"Nur wer die Vergangenheit kennt, hat eine Zukunft."
Wilhelm von Humbold (1767-1835)

Ein Projekt gilt nur dann als Erfolg, wenn die Benutzer das erstellte Produkt als nutzbringend bewerten. Bei vielen Projekten ist dieser Nutzen jedoch nicht eindeutig und für jeden Benutzer genau definiert. Im Projektauftrag kann es z.B. heißen, dass die neu zu entwickelnde Software den Benutzern die Arbeit erleichtern soll. Doch wie gelingt dies? Um die Bedürfnisse und Anforderungen der verschiedenen Benutzergruppen zu befriedigen, sollten der Projektleiter und sein Team diese genau kennen.

Dabei kann ein Blick in die Historie eines Projekts helfen: Bleiben wir beim Beispiel der internen Software, sollte das Projektteam sich die Funktionen und einzelnen Entwicklungsschritte der alten Software genau ansehen, um die Beweggründe zu erkennen und zu hinterfragen.

Dafür muss sich das Projektteam voll auf den Prozess einlassen und tief in die Materie eintauchen, sodass es Empathie für die Personen empfinden kann, für die das Team letztlich eine Lösung entwickeln möchte. Durch diese intensive Auseinandersetzung kommt es öfters vor, dass Projektteams auf neue Erkenntnisse stoßen, die in manchen Fällen sogar dazu führen, dass unternehmensweit gültige Überzeugungen überdacht, häufig revidiert und manchmal sogar widerlegt werden.

Verschaffen Sie sich einen Überblick!

Um die Bedürfnisse der Stakeholder und die Anforderungen an Projekte im Detail besser zu verstehen, erstelle ich häufig eine Epochen-Karte. Wie der Name dieser aus dem Design Thinking stammenden Technik andeutet, erweitert sie die Perspektive auf den zu untersuchenden Sachverhalt um eine historische Dimension: Sie ermöglicht es zu verstehen, wie sich z.B. ein Produkt oder ein Prozess im Laufe der Zeit verändert hat.

Ziel ist ein vollständigeres Bild des Kontexts, mit dessen Hilfe das Team besser überlegen kann, wie sich die Dinge in der Zukunft entwickeln werden und wo Möglichkeiten zur Verbesserung vorhanden sein könnten. Eine Epochen-Karte hebt die Schlüsselmerkmale jeder relevanten Periode hervor und zeigt so übersichtlich, wie unterschiedlich jede einzelne Ära ist. Dadurch kann das Projektteam größere Veränderungen, aber auch bestehenbleibende Muster im untersuchten Kontext erkennen.

Pro Projekt wird in der Regel eine Epochen-Karte erarbeitet, am besten zu einem möglichst frühen Zeitpunkt. Ziehen Sie sich dazu für einen Tag mit Ihrem Team in einen Workshopraum zurück. Die fertige Karte wird idealerweise als A1-Poster im Projektraum aufgehängt. Die Visualisierung erleichtert es dem Team, immer wieder mögliche Lösungen in Hinblick auf den Kontext der Epochen abzugleichen.

Die Epochen-Karte in der Praxis

Im Rahmen eines Projekts unterstützte ich ein Unternehmen dabei, seine eigene benutzerdefinierte Projektmanagement-Software neu auszurichten. Das Projektteam innerhalb des Unternehmens war zwar erfahren in der betrieblichen Instandhaltung, jedoch nicht in der Entwicklung neuer Software.

Da auch grundlegende Geschäftsanforderungen neu initiiert werden mussten, stieß das Team häufig an seine Grenzen: Es gab wenig Fortschritt, stattdessen etliche gescheiterte Versuche und mehrere Neustarts. Dies kostete das Unternehmen viel Geld und raubte dem Team Nerven und Motivation.

Das Unternehmen benutzte beispielsweise seit vier Jahren die Software JIRA von Atlassian für die betriebliche Instandhaltung. Im Laufe der Zeit wurde diese durch innerbetrieblich entwickelte Workflows und Tools erweitert, um neue Anforderungen zu bedienen.