Im Sondermaschinenbau ist eine vollständige Auftragsklärung von besonderer Bedeutung. Werden Anforderungen übersehen oder falsch formuliert, sind nachträgliche Änderungen extrem teuer. Im Rahmen des Projekts eLOP (electronic Lean Order Processing) haben die TISORA Sondermaschinen GmbH, der IT-Dienstleister Community4you und die Professur Fabrikplanung und Fabrikbetrieb der TU Chemnitz eine Vorgehensweise entwickelt, die eine frühzeitige und umfassende Auftragsklärung ermöglicht und somit Folgekosten verhindert. Diese Vorteile konnten in der Praxis bei der TISORA Sondermaschinen GmbH verifiziert werden.

Die Vorgehensweise ist für Unternehmen interessant, die im Sondermaschinenbau tätig sind oder mit diesem Bereich zusammenarbeiten. Außerdem kann sie in der IT-Branche angewendet werden. Darüber hinaus ist geplant, sie für andere Bereiche zu adaptieren (z.B. Apparatebau, Elektro- und Elektronikindustrie, Baugewerbe).

Voraussetzung für Effizienz: vollständige Auftragsklärung

Die betriebliche Praxis bei der Projektabwicklung in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), speziell im Bereich des kundenspezifischen Maschinen- und Anlagenbaus, zeigt große Optimierungspotenziale auf. Dies bestätigten Kontakte und Projektpartner der Professur Fabrikplanung und Fabrikbetrieb der TU Chemnitz sowie Literaturquellen (siehe Müller 2006, Gizanis 2006, Schuh 2006, Ulrich 2007, Wagner 2007). Die Auftragsabwicklung ist noch zu wenig automatisiert. So erfolgen z.B. die Umwandlung von Lastenhefte in Pflichtenhefte sowie die Angebotserstellung in vielen Unternehmen manuell. Außerdem sind die Prozesse noch nicht transparent genug, Auftragnehmer und ‑geber sprechen sich zu wenig ab und es fehlt eine gemeinsame Datenbasis, die eine Wiederverwendung von bereits vorhandenem Wissen ermöglichen würde. Die Folge sind Informationsverluste während der Auftragsabwicklung, eine erhöhte Fehleranfälligkeit und ressourcenraubende Mehrfacharbeiten. Um diese Probleme zu lösen, ist es notwendig, die Auftragsabwicklungsprozesse zu standardisieren und zu automatisieren. (Siehe auch Reinhold 2008, Hagen 2008, Müller 2007, Gansauge 2007, Birn 2006).

Bild 1: Standardisierung erhöht die Effizienz der Projektabwicklung im Sondermaschinenbau.

In der betrieblichen Praxis von KMU im Sondermaschinenbau gibt es derzeit noch keine informationstechnischen Lösungen, die eine Standardisierung der Auftragsabwicklung unterstützen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass im Sondermaschinenbau Methoden fehlen, auf die solche Lösungen aufbauen könnten. Bestehende Methoden wie PRINCE 2 oder das V-Modell (vgl. Schelle 2007) enthalten keine detaillierte Anleitung, um eine möglichst lückenlose Auftragsklärung zu gewährleisten. Somit sind sie zu allgemein gehalten und nicht auf die spezifischen Anforderungen der Auftragsklärung im Sondermaschinenbau ausgerichtet.

Besonderes Kennzeichen des Sondermaschinenbaus ist u.a., dass die Losgröße zwischen eins und drei liegt und die Maschinen nach sehr speziellen Kundenwünschen geplant, konstruiert und hergestellt werden. Die kundenspezifische Herstellung geht dabei weit über die Auswahl von Ausprägungen, Zusatzfunktionen oder Anpassungen hinaus. Sondermaschinen sind deshalb durch einen sehr hohen technologischen Neuheitsgrad charakterisiert.

Im Sondermaschinenbau ist es sehr wichtig, dass der Auftrag vor Beginn von Entwicklung, Fertigung und Montage vollständig definiert ist. Wurden Anforderungen übersehen oder erfüllt ein Bauteil seine Funktion nicht, sind die erforderlichen Nacharbeiten sehr kostenintensiv. Falsch konzipierte Bauteile muss man erneut konzipieren und fertigen, so dass Doppelarbeiten anfallen. Außerdem streiten sich Auftraggeber und Auftragnehmer im Fall von Nacharbeiten oft darüber, wer diese zusätzlichen Kosten tragen soll.

Vorteile einer standardisierten Auftragsklärung

Um solche Probleme zu vermeiden, müssen Lasten- und Pflichtenheft vollständig sein und nachträgliche Änderungen soweit wie möglich ausgeschlossen werden. Die im Rahmen von eLOP entwickelte, standardisierte Vorgehensweise für die Auftragsabwicklung im Sondermaschinenbau ermöglicht es, Informationslücken bereits während der Erstellung des Pflichtenhefts zu entdecken und zu schließen und somit sämtliche Anforderungen frühzeitig zu erfassen.

Da Sondermaschinen nach speziellen Kundenwünschen gefertigt werden, ist es sehr arbeitsaufwändig, die Lastenhefte zu analysieren und sie in Pflichtenhefte zu übertragen. Der Arbeitsaufwand variiert stark. Er hängt u.a. von den betrieblichen Rahmenbedingungen sowie der Erfahrung und Kreativität der Projektmitarbeiter ab und kann zwischen zwei und vier Wochen betragen. Somit variiert auch das Einsparpotenzial durch die Standardisierung. Das Projektteam von eLOP geht davon aus, dass sich der Zeitaufwand für die Auftragsklärung mit einer standardisierten Vorgehensweise um die Hälfte reduzieren lässt.

Ein speziell auf die Anforderungen im Sondermaschinenbau angepasstes Vorgehensmodell hat folgende Vorteile (vgl. Wagner 2008):