Bevor Sie die Team-Mitglieder in den Obeya einladen können, müssen Sie diesen natürlich erst einmal einrichten. Dies geschieht zwar nur einmal, aber das Ergebnis ist keineswegs endgültig: Die Informationen werden laufend aktualisiert und entsprechend der Relevanz angepasst. Auch die Teilnehmenden werden zur Gestaltung des Raums beitragen.

Richten Sie den Obeya ein!

Definieren Sie vorab, zu welchem Zweck der Obeya benutzt wird. Dies kann z.B. die Entwicklung eines Produkts, einer Dienstleistung oder das Steuern eines Projekts sein. Wichtig ist, dass der Obeya nur für einen Inhalt eingerichtet und benutzt wird. Dies dient der Fokussierung auf das zu bearbeitende Thema und der Übersichtlichkeit der dargestellten Information. Sollen weitere Themen durch einen Obeya begleitet werden, ist für jedes Thema ein eigener Raum empfehlenswert.

Das Herzstück von Obeya ist ein großer Raum, in dem man sich gerne aufhält. Im Idealfall sollte er sich an einer zentralen Stelle im Gebäude befinden, sodass er für alle Mitarbeiter gut erreichbar ist. Der Raum sollte nach Möglichkeit in etwa vier gleich große Wände mit ausreichend Flächen für Poster, Haftnotizen oder Whiteboards und Pinnwände haben.

Raumeinteilung

Das Ziel von Obeya ist es, den PDCA-Zyklus zu beschleunigen: Indem Informationen für alle Teammitglieder zugänglich gemacht werden, kann das Team Probleme so früh wie möglich erkennen und lösen.

Im Raum werden die Wände entsprechend dem PDCA-Zyklus (siehe hierzu die Methodenbeschreibung Plan-Do-Check Act) in vier Bereiche eingeteilt. PDCA bedeutet: "Plan" (Planen), "Do" (Durchführen), "Check" (Prüfen) und "Act" (Handeln). Diese vier Schritte werden während des gesamten Vorhabens regelmäßig wiederholt, um so Fortschritte und eine kontinuierliche Verbesserung zu erzielen.

Im Obeya werden die für den jeweiligen Schritt benötigten Informationen auf den dafür geplanten Flächen visualisiert. Durch das "Ablaufen" dieser Segmente während der Meetings wird die vorbereitete Information geteilt und die Teilnehmenden können die jeweiligen Aktionen effizient durchführen (vgl. Bild 1).

Informationsquellen, Bestückung und Aktualisierung des Obeya

Jeder Wandabschnitt soll eine prägnante Auswahl an aussagekräftigen Informationen präsentieren. Als Formate sind hier z.B. Poster, Etiketten oder Haftnotizen möglich. Auf diesen können Diagramme, Infografiken, Balkenpläne, Roadmaps, Customer Journeys u.v.a.m. abgebildet sein – schlichtweg alles Visuelle, das hilft, gemeinsam zu verstehen, Entscheidungen zu treffen und Lösungen zu erarbeiten.

Es ist wichtig, diese Information aus erster Hand zu erhalten. Weisen Sie deshalb die Verantwortung zur initialen und fortlaufenden Aktualisierung der Informationen den jeweils zuständigen Personen zu. So können Rückfragen beantwortet oder eine eigene Situationseinschätzung abgegeben werden. Die Aktualität der Daten und die Chance zur Rückfrage ist wichtig, um zielführende Entscheidungen treffen zu können.

Auch während der späteren Durchläufe wird die PDCA- Struktur eingehalten, um den roten Faden des Meetings aufrecht zu erhalten.

Rollen bei Obeya