen, sich sofort für Ihr Angebot zu entscheiden, da Sie das gewünschte Produkt sonst nicht fristgerecht liefern können? Halten Sie es für eine gute Taktik, mit geringeren Forderungen zu beginnen und später immer noch ein Stück nachzulegen? Finden Sie es in Ordnung, Ihrem Verhandlungspartner in einer bewusst angenehm gestalteten Umgebung Zugeständnisse zu entlocken, die dieser am nächsten Tag bereut? Alle drei Strategien können zum Erfolg führen, sie bergen aber auch ein Risiko: Der Verhandlungspartner wird sich nach der Verhandlung übervorteilt fühlen und versuchen, sich nicht an die getroffenen Vereinbarungen zu halten.

Am besten ist es, wenn beide Seiten eine faire Lösung aushandeln. Und dies ist immer dann der Fall, wenn jeder Verhandlungspartner nach der Verhandlung über eine bessere Lösung verfügt als davor.

Der erste Teil der zweiteiligen Artikelserie erläutert die Grundsätze des Harvard-Konzepts und beschreibt vier typische Situationen im Projekt, in denen Sie diese Methode sinnvoll einsetzen können. Der zweite Teil des Artikels geht auf Techniken ein, mit denen sich die genannten Prinzipien in Verhandlungssituationen umsetzen lassen, um so einvernehmliche Ergebnisse zu erzielen.

Das Harvard-Konzept: Fair zu den Partnern – hart in der Sache

Der Ursprung des Harvard-Konzepts liegt in den USA. Ein Forscherteam an der Harvard-Universität untersuchte, was Verhandlungen erfolgreich macht. Roger Fisher, William Ury und Bruce Patton haben ihre Ergebnisse unter dem Titel "Das Harvard-Konzept. Sachgerecht verhandeln – erfolgreich verhandeln" veröffentlicht. Diese Methode ist unter dem Begriff "Harvard-Konzept für partnerschaftliches Verhandeln" bekannt geworden. Das Grundprinzip dieses Konzepts lässt sich so zusammenfassen: Sei fair zu deinem Verhandlungspartner, aber hart in der Sache.

Eine erfolgreiche Verhandlung kennt keine Verlierer. Die Kunst beim Verhandeln ist es, die Interessen beider Parteien am Ende auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, damit sich beide Seiten als Gewinner fühlen. Aussichtsreich verhandeln können zwei Parteien jedoch nur, wenn sie bereit sind, sich auf Kompromisse zu einigen. Erfolgreiche Verhandlungsführung heißt nicht, nur auf den eigenen Vorteil bedacht zu sein, sondern auf den beidseitigen Nutzen hinzuarbeiten. 

Verhandeln nur, wenn Sie auch eine Lösung erzielen können

Jede Partei verfolgt in einer Verhandlung ihre eigenen Ziele. Z. B. haben Sie als Projektleiter in der Verhandlung zum Projektauftrag das Ziel, ein möglichst hohes Budget zur Verfügung gestellt zu bekommen. Ihr Auftraggeber hat ein entgegengesetztes Ziel: Er möchte das Budget möglichst niedrig halten. In der Verhandlung treffen beide Positionen aufeinander.

In einer Verhandlung gibt es immer drei verschiedene Ausgangssituationen:

1. Der Auftraggeber verfolgt das gleiche Ziel wie Sie. Seine Budgetvorstellungen entsprechen denjenigen, die Sie für das Projekt haben. Hier haben Sie Glück, denn es gibt nichts zu verhandeln. Sie freuen sich, dass Sie ein ausreichendes Budget haben. Der Auftraggeber freut sich, dass das Projekt im veranschlagten Kostenrahmen bleibt.
2. Der Auftraggeber stellt ein bestimmtes Budget zur Verfügung, das er nicht überschreiten kann. Das Budget des Auftraggebers liegt jedoch unter dem Budget, das Sie für das Projekt kalkuliert haben. Stehen Termin sowie Inhalt und Umfang des Projektes fest, können Sie hier auch nicht verhandeln. Sie und Ihr Auftraggeber müssen das Problem in die nächsthöhere Instanz eskalieren, die dann entscheiden muss, an welchen Stellschrauben gedreht werden kann.
3. Sie und Ihr Auftraggeber können dann verhandeln, wenn es eine Verhandlungsmasse gibt, sich z.B. der Projektumfang einschränken lässt, höhere Risiken in Kauf genommen werden können oder bei der Qualität Abstriche vertretbar sind.

Einen Gewinn für alle Seiten anstreben

Bei einer guten Verhandlung müssen beide Parteien gewinnen können. Eine solche Situation bezeichnet man als Win-Win-Situation. Kann nur eine Partei in der Verhandlung gewinnen, dann handelt es sich um eine Win-Lose-Situation. Letztere entstehen dann, wenn eine Partei nur ihre Interessen durchsetzt, oder aber die andere Partei im Nachhinein feststellt, dass sie einen zu hohen Preis bezahlt hat. Sie fühlt sich dann sozusagen "übers Ohr gehauen". Es gibt auch Lose-Lose-Situationen. Hier verlieren beide Parteien. Fordert der Auftraggeber die Realisierung des Projektes zu einem Termin, der selbst mit allen Anstrengungen nicht eingehalten werden kann, dann verliert der Projektleiter, weil er den Termin nicht einhält, und der Auftraggeber, weil er zum von ihm festgesetzten Termin kein Ergebnis bekommt.