Virtuelle Projektteams arbeiten vor allem aus der Distanz miteinander, persönliche Treffen finden selten oder gar nicht statt. Für den Projektleiter ist das eine besondere Herausforderung. Da er seine Teammitglieder selten persönlich sieht, beschränkt sich der Kontakt meist auf rein fachliche Elemente der Zusammenarbeit. Persönliche Faktoren werden ausgeblendet, da ein intensives Kennenlernen kaum möglich erscheint.

Um ein Team zu führen, ist es jedoch von großem Nutzen zu wissen, was die einzelnen Mitarbeiter motiviert und was sie eher demotiviert. Hinzu kommt, dass die Teammitglieder meist aus unterschiedlichen Ländern, Kulturen und Organisationen stammen und es leicht zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen kommen kann, wenn persönliche und kulturelle Faktoren unberücksichtigt bleiben. Auch hat der Projektleiter kaum Einblick in die unmittelbare Arbeitsumgebung der Mitarbeiter und weiß somit nicht, wie zufrieden sie damit sind.

In der virtuellen Projektwelt gibt es somit viele Stolpersteine, die ein erfolgreiches Projektmanagement erschweren können. Um dennoch die Motivation über die Distanzen hinweg sicherzustellen und Missverständnissen vorzubeugen, ist das Thema Kommunikation besonders wichtig. Insbesondere sollte der "virtuelle Projektleiter" am Anfang ausführliche Einzelgespräche mit allen Teammitgliedern führen, bei denen er wichtige Aspekte vorsichtig erkundet.

Über Folgendes sollte der Projektleiter eines virtuellen Teams Bescheid wissen:

• Arbeitsumgebung und Büroausstattung
• Arbeitszeiten und Mobilität
• Persönliche Motivation und Arbeitspräferenzen
• Erwartungen an die Projektleitung
• Interkulturelle Erfahrungen und Englischkenntnisse
• Persönliches

Wenn Sie diese Informationen von Ihren Teammitgliedern sammeln, fällt es Ihnen wesentlich leichter, Ihre Führung so anzupassen, dass die einzelnen Mitarbeiter eigenmotiviert bei der Sache bleiben.

Nachfolgend sind die wichtigsten Fragen zusammengestellt, die Sie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im virtuellen Team klären sollten.

Arbeitsumgebung und Büroausstattung

Auch wenn Sie vielleicht keine Möglichkeit haben, alle Teammitglieder an ihrem Arbeitsplatz zu besuchen, sollten Sie wissen, ob die Teammitglieder im Homeoffice, in einem Großraumbüro, in einem Büro mit einigen wenigen lokalen Kollegen oder in einem Einzelbüro sitzen. Fragen Sie gezielt nach der Arbeitsumgebung. Gestalten Sie das Ganze aber als Gespräch und nicht als Interview. Sonst könnte sich das Teammitglied einfach nur ausgefragt fühlen und je nach persönlicher und kultureller Prägung misstrauisch werden und abblocken. Am besten, Sie geben zu Beginn der Befragung zunächst einmal Informationen von sich selbst preis, zum Beispiel Ihre eigenen Vorlieben zur Arbeitsumgebung. Damit vermitteln Sie, dass Sie zwar eigene Präferenzen, aber auch Verständnis für anders geartete Bedürfnisse Ihrer Mitmenschen haben. (Eine beispielhafte Formulierungshilfe auf Englisch finden Sie im Anhang.)

Störungen aus der Arbeitsumgebung

Kennen Sie die Arbeitsumgebung, können Sie z.B. besser abschätzen, wie ungestört das entsprechende Teammitglied bei Telefon- und Konferenzgesprächen bzw. Web- und Videomeetings ist und wann ein guter Zeitpunkt für ein ungestörtes vertrauliches Telefongespräch wäre, falls Sie ein solches führen möchten. Außerdem sollten Sie wissen, bei welchen Teammitgliedern im Büro ein hoher Geräuschpegel herrscht. Bei Telefonkonferenzen können Sie diese bitten, ihr Telefon stummzuschalten, wenn sie nicht sprechen wollen. Ein stummgeschalteter Teilnehmer hat allerdings oft eine Hemmschwelle, seinen Apparat während der Konferenz wieder auf "laut" zu schalten, um etwas zu sagen. Sie sollten solche Teilnehmer daher direkt ansprechen, um sie trotzdem in das Konferenzgespräch zu integrieren. Dies gilt auch deshalb, weil ein Konferenzteilnehmer, der im Großraumbüro sitzt, schnell abgelenkt werden kann.

Einstellung zu den Arbeitsbedingungen

Finden Sie auch heraus, wie die einzelnen Teammitglieder zu ihrer jeweiligen Büroumgebung und den damit verbundenen Arbeitsbedingungen stehen und was in deren Land üblich ist. Wenn Sie das wissen, können Sie die Reaktionen des Mitarbeiters bei Telefongesprächen und Konferenzen besser einschätzen. Ein Teammitglied, für das die Arbeitsumgebung passt, ist einfach motivierter und konzentrierter bei der Sache. Das wirkt sich auch auf das Engagement im Projekt aus.

Hilfreich ist auch, über die Beziehung des Projektmitarbeiters zu seinen lokalen Kollegen und eventuell zum Vorgesetzten vor Ort Bescheid zu wissen. Fühlt sich das Teammitglied lokal eingebunden und der Firma verbunden, können Sie mit der Eigenmotivation des Mitarbeiters rechnen. Das gilt auch für Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, das gerne tun und dem Unternehmen für diese Möglichkeit dankbar sind.

Mitarbeiter im Homeoffice