Der Erfolg eines Projekts hängt wesentlich davon ab, ob die Personen, die das Projektergebnis anwenden sollen oder davon betroffen sind, das Ergebnis für gut befinden und akzeptieren. Eine neue Technik kann noch so modern sein, ein neues Produkt noch so perfekt, eine neue Organisation noch so ausgeklügelt - all das nützt nichts, wenn die Betroffenen das Projektergebnis ablehnen und Widerstand aufbauen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie als Projektleiter die betroffenen Personen vom Nutzen eines Projektergebnisses überzeugen und ihre Akzeptanz und Unterstützung gewinnen können.

Erfolgsfaktor Mensch

"Kapital lässt sich beschaffen, Fabriken kann man bauen, Menschen muss man gewinnen." Dieses Zitat von Hans Christoph von Rohr kann man sehr gut auf Veränderungsprojekte beziehen. Denn der Erfolg eines Veränderungsprojekts (Organisationsentwicklungs-Projekt) lässt sich nicht am erstellten Ergebnis festmachen, sondern an der Reaktion der Betroffenen. Grundsätzlich ist es möglich, drei typische Arten von Veränderungsprojekten zu unterscheiden:

• Einführung einer neuen Technik
  Beispiel: Einführung eines neuen, effizienteren und kostengünstigeren Customer Relationship Management Systems. Die Mitarbeiter müssen sich vom alten CRM-System verabschieden, sich in das neue System einfinden und lernen, damit zu arbeiten.
• Einführung eines neuen Verfahrens
  Beispiel: Ein Unternehmen beschließt, alle Projekte nach dem PMI-Standard abzuwickeln.
• Reorganisation von Arbeitsstrukturen
  Ziel ist es, die Arbeitsstrukturen zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zwischen den Organisationseinheiten effizienter zu gestalten. Infolge der Reorganisation wechseln Mitarbeiter die Abteilungen, nehmen neue Rollen wahr und arbeiten nach neuen Prozessen. Oft ist damit ein Abbau von Arbeitsplätzen verbunden oder die Arbeitsleistung wird bei gleicher Mitarbeiterzahl gesteigert.

Alle drei Projekttypen erfordern, dass Menschen sich verändern. Sie müssen neue Kompetenzen erwerben und sich in neue Rollen und Aufgaben einfinden. Das Projekt wird also nur erfolgreich sein, wenn die Menschen die damit verbundenen Veränderungen akzeptieren und mittragen. Ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements ist es also, die Menschen für das Projektziel zu gewinnen.

Gründe für den Widerstand verstehen

Ein Beispiel: Sie haben mit Ihrem Projektteam eine durchdachte und leicht erlernbare Software-Lösung entwickelt. In der Überzeugung, nur Beifallstürme zu ernten, stellen Sie die Lösung den Anwendern vor. Aber statt auf Begeisterung stoßen Sie auf Kritik und Ablehnung. Die Anwender nörgeln herum, haben zahlreiche Bedenken und manche kündigen sogar Widerstand an.

In anderen Veränderungsprojekten müssen Sie mit ähnlichen Reaktionen rechnen. Eine solche Ablehnung ist eine herbe Enttäuschung - sie bedeutet aber nicht, dass Ihre Lösung schlecht ist. Der Widerstand kann ganz andere Gründe haben:

• Die Menschen machen sich Sorgen, dass sie das Neue nicht verstehen und nicht damit umgehen können.
• Sie fühlen sich übergangen, weil sie eine Lösung vor die Nase gesetzt bekommen, ohne vorher gefragt worden zu sein.
• Die neue Lösung schränkt tatsächlich bestimmte Freiheiten ein oder führt zu einem erhöhten Aufwand, so dass die Arbeit weniger attraktiv wird.
• Die Betroffenen haben in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit Neuerungen gemacht und übertragen diese Erfahrungen auf die neue Lösung.
• Jede Veränderung bedeutet zusätzlichen Stress. Arbeitsabläufe müssen eingeübt werden, möglicherweise funktioniert die Technik anfangs nicht einwandfrei. Trotz höheren Aufwands sinkt die Qualität der eigenen Arbeit.
• Manche Personen fühlen sich persönlich angegriffen - beispielsweise weil sie an der alten Lösung, die jetzt abgeschafft wird, mitgearbeitet haben.

Solche Gründe werden jedoch selten offen geäußert. Stattdessen werden Scheinargumente vorgebracht: "Das System ist unpraktisch", "Man findet sich nicht zurecht" oder "Es geht alles langsamer als vorher". Manche Betroffene äußern sich zwar positiv, nörgeln aber im Hintergrund. Andere tun so, als würden sie das System nicht verstehen. Unentschlossene tendieren dazu, sich den Kritikern anzuschließen, weil sie sich hier auf der sicheren Seite fühlen.

Grundsätzlich gilt: Je stärker die Veränderung für eine einzelne Person ist, umso schwerer lässt sich diese Person für das Projektergebnis gewinnen. Und je stärker die aufgebaute "Anti-Haltung" ist, umso schwerer lässt sie sich wieder abbauen.

Andere überzeugen: Schlüsselkompetenz in Veränderungsprojekten

Nur wer selbst begeistert ist, kann auch Andere begeistern. Schon zu Beginn des Projekts müssen Sie sich deshalb fragen: Bin ich selbst von dem Projekt überzeugt und begeistert mich die Vorstellung vom Projektergebnis? Falls Sie diese Frage mit "Nein" beantworten, sollten Sie sich überlegen, ob Sie das Projekt nicht besser ablehnen.

In der Regel lassen sich Menschen von einer Sache überzeugen, wenn sie die folgenden Fragen positiv beantworten können:

• Klingt es vernünftig?
• Was habe ich davon?
• Was sagen meine Bezugspersonen dazu?
• Ist mir der Vermittler der Neuerung sympathisch?

Außerdem müssen sie ein klares Bild zu folgenden zwei Fragen gewinnen können:

• Wo muss ich nachgeben?
• Wo kann ich mich durchsetzen?