Trainings für eine Projektmanagement-Qualifizierung sind teuer – und vor allem sind die Mitarbeiter in dieser Zeit nicht produktiv. Denn Trainings und Seminare finden meistens außerhalb des Arbeitsplatzes in Trainingsinstituten oder Seminarräumen von Hotels statt. Ein Vorteil dieser Qualifizierungsform ist, dass die Teilnehmer sich auf das Seminarthema konzentrieren und sich neues Wissen in einer für Lernen geeigneten Umgebung aneignen.

Doch es gibt bei diesen "Off-the-Job-Qualifizierungen" auch einen gravierenden Nachteil: Wenn die Mitarbeiter an den Arbeitsplatz zurückkommen, können sie das Gelernte oft nur schwer umsetzen, weil die Situation in ihrer täglichen Arbeitspraxis anders ist. Sie müssen, bevor Sie die neuen Kompetenzen anwenden können, ihr neues Wissen in die Arbeitssituation transferieren.

Was ist On-the-Job-Qualifizierung?

Abhilfe können hier Qualifizierungsmaßnahmen schaffen, die "On-the-Job" stattfinden. Dabei bleiben die Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz und erwerben zugleich neue Kompetenzen. Der Transfer des Erlernten in die Praxis entfällt; die Projektleiter und Projektmitarbeiter lernen in der Praxis für die Praxis. Sie können an einer konkreten Arbeitsaufgabe in ihrem Projekt neue Methoden, Techniken und Tools erproben und diese sofort umsetzen bzw. ihre Arbeitsweise verbessern. Somit stellen On-the-Job-Qualifizierungen eine hervorragende Ergänzung zu Trainings und Seminaren dar.

Unterstützt und angeleitet werden sie dabei von erfahrenen Mitarbeitern, z.B. von der Führungskraft oder einem Experten. Die verschiedenen On-the-Job-Qualifizierungen unterscheiden sich darin, welchen Kenntnisstand die Lernenden haben, in welchen Bereichen sie sich weiterentwickeln sollen und wie diese Anleitung organisiert wird. Dieser Artikel zeigt, welche On-the-Job-Maßnahmen es im Projektmanagement gibt und wie diese erfolgreich durchgeführt werden.

On-the-Job-Qualifizierungen im Projektmanagement

Übersicht über die verschiedenen Qualifizierungsformen

Tabelle 1: Übersicht über die möglichen On-the-Job-Qualifizierungsmaßnahmen.
Bild vergrößern

Hospitation: Neues kennenlernen

Hospitationen sind gut geeignet, um den Mitarbeitern zu zeigen, wie sie bestimmte Aufgaben bewältigen können. Dabei schnuppert der Projektleiter oder Projektmitarbeiter in eine für ihn neue Tätigkeit hinein, ohne diese selbst auszuführen. Ziel ist, dass sich die Mitarbeiter das notwendige Wissen zur Bewältigung der Aufgabe aneignen und nach der Hospitation bereit sind, diese Aufgaben dann auch zu übernehmen. So kann z.B. ein Teilprojektleiter an der Sitzung des Lenkungsausschusses teilnehmen und so die Arbeitsweise in diesem Gremium kennenlernen. Oder ein Projektmitarbeiter nimmt an den Planungsmeetings des PM-Teams teil und lernt, wie ein Projektplan erstellt wird.

Wichtig bei der Hospitation ist, diese mit dem Hospitanten vorzubereiten. Ansonsten nimmt dieser z.B. in einem Meeting teil, ohne einen wirklichen Gewinn davon zu haben. Zur Vorbereitung gehört, dass der Projektleiter erklärt, was genau der Projektmitarbeiter kennenlernen soll und wie sich dieser auch selbst darauf vorbereiten kann. Zudem muss der Projektleiter die anderen Teammitglieder im Projekt sowie die Stakeholder darauf hinweisen, dass sich der Mitarbeiter in einer Hospitationsrolle befindet und z.B. keinen Redebeitrag zu dem Thema liefern kann. Im Anschluss an die Hospitation ist es zudem ratsam, dass der Projektleiter dem Hospitanten noch für Fragen zur Verfügung steht.

Eine Hospitation ist zeitlich sehr begrenzt, z.B. auf ein Meeting oder auf eine konkrete Arbeitssituation. Der Aufwand für den Projektmitarbeiter und für den Projektleiter ist selbst mit einer Vorbereitung sehr gering. Andererseits ist auch der Lerneffekt begrenzt, da der Mitarbeiter nur passiv lernt und das Erlernte nicht aktiv einsetzen kann.

Projektcoaching: Lernen an den eigenen Aufgaben

Projektcoaching hilft Projektleitern wenn sie im Projekt auf der Stelle treten oder bei schwierigen Aufgabenstellungen, wie z.B. der Übernahme eines komplexen Projekts oder der Anwendung eines neuen PM-Standards. Außerdem ist es geeignet, wenn Projektleiter bei speziellen Fragen, wie z.B. der Verhandlung mit dem Auftraggeber oder der Führung des Projektteams, ihre Kompetenz erweitern oder ihre Projektleiterpersönlichkeit entwickeln wollen.

Beim Projektcoaching berät ein erfahrener Projektleiter als Coach den lernenden Projektleiter bei einer konkreten Aufgabenstellung. Der Coach kann dabei ein externer Coach sein, aber auch ein erfahrener Projektleiter des eigenen Unternehmens. Die Aufgabenstellung kann sowohl ein fachliches Thema, wie die Optimierung des Projektplans aber auch ein Soft-Skill-Thema sein, wie die Führung von Experten im Projektteam.