Mit dem Projektauftrag hat sich der Projektleiter erste Klarheit verschafft. Er weiß nun, was der Auftraggeber mit dem Projekt erreichen möchte. Das klingt gut, ist aber bestenfalls die halbe Miete. Einigkeit mit dem Auftraggeber bedeutet noch lange nicht, dass auch die anderen Beteiligten das Projekt verstanden haben – und schon gar nicht, dass sie ihm in der geplanten Form zustimmen. Denn: Jede Abteilung, die von dem Vorhaben tangiert ist, hat ihre eigenen Interessen. Marketing, Produktion, Controlling, IT – alle wollen mitreden, alle artikulieren ihre Erwartungen und bringen Wünsche ein.

Es fragt sich nur, wie Sie als Projektleiter Ihren Projektauftrag gegen dieses Trommelfeuer zusätzlicher Wünsche und Ideen verteidigen können. Wie können Sie verhindern, dass das Projekt zerredet oder mit Sonderwünschen überfrachtet wird? Sollen Sie die diversen Ansinnen einfach ignorieren und sich konsequent an die mit dem Auftraggeber formulierten Ziele halten? Fest steht: Noch bevor es offiziell begonnen hat, durchläuft Ihr Projekt eine höchst kritische Phase.

Das Phänomen der "Creeping Featuritis"

Es scheint eine Art Naturgesetz zu sein, dass die Anzahl von Features und Funktionen beispielsweise in der Software-Entwicklung mit der Zeit exponentiell wächst. Das liegt hauptsächlich daran, dass die Befragten gerne alles benennen, was ihnen einfällt, anstatt sich auf die wenigen Anforderungen zu beschränken, die sie wirklich brauchen. Damit stellen sie dem Projektleiter ungewollt eine Falle. In der guten Absicht, den Bedürfnissen der Anwender entgegenzukommen, berücksichtigt er eine Vielzahl an Wünschen. Ergebnis ist dann oft eine viel zu komplizierte Lösung. Eine neue Software z.B. hat eigentlich das Ziel, bestimmte Arbeiten zu erleichtern, erreicht jedoch das Gegenteil, wenn sie mit Anforderungen überfrachtet wird und zahlreiche, im Grunde unnötige Funktionen, erfüllt. Heraus kommt dann eine aufgeblähte Lösung, die berühmte "eierlegende Wollmilchsau" – etwa ein Anwendungsprogramm, das fast alles kann, aber vergleichsweise langsam und fehlerträchtig arbeitet, weil es zu komplex und im Detail unausgereift ist.

Wünsche von allen Seiten, Wirrwarr, drohendes Chaos

Vielfach sind sich alle Beteiligten bewusst, dass zu viele Features entwickelt werden, aber trotzdem kann keiner das Hamsterrad stoppen. Was fehlt, ist eine Denkstruktur, die Entscheidungen erleichtert, welche Anforderungen Sinn machen – und welche eben nicht. Sie als Projektleiter müssen aus dem vielstimmigen Wunschkonzert der Abteilungen die wenigen tatsächlich relevanten Töne heraushören und in das Lösungsdesign einbauen. Das klingt anspruchsvoll – und das ist es auch. Niemand verlangt jedoch, dass Sie diese Aufgabe alleine bewältigen. Bringen Sie einen Mitstreiter ins Spiel: den Lösungsarchitekten.

Mit einem Lösungsarchitekten konzipieren

Beim Bau eines Hauses engagiert der Bauherr ganz selbstverständlich einen Architekten. Nicht anders sollte es bei jedem größeren Projekt sein. Der Projektleiter holt sich für das Design der Projektlösung ebenfalls einen Fachmann an seine Seite – den Lösungsarchitekten.

Gemeinsam arbeiten nun Projektleiter und Architekt an der Lösungsarchitektur des Projekts. Soll z.B. eine Anlage errichtet oder ein Informationssystem installiert werden, greift die Lösungsarchitektur die übergeordneten Projektziele auf und leitet hieraus die Grundzüge einer Lösung ab. Sie berücksichtigt dabei alle wesentlichen Anforderungen. Neben den funktionalen Anforderungen zählen hierzu auch technische Aspekte und organisatorische Fragestellungen.

Eine solche integrierte Lösungsarchitektur ermöglicht die Definition, Entwicklung, Implementierung und zukünftige Erweiterbarkeit eines komplexen Systems. Da sie sowohl die geschäftliche Sicht der Unternehmensleitung als auch die fachliche Sichtweise der Experten einbezieht, bewährt sich die Entwicklung einer Lösungsarchitektur insbesondere in sich schnell verändernden Umgebungen. Sie erweist sich als nützliches Instrument, um beispielsweise den Einsatz von Informationstechnologie effektiv zu steuern.

Der Aufbau einer integrierten Lösungsarchitektur erfolgt in zwei Hauptschritten. Zunächst wird das Fundament gelegt: Die übergeordneten, aus unternehmerischer Sicht relevanten Ziele werden vollständig und präzise dokumentiert. Im zweiten Schritt entwerfen Projektleiter und Lösungsarchitekt eine Architekturskizze. Anhand der Lösungsarchitektur können die Projektbeteiligten dann in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob sich das Projekt auf dem richtigen Weg befindet. So verhindern sie, dass sich Ziele oder Kurs unbemerkt ändern.

Das Fundament: Geschäftstreiber und Geschäftsziele