In den 1980er und 1990er Jahren war der größte Trend im Projektmanagement, Unsicherheiten in Projekten weitestgehend zu reduzieren. Dazu sollten Entscheidungen, die zu Beginn oder während des Projekts gefällt werden mussten, möglichst lange Bestand haben. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden mehr und mehr Informationen gesammelt –getreu dem Motto "je mehr desto besser". Die Erfolgsquote von Projekten war jedoch gering.

Heute zeigen Studien wie der "Chaos Report" der Standish Group, dass mehr und mehr Projekte "in-time & budget" abgeschlossen werden. Worin diese Verbesserung begründet ist, lässt sich nur schwer belastbar belegen. Das Project Management Institute (PMI) passte in der Zwischenzeit seine Analyse-Methode an, sodass aktuelle Erkenntnisse kaum mit früheren Studien vergleichbar sind. Nichtsdestotrotz sind zwei Trends zu beobachten:

• IT-Organisationen verbessern ihre Projektmanagement-Fähigkeiten stetig.
• Der erwünschte Projekt-Nutzen wird im Vergleich zu den 1990er Jahren nicht erst zum Abschluss des Projekts geprüft, sondern steht bereits zu Beginn im Fokus und es wird regelmäßig überwacht, ob dieser Nutzen erzielt wird.

Insbesondere agile Vorgehensweisen stellen den Nutzen des Projektergebnisses immer wieder auf den Prüfstand. Das führt unweigerlich dazu, dass einmal getroffene Entscheidungen immer wieder geprüft und ggf. revidiert werden müssen – denn die Erwartungen der Endanwender entwickeln sich weiter. Es wird daher immer wichtiger, die zum Zeitpunkt der Entscheidung richtige Wahl zu treffen, statt anzunehmen, eine dauerhaft richtige Entscheidung treffen zu können.

Bild 1: 71% aller IT-Projekte scheitern teilweise noch immer oder vollständig, in den 90er Jahren waren es sogar 85%

Doch auch wenn die Zahlen sich insgesamt verbessert haben, bleibt eine Zahl nach wie vor erschreckend hoch: Mit Blick auf Budget und Planung scheitern noch immer 71% aller IT-Projekte teilweise oder vollständig (Bild 1).

Woran liegt das?

Dieser Artikel betrachtet mögliche Ursachen und gibt Ihnen praktische Hinweise, wie Sie Ihre Stakeholder unterstützen können, (die richtigen) Entscheidungen zu treffen.

"User Involvement" – der Schlüssel zu guten Entscheidungen

Eine Studie des Personaldienstleisters Hays zeigt, dass für 67% der Teilnehmer fehlende oder verspätete Entscheidungen zu den häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten gehören. Daher wird von Projektleitern erwartet, dass sie vor allem in herausfordernden Situationen besonders hervorstechen. Z.B., wenn wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen, drohen, verspätet getroffen oder komplett vermieden zu werden oder aber, wenn Entscheidungen für unternehmenspolitische Machtkämpfe instrumentalisiert werden. Im Zentrum der Erwartungshaltung an Projektleiter stehen dabei vor allem Soft-Skills. Dazu zählen insbesondere Führungs- und Kommunikationsstärke sowie ausgeprägtes Verhandlungsgeschick.

Der Chaos Report fasst diese Fähigkeiten im Erfolgsfaktor "User Involvement" zusammen und beschreibt mit ihm die Aufgabe, Konsens zwischen beteiligten Interessensgruppen zu bilden. Diese Interessensgruppen sind in Ihren Projekten vertreten durch Stakeholder und stellen die sog. "User" dar. User Involvement gehört zu den drei wichtigsten Erfolgsfaktoren und ist somit ausschlaggebend für erfolgreiche Projekte.

In 4 Schritten Stakeholdern zu Enscheidungen verhelfen

Die folgenden vier Schritte helfen Ihnen dabei, Ihre Stakeholder besser kennen zu lernen und einschätzen zu können, um eine gemeinsame Grundlage für einen Konsens zu finden und schließlich Entscheidungen herbeizuführen.

Bild 2: In 4 Schritten Ihren Stakeholder zu Entscheidungen verhelfen