Bei neuartigen und risikobehafteten Projekten stößt das Team im Projektverlauf immer wieder auf neue Hindernisse und Schwierigkeiten, die einen erfolglosen Abbruch des Projekts zur Folge haben können. Dieser Abbruch kann sehr früh stattfinden: Die Vermutung von schwerwiegenden Hindernissen kann dazu führen, dass ein Projekt, obwohl es sehr profitabel wäre, von vornherein abgelehnt und erst gar nicht gestartet wird.

Aber auch ein Projekt, das auf den ersten Blick einfach scheint, kann sich im Projektverlauf als schwierig herausstellen. Meist waren diese Schwierigkeiten vorhersehbar, dies floss aber nicht in die Projektplanung ein, da den Beteiligten ganz einfach inmitten der vielen Projekte und Verpflichtungen die Zeit fehlte, um sich ausreichend mit der Frage zu befassen.

Wichtige mögliche Hindernisse benötigen vorausschauendes Denken (siehe dazu u.a. den sehr lesenswerten Artikel "Langsames Denken in Projekten – ein Manifest" von Prof. Dr. Frank Habermann und Karen Schmidt, Projekt Magazin, 02/2017) und werden oft nur durch gezieltes Nachfragen ausgesprochen oder dadurch sogar erst dem Wissensträger bewusst.

Die Moderationsmethode des Voraussetzungsbaums dient dazu, einen Rahmen zu schaffen, in dem die Projektbeteiligten ihr Wissen einbringen können und eine Struktur zu bieten, die auch im Unterbewussten verstecktes Wissen hervorholt.

Beispiel:

Sie haben als Projektleiter die Aufgabe erhalten, ein neues Buchhaltungssystem zu implementieren. Es handelt sich um eine von der Konzernzentrale vorgegebene Software, die nun unternehmensweit ausgerollt werden und in Zukunft dem zentralen Konzern-Controlling zuverlässigere Basisdaten liefern soll. Die Software muss jedoch in jedem Land an die lokalen Gegebenheiten angepasst werden, z.B. in Deutschland. Sie wissen aus Erfahrung, dass bei Software-Implementierungen sehr viel schiefgehen kann und dass alles rund um das Thema Finanzen besonders heikel ist. Die Stimmung in Ihrer ersten Kick-Off-Runde war negativ und angespannt. Das Team ist sich nur in einer Sache einig: Das Projekt wird scheitern…!

Schritt 1: Formulieren Sie das Ziel!

Was ist das Ziel Ihres ambitionierten Vorhabens? Einigen Sie sich auf ein Ziel, das aus der Sicht aller Beteiligten wünschenswert und wertvoll ist. Formulieren Sie das Ziel so, als hätten Sie es bereits erreicht! Benutzen Sie also die Gegenwartsform und beschreiben den erwünschten Zustand in der Zukunft, wenn das Ziel erreicht ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Formulierung unbestreitbar positiv ist und heften Sie es ganz rechts auf Ihre Arbeitsfläche.

Beispiel Buchhaltungssystem:

Zunächst schreiben Sie ganz einfach: "Das neue Buchhaltungssystem ist installiert."

Aber ist dies bereits der erwünschte Zustand? Denn dieser Satz lässt noch folgende Fragen offen:

• Funktioniert es auch?
• Benutzen es die Mitarbeiter in der Buchhaltung tatsächlich?
• Erfüllt es die Erwartungen des zentralen Controllings?

Eine mögliche positive Formulierung lautet also kurz und prägnant: "Buchhaltung und Controlling arbeiten produktiv mit dem neuen Buchhaltungssystem." (Bild 1)

Bild 1: Zielformulierung in Form des erreichten, wünschenswerten Zustands