"Pünktlichkeit gehört nicht zu meinen Stärken", war die saloppe Äußerung eines Meeting-Teilnehmers, als er zwanzig Minuten nach der angesetzten Zeit mit fliegenden Unterlagen das Besprechungszimmer betrat. Aber er war nicht der einzige, der zu spät gekommen war, nur der letzte. Pünktlich zu sein gilt als uncool, wer auf sich warten lässt, signalisiert: Ich habe viel zu tun und daher bin ich wichtig; so wichtig, dass ich andere sitzen lassen kann.
Was vielen Menschen offensichtlich nicht bewusst ist: Unpünktlichkeit signalisiert noch etwas ganz Anderes, denn sie ist Ausdruck von mangelndem Selbst- und Zeitmanagement. Lässt mich ein Geschäfts- oder Teamkollege mehr als einmal warten, regt sich bei mir der Zweifel an seiner Professionalität und organisatorischen Kompetenz. Zudem lassen sich daraus Rückschlüsse auf die Arbeitsmentalität ziehen - Stichworte: Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Disziplin und Produktivität. Jemand, der regelmäßig Termine nicht einhält, dazu gehören auch Besprechungstermine, arbeitet ineffizient und wird damit auf Dauer unproduktiv.
Zum anderen ist Pünktlichkeit eine Form von Höflichkeit und Respekt gegenüber Kollegen und Partnern. Durch pünktliches Erscheinen nimmt man auch die Arbeit der anderen ernst und achtet deren Zeitplan. Pünktlichkeit sollte nicht nur eine zuvorkommende Geste gegenüber Kunden sein, sondern auch den innerbetrieblichen Umgang miteinander kennzeichnen.
Natürlich kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren. Wenn Sie jedoch einmal einen Termin vereinbart haben, sollte dieser Termin höchste Priorität haben. Ein paar Tipps zum Umgang mit Ihrer eigenen und der (Un-)Pünktlichkeit anderer:
- Überlegen Sie im Vorfeld, ob eine Besprechung, eine Verabredung für Sie wichtig ist und vereinbaren Sie erst dann den Termin.
- Sagen Sie lieber rechtzeitig einen Termin ab, als dass Sie Leute warten lassen. Rechtzeitig bedeutet dabei mindestens einige Stunden im Voraus und nicht erst in "letzter Minute".
- Rufen Sie von unterwegs aus an, sobald Sie abschätzen können, dass Sie sich verspäten. Wenn es sich um einen Auswärtstermin handelt, sollten Sie die Telefonnummer(n) Ihrer Gesprächspartner dabei haben.
- Planen Sie eine Vorbereitungszeit für Besprechungen ein. Auch wenn Sie inhaltlich nichts vorbereiten müssen, sollten Sie genügend Zeit haben, Unterlagen, Visitenkarten, Schreibutensilien oder Laptop, Telefonnummern etc. zusammenzupacken.
- Erinnern Sie die Menschen, mit denen Sie verabredet sind, in einer kurzen Mail (oder SMS) am Tag oder ein paar Stunden vorher an den Termin.
- Fordern Sie bei Meetings eine Tagesordnung an. Anfangs- und Endpunkt einer Besprechung sollten festgelegt sein. Auch bei informelleren Zusammenkünften, z.B. Geschäftsessen, sollte von Vorneherein klar sein, wie lange man maximal Zeit hat.
- Wenn Sie selbst nicht für die Durchführung einer Besprechung zuständig sind, scheuen Sie sich nicht, gewisse Anforderungen an die Besprechungsleitung zu äußern (siehe hierzu auch: "Besprechungen ergebnisorientiert gestalten", Ausgabe 04/02).
- Insbesondere Führungskräfte neigen zur Unpünktlichkeit bei internen Meetings. Dies sollte von den anderen nicht stillschweigend geduldet, sondern sachlich zur Sprache gebracht werden.
- Generell sollte das Thema Pünktlichkeit kein Tabu sein. Sagen Sie auch Kollegen und Partnern, wenn Sie deren häufige Unpünktlichkeit stört. Aber Vorsicht: Es ist nicht damit getan, anderen ein schlechtes Gewissen zu machen, das sie mit fadenscheinigen Entschuldigungen zu erleichtern suchen. Versuchen Sie auf nette Art zu erklären, warum Sie es für wichtig halten, dass Verabredungen eingehalten werden (siehe oben) und dass es dabei auch um Fairness und gegenseitigen Respekt geht.
- Haben Sie es mit hartnäckigeren Zuspätkommern zu tun, hilft nur konsequentes Handeln: Warten Sie nicht länger als eine Viertelstunde und verlassen Sie dann den Ort der Besprechung. Vereinbaren Sie einen neuen Termin und wenn es sein muss einen weiteren. Das ist zwar eine etwas rigide Erziehungsmaßnahme, aber für Ihr Selbstbewusstsein sicher besser als ständig stundenlang zu warten.
- Lassen Sie sich nicht von der regelmäßigen Unpünktlichkeit anderer infizieren und dazu verleiten, selber allmählich nachlässig zu werden. Machen Sie sich die eigene Pünktlichkeit zur Regel. Wenn Sie zu spät kommen, sollte dies wirklich nur die Ausnahme sein.
