Das bestmögliche Team für ein Projekt zusammenzustellen, stellt für den Projektleiter nicht selten eine Herausforderung dar. Oft erschweren Personalengpässe diese Aufgabe. Zur Überbrückung solcher greifen viele Projektleiter auf die Unterstützung externer Dienstleister oder Projektportale zurück. Dieses Vorgehen bietet sich besonders dann an, wenn die Zeit drängt und die erforderlichen Qualifikationen im eigenen Unternehmen nicht vorhanden sind.

Während Projektportale oft als Vermittlungsbörsen zwischen Freelancern und Unternehmen fungieren, bieten Personaldienstleister meist ein umfassendes Leistungsangebot an. Für kleine, thematisch klar abgegrenzte Projekte, die keine außerordentliche Qualifikation benötigen, kann die Nutzung solcher Vermittlungsbörsen eine Option sein. Auftraggeber sollten sich allerdings darüber im Klaren sein, dass sie trotzdem den administrativen Aufwand für die Auswahl, Abstimmung und Vertragsabwicklung mit dem Freelancer tragen.

Plant der Auftraggeber jedoch eine Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum im Rahmen eines komplexeren Projekts, das eventuell noch zusätzliches Spezialwissen erfordert, können Personaldienstleister mit vorqualifizierten Kandidaten punkten – der Projektleiter erhält schnell und unkompliziert eine fundierte Vorauswahl an Kandidaten und profitiert von persönlicher Beratung (für weitere Möglichkeiten zur Beschaffung externer Mitarbeiter für Projekte siehe den Beitrag "Erfolgreiches Recruiting externer Projektmanager", Projekt Magazin 19/2009).

Warum einen externen Dienstleister einschalten?

Externe Dienstleister besitzen Zugriff auf einen großen Pool an qualifizierten Fachkräften. So können sie Kunden sowohl passgenaue Kandidaten für differenzierte Bedarfe als auch ganze Projektteams zur Verfügung stellen.

Zudem profitieren Unternehmen von flexiblen Lösungen, falls sich zum Beispiel Anforderungen im Rahmen des Projekts verschieben, man wider Erwarten nicht mit der Leistung eines externen Mitarbeiters zufrieden ist oder dieser ausfällt, z.B. wegen Krankheit. Ein guter Dienstleister kann in solchen Fällen schnell geeigneten Ersatz zur Verfügung stellen.

Des Weiteren ist für den Kunden der Administrationsaufwand deutlich geringer. Grundsätzlich können Unternehmen mit dem Einsatz eines Dienstleisters Vakanzen im Vergleich zum eigenen Recruiting schneller und kosteneffizienter besetzen.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, wie Sie durch das Einhalten einer Reihe einfacher Prozessschritte die am häufigsten auftretenden Problemstellungen und Missverständnisse, wie z.B. Zeitverzögerung und Qualitätseinbußen, bei einer externen Projektbesetzung von vorneherein ausschließen können, um diesen Prozess effizient und zeitsparend durchzuführen.