Immer häufiger kommt es bei der Realisierung von Multimedia-Projekten zu ernsthaften Streitereien der Agenturen mit ihren Kunden. Auslöser für solche Dispute ist in fast allen Fällen, dass die Agentur und ihr Kunde nicht schon vor Beginn der Arbeiten klar vereinbart haben, welche Leistungen die Agentur tatsächlich zu erbringen hat und welche Vergütung ihr hierfür zusteht.
Diese Aussage erscheint zwar banal; doch ist es gerade bei komplexen Multimedia-Anwendungen sehr schwierig, den späteren Projektverlauf und vor allem die sich ständig verändernden bzw. konkreter werdenden Vorstellungen des Kunden von vornherein so im Vertrag abzubilden, dass Agentur und Kunde später nicht über Inhalt und Umfang ihrer Rechte und Pflichten streiten.
Je länger die - teilweise heftig geführten - Auseinandersetzungen dauern, desto emotionaler reagieren die Vertragspartner aufeinander. Ist das Stadium der gegenseitigen Drohungen oder gar Beschimpfungen erreicht, lässt sich kaum noch eine vernünftige, interessengerechte Lösung erzielen. In vielen Fällen bleibt dann nur der Gang vor die Gerichte. Dies bringt die Beteiligten oft aber auch nicht weiter: Denn Gerichtsverfahren haben - abgesehen von den Kosten - bekanntlich den Nachteil, dass sie regelmäßig sehr lange, teilweise Jahre dauern. Während dieser Zeit jedoch hat der Kunde nichts in der Hand - jedenfalls nicht das von ihm in Auftrag gegebene Produkt - und die Agentur erhält für die von ihr bereits geleistete Arbeit kein Geld.
Damit solch unerfreuliche Situationen nicht eintreten, müssen sich die Beteiligten frühzeitig, das heißt noch vor Abschluss eines (schriftlichen) Vertrags klar darüber werden, was sie eigentlich wollen. Dies herauszufiltern ist schwierig und nimmt in der Regel sehr viel Zeit in Anspruch. Hier sind das fachliche Know-how und das Verhandlungsgeschick der Agentur gefragt. Leider ist in der Praxis zu beobachten, dass Agenturen unbewusst gerade in dieser frühen, vorvertraglichen Phase einer Multimedia-Produktion die meisten grundlegenden Fehler machen, die sich später wie ein roter Faden durch das gesamte Projekt ziehen und nicht selten zu dessen Scheitern führen.
Gerade auf Seiten des Kunden wechseln häufig die verantwortlichen Ansprechpartner. Die Agentur sollte stets darauf hinwirken, dass der Kunde Personen namentlich benennt, die befugt sind, rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben. Sehr wichtig ist es, sich auf die Vertragsverhandlungen mit dem Kunden gezielt vorzubereiten. Es muss bereits vor der jeweiligen Besprechung klar sein, über was gesprochen werden soll.
Viele Agenturen lassen sich vom Kunden Versprechen herauslocken, obwohl sie sich darüber bewusst sind, dass sie die Versprechen (z.B. hinsichtlich des Fertigstellungstermins) nicht realisieren können. Dies geschieht oft nur zu dem Zweck, überhaupt einen Auftrag an Land zu ziehen. In diesen Fällen ist der Ärger bereits vorprogrammiert, wenn der Kunde während des Projektverlaufs herausfindet, dass Versprechungen nicht eingehalten werden können.
Insbesondere in der Multimedia-, IT- und Software-Branche erbringen die Agenturen zeit- und kostenintensive Vorleistungen, die sie gegenüber ihrem Kunden nicht abrechnen. Dies gilt vor allem für die Erstellung von Pflichtenheften bzw. Grobkonzepten. Wenn nicht bereits zu Beginn der Vertragsverhandlungen klar ist, was der Kunde tatsächlich will (der Kunde hat hierüber meist nur eine diffuse Vorstellung), sind zeitlich aufwendige und hochqualifizierte Beratungsleistungen erforderlich, zusammen mit dem Kunden dessen Wünsche und Anforderungen in einem aussagekräftigen Konzept festzulegen. Stellt sich also bereits in einer frühen Phase der Vertragsverhandlungen heraus, dass der Kunde für die Formulierung seiner Wunsche erheblichen Beratungsbedarf hat, sollte die Agentur darauf drängen, dass erst einmal über die Konzepterstellung ein eigenständiger Vertrag abgeschlossen wird, der eine Vergütung auf der Basis von Stundensätzen in einer bestimmten Höhe vorsieht.
Häufig laufen bei Agenturen bereits nach der ersten Kontaktaufnahme mit dem Kunden Schreiben aus, die ausdrücklich als "Angebot" bezeichnet werden.
Ist darüber hinaus der Inhalt des Schreibens verbindlich abgefasst, liegt rechtlich in der Regel bereits ein Angebot vor, das der Kunde nur noch anzunehmen braucht, um einen Vertrag zu Stande zu bringen. Oftmals ist sich eine Agentur gar nicht darüber bewusst, dass sie mit ihrem Schreiben ein Angebot abgegeben hat, auf das sie der Kunde "festnageln" kann. Also: Keine verbindlichen Formulierungen, wenn noch kein Rechtsbindungswille vorhanden ist.
Multimedia-Produktionsverträge müssen nicht schriftlich abgeschlossen werden, um rechtlich wirksam zu sein. Mündlicher Vertragsabschluss genügt. Dies ist aber oft der Auslöser für spätere Streitigkeiten. Denn: Worte sind Schall und Rauch.
