Immer wieder passiert es, dass es Probleme in Projekten gibt oder diese sogar scheitern - muss das so sein? Sicher lässt es sich nicht immer vermeiden. Aber über ein einfaches Instrument, nämlich ein Risikomanagement im Projekt, können Probleme im Vorfeld identifiziert und bewertet werden. Und nur an einem bekanntem Problem, lässt sich auch arbeiten.
Sun Microsystems hat im Projekt "Sun Remote Services in EMEA" (siehe Artikel im Projekt Magazin, Ausg. 09/2002) erfolgreich ein Projekt-Risikomanagement aufgesetzt und betrieben. Einige Erfahrungen daraus werden an dieser Stelle vorgestellt.
Stellen Sie sich vor, Sie fahren mit dem Auto in den Urlaub. Sie haben die Route perfekt geplant und Unterkünfte für unterwegs reserviert. Sie haben die besten verfügbaren Karten, die Fähre ist gebucht und das Auto erstklassig in Schuss. Eigentlich kann nichts mehr passieren. Oder?
Na ja, man hat für eine lange Strecke einen Reservekanister im Kofferraum und eine Versicherung mit Mobilitätsgarantie abgeschlossen. Eine Auslandskrankenversicherung ist Standard. Und die Traveller Checks als Reisezahlungsmittel werden bei Diebstahl ersetzt.
Die Überlegungen, die Sie veranlasst haben, diese Maßnahmen zu ergreifen, nennen sich Risikomanagement. Wie sieht nun ein einfaches, pragmatisches und effizientes Risikomanagement für ein Projekt aus?
Die grundlegenden Schritte des Risikomanagement-Prozesses leiten sich direkt aus den Zielen des Risikomanagements ab: Sie wollen die Risiken, die Ihr Projekt bedrohen, erkennen und sukzessive in den Griff bekommen. Zunächst werden Sie also die möglichen Risiken sammeln. Sie werden sich Gedanken darüber machen, wie Sie die Gefahr bannen können. Doch wo fangen wir an, wo lohnt es sich, viel Energie hinein zu stecken? Vor der Überlegung, was zu tun ist, steht also eine Einstufung der Risiken nach bestimmten Kriterien. Wenn dann die Maßnahmen definiert sind, muss weiter sichergestellt werden, dass sie auch dort ankommen, wo sie umgesetzt werden sollen.
Ein guter Plan, den keiner mehr ansieht, verstaubt wirkungslos im Regal. Deshalb ist ein regelmäßiges Review der Risikosituation unumgänglich. Und je besser das Risikomanagement aufgesetzt wurde, um so erfreulicher laufen die Reviewrunden ab!
Am Anfang steht die Phantasie. Was könnte alles passieren? Hier können sich Schwarzmaler nach Herzenslust austoben, alle Ideen werden gesammelt. Zum Sammeln der Ideen bietet sich die Methode Kartenfrage an. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in Gruppen zu drei bis vier Personen zusammen, formulieren die Risiken die ihnen einfallen und schreiben sie auf Metaplan-Karten. Wichtige Randbedingung ist, dass innerhalb der Gruppe nicht unbedingt ein Konsens über die Risiken erzielt werden muss. Das Motto dieser Runde lautet "Alle Ideen sind gut - bewertet wird später". Der Sinn der Gruppenbildung ist, dass hier in der Diskussion auch versteckte Ideen zutage gefördert werden.
Wenn Sie ein Risikomanagement für Ihr Projekt aufsetzen, laden Sie zum Workshop Projektbeteiligte und Betroffene aus allen Bereichen ein. Speziell in IT-Projekten ist es essenziell, dass sowohl die IT-Abteilung als auch die Fachabteilungen beteiligt werden. Und vergessen Sie die Anwender nicht: Sehr viele Projekte scheitern nicht an technischen Problemen, sondern an mangelnder Akzeptanz der Anwender.
Die gesammelten Ideen werden dann von jeder Gruppe präsentiert, und die Ergebnisse an einer Pinnwand gesammelt. Im nächsten Schritt können Cluster ähnlicher oder verwandter Themen gebildet werden: Diese Cluster werden zusammengehängt und mit einer Themenüberschrift versehen. Doppelte Karten können aussortiert, verwandte Karten zusammengefasst werden. Ab diesem Schritt ist immer ein Konsens im Plenum erforderlich.
Jochen Horstmeier
28.10.2009