Dieses Zitat beschreibt die Situation in Projekten besonders gut. Die Zeit ist knapp bemessen und verrinnt viel schneller, als sie sollte. Manche Tätigkeiten entwickeln sich zu wahren "Zeitfressern". Häufig verzögern solche Aktivitäten Projekte so gravierend, dass der geplante Endtermin überschritten wird. Erkennen Mitarbeiter das Problem erst im Verlauf des Projekts, ist es für Gegenmaßnahmen oft schon zu spät. Deshalb empfiehlt es sich, frühzeitig und - wenn möglich - vorbeugend etwas gegen Zeitfresser zu unternehmen.

In den folgenden Kapiteln lernen Sie einige typische Vertreter dieser Spezies sowie mögliche Ursachen und Auslöser für unnötige Zeitverluste kennen.

Was sind Zeitfresser?

Was den Begriff "Zeitfresser" angeht, existiert ein erheblicher Interpretationsspielraum. Deshalb ist zunächst eine Definition nötig, die Auskunft darüber gibt, wie er in diesem Text benutzt wird.

Grundsätzlich kann jede Projektaufgabe eine Menge Zeit in Anspruch nehmen, und zwar durchaus zurecht. Doch wann spricht man von echten Zeitfressern?

Sicher dann, wenn der Projektleiter oder ein Mitarbeiter einen Großteil seiner Zeit auf die entsprechenden Tätigkeiten verwendet. Dies kann beispielsweise das Erarbeiten von Problemlösungen sein, wenn sich im Projekt ein Problem an das andere reiht und deshalb kaum mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt.

Zeitintensive Mischung wichtiger Aktivitäten

Nicht immer kristallisiert sich eine einzige Aktivität so deutlich als Hauptursache für unnötige Zeitverluste heraus. Häufig ergibt sich im Projektverlauf eine Mischung von Aufgaben und Tätigkeiten, die insgesamt immens viel Zeit verschlingen und alle für die Zielerreichung wichtig sind. Beispiele hierfür sind die Bereinigung von Ressourcenkonflikten, Änderungsmanagement, die Herbeiführung von Entscheidungen und andere Alltagsaufgaben. Blähen sich diese Aktivitäten so auf, dass kaum Zeit übrig bleibt, können sie gemeinsam als Zeitfresser bezeichnet werden.

Scheinbar unwichtige Alltagstätigkeiten

Weitere Zeitfresser sind die Tätigkeiten, die ständig erledigt werden müssen, aber wenig zum Projekterfolg beitragen und den Projektleiter und sein Team an wichtigeren Dingen hindern. Ein Beispiel: Der so genannte "Organisationskram", der von lästigen Besprechungsmarathons über das Beackern einer riesigen Informationsflut bis hin zum Verfassen von Projektberichten für alle möglichen Stufen in der Unternehmenshierarchie reichen kann.

Beispiele aus der Praxis

Es gibt einige Tätigkeiten, die bei der abschließenden Betrachtung vieler Projekte als typische Zeitfresser auffallen. Die folgenden Beispiele traten in den Praxisfällen auf, die nachfolgend beschrieben werden. Sie beeinflussten den Projektverlauf negativ:

• Änderung der Zielsetzung
• Änderungen in den Anforderungen
• Probleme mit Hardware- und Softwareinstallationen
• Ausufernder Schulungsbedarf
• Plötzlich auftretende Probleme
• Warten auf Entscheidungen
• Besprechungs- und Informationsflut

Beispiel 1: Rationalisierungsprojekt

Ein großes mittelständisches Unternehmen führte mit Hilfe eines Beratungshauses ein internes Rationalisierungsprojekt durch.