Das Lastenheft und das Pflichtenheft bilden gemeinsam den Grundstein eines Projekts. Der Auftraggeber beschreibt im Lastenheft, was er will, der Auftragnehmer im Pflichtenheft, wie er es macht. In der Praxis werden die Begriffe "Lastenheft" und "Pflichtenheft" häufig falsch verwendet. Dieser Artikel gibt Orientierung über den fachlich richtigen Einsatz dieser beiden Dokumente und beschreibt die Erstellung des Pflichtenhefts als Antwort auf das Lastenheft.

Oft gleich gesetzt und doch verschieden: Lastenheft und Pflichtenheft

Selbst in Fachbüchern und staatlichen Beratungsangeboten herrscht bezüglich der korrekten Verwendung der Begriffe Lasten- und Pflichtenheft Verwirrung. Der häufigste Irrtum besteht darin, in das Pflichtenheft die Anforderungen des Auftraggebers zu integrieren und es damit zum Pseudo-Lastenheft zu machen. Natürlich ist es möglich und je nach Situation sogar sinnvoll, Lasten- und Pflichtenheft in ein gemeinsames Dokument zu integrieren. Damit lassen sich direkte Bezüge leichter herstellen und man spart sich Schreibarbeit. Trotzdem liegen die rechtlichen Verantwortlichkeiten mit den entsprechenden Konsequenzen bei verschiedenen Vertragspartnern, insbesondere für alle Fragen der Abnahme, Nacherfüllung, Gewährleistung und Nachforderungen.

Wenn der Auftraggeber z.B. eine wesentliche Rahmenbedingung vergessen hat, muss er die daraus entstehenden Mehrkosten selbst tragen. Wenn hingegen der Auftragnehmer bei seiner Planung ein für die Erfüllung der Anforderungen wesentliches Arbeitspaket übersehen hat, kann er keine Nachforderungen stellen.

Das Lastenheft als Bezugspunkt

Das Wechselspiel von Lastenheft und Pflichtentenheft im Ausschreibungsprozess verdeutlicht Bild 1. In diesem Beispiel gibt der Auftraggeber das Lastenheft an zwei Anbieter, die sich mit jeweils individuellen Angeboten und Pflichtenheften um die Auftragserteilung bemühen. Nach der Entscheidung für einen Lieferanten schließt der Auftrageber mit diesem den Vertrag ab, der Lastenheft und Pflichtenheft enthält.

Bild 1: Ausschreibungsprozess mit Lastenheft und Pflichtenheft und anschließendem Vertrag.

Ausgangspunkt der Pflichtenhefterstellung ist das Lastenheft des Ausschreibenden. Es bildet in jeglicher Hinsicht von der formellen Gestaltung bis hin zum Arbeitsprogramm den Maßstab für das Pflichtenheft. Die Bandbreite der möglichen Lasten- und Pflichtenheftformen reicht von einer wenige Seiten umfassenden PDF-Datei im Stil eines White Papers bis zum über 100 Aktenordner umfassenden Sammelwerk detaillierter Projektdokumente. Die im Folgenden allgemein beschriebenen Aspekte des Pflichtenhefts sind deshalb im konkreten Fall stets auf das vorliegende Lastenheft abzustimmen.

Was tun, wenn kein Lastenheft vorliegt?

Leider formulieren Ausschreibende statt eines Lastenhefts häufig nur ihr Problem oder eine allgemeine Zielvorstellung. Falls Sie als Anbieter sich um einen Auftrag bewerben wollen, bei dessen Ausschreibung kein oder kein ausreichendes Lastenheft vorliegt, gibt es drei Möglichkeiten:

1. Erstellen des Lastenhefts gegen Honorar

Bieten Sie dem Auftraggeber an, das Lastenheft gegen Honorar mit ihm zusammen für eine allgemeine Ausschreibung zu erstellen. Dies hat für einen seriösen Auftraggeber große Vorteile: Seine Anforderungen sind genau spezifiziert und auf seine tatsächlichen Bedürfnisse ausgerichtet. Er kann mit dem Lastenheft realistisch abschätzen, welchen Nutzen er vom Produkt oder der Dienstleistung haben wird. Unter Umständen erkennt er sogar, dass sein Problem ganz andere Ursachen hat als ursprünglich angenommen und dementsprechend andere Maßnahmen erfordert.

2. Kostenfreies Erstellen eines kombinierten Lasten- und Pflichtenhefts

Wenn der Auftraggeber die Formulierung eines kombinierten Lasten-/Pflichtenhefts als kostenlose Zusatzleistung des Anbieters einfordert, müssen Sie selbst entscheiden, ob dies unternehmerisch für Sie verantwortbar ist. Ihr Vorteil besteht darin, dass Sie weit gehend freie Hand bei der Projektdefinition haben. Andererseits steigt das Risiko, dass der Auftraggeber Ihre Arbeit ablehnt, weil diese nicht seinen Vorstellungen entspricht.

Hilfestellungen für die Aufgabe, Kundenanforderungen zu identifizieren und ein Lastenheft zu erstellen finden Sie in folgenden Beiträgen des Projekt Magazins:

• Ein Lastenheft professionell erstellen,
• Anforderungsanalyse: In 5 Schritten zum klaren Projektziel,
• Effiziente Beratung durch Projektplanung mit Mind Maps,
• Kundenerwartungen erfolgreich managen.

3. Ultima ratio: Risiko minimieren