Stellen Sie sich vor, Sie nehmen an einer Fachtagung teil und bemerken, dass Ihnen die informelle Unterhaltung mit den anderen Teilnehmern viel mehr für Ihre Arbeit bringt als die Inhalte, die während der Tagung vermittelt werden. Überrascht nehmen Sie wahr, dass die lockere Atmosphäre in der Kaffeepause mehr Raum dafür gibt, dass neue Ideen und Lösungen für das eigene Projektmanagement entstehen können als die Tagung selbst, bei der Inhalte nach einem im Vorhinein festgelegten Ablauf vorgetragen und diskutiert werden.

Warum also nicht einfach eine komplette Konferenz in Form einer einzigen großen Kaffeepause durchführen? Diesen Gedanken griff der amerikanische Organisationsberater Harrison Owen auf. Er entwickelte 1985 eine Moderationsmethode für Großgruppen, die er "Open Space Technology" nannte (kurz: OST, zu Deutsch: "offener Raum"). Owen hatte zuvor mehrere Kongresse für Organisationsentwickler durchgeführt, die auf mäßige Begeisterung bei den Teilnehmern stießen. Ein Teilnehmer gab Owen schließlich das Feedback, das Beste an der Veranstaltung seien für ihn die Kaffeepausen gewesen. Diese Bemerkung nahm Owen zum Anlass, darüber nachzudenken, wie sich die kreative Stimmung in den Kaffeepausen auf eine Konferenz als Ganzes übertragen ließe. Bei seinem nächsten Symposium zum Thema "Organisational Transformation" setzte er die Ergebnisse seiner Überlegungen um – mit großem Erfolg.

Die Konferenz als Kaffeepause

Die Idee der "Konferenz als Kaffeepause" war geboren – einer Technik zur Moderation von Großgruppen, die mittlerweile seit über 25 Jahren eingesetzt wird. Diejenigen, die von einem übergeordneten Problem betroffen sind, sind eingeladen, in Kleingruppen-Workshops selbstorganisiert Lösungen zu erarbeiten. Dabei müssen sie nur wenige Handlungsprinzipien beachten.

Ursprünglich wurde die OST zur Strukturierung von Großtagungen (mit bis zu 2.000 Teilnehmern) in Unternehmen, Behörden oder Non-Profit-Organisationen eingesetzt, die veranstaltet wurden, weil die Strukturen der jeweiligen Organisation grundlegend geändert werden mussten. So sollten die Tagungsergebnisse z.B. die unternehmensweite strategische Neuausrichtung unterstützen.

Dadurch erhielt die Methode mit der Zeit den Ruf, ein ausgezeichnetes Werkzeug dafür zu sein, Wandel zu initiieren. Sie kann innerhalb der Abteilung eines Unternehmens eingesetzt werden, z.B. beim Kreativmeeting eines größeren Software-Entwicklerteams (ab 20 Personen), um neue Lösungsansätze für Kundenanforderungen zu entwickeln. Aber auch länderübergreifend ist ihr Einsatz möglich, z.B. bei der Fusion von zwei Unternehmen, um unterschiedliche Unternehmenskulturen in eine gemeinsame neue Unternehmenskultur zu überführen.

So liegt es nahe, die OST auch zur Bearbeitung von Problemstellungen im Projektmanagement zu verwenden. Denn auch viele Projekte befassen sich mit dem Thema "Veränderung", wie z.B. Projekte zur Neupositionierung des Unternehmens am Markt oder Change-Management-Projekte zur Fusionierung mehrerer Unternehmen.

Im Laufe der Jahrzehnte wurden die Anlässe stark ausgeweitet, bei denen die OST durchgeführt wurde, sodass die Methode heute auch in wesentlich kleinerem Rahmen angewendet wird. So erarbeiteten z.B. bei einer Tagung zum Thema "Projekt Management Office" (PMO) 60 Teilnehmer in sechs parallel ablaufenden Zwei-Stunden-Workshops zu verschiedenen PMO-Problemen Lösungsansätze.

In diesem zweiteiligen Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Open-Space-Veranstaltung durchführen, und erhalten konkrete Anregungen, wann und wie Sie Open Space in einem Organisationsentwicklungsprojekt einsetzen können. Der erste Teil stellt die Methode und ihre Prinzipien vor, schildert den Ablauf und die Vorbereitung einer Open-Space-Veranstaltung und benennt die Erfolgsfaktoren. Sie erhalten auch eine Checkliste, die Ihnen hilft, eine solche Veranstaltung vorzubereiten. Im zweiten und abschließenden Teil geben wir Empfehlungen, wann und wie sich diese Methode im Rahmen eines Organisationsprojekts einsetzen lässt, und gehen darauf ein, wo die Grenzen dieser Methode liegen.

Die Methode

Die Grundidee von Open Space ist denkbar einfach: Open Space bietet einer großen Anzahl von Personen die Möglichkeit, in einer Veranstaltung, die nur einen groben Handlungsrahmen absteckt, ein übergeordnetes, klar definiertes Problem, das alle betrifft, zu diskutieren und dafür Lösungen zu erarbeiten, z.B. für die drohende Schließung eines Werks eines Automobilzulieferers. Dieses Vorgehen eröffnet einen Raum für Kreativität, in dem die Betroffenen, hier u.a. Produktmanager, Marketing- und Controlling-Mitarbeiter, Kunden (Abnehmer), sich eigenverantwortlich und selbstorganisiert Teil-Problemstellungen widmen können, die ihnen "unter den Nägeln brennen". Die Teilnehmer suchen die besten Lösungsmöglichkeiten und entwickeln Maßnahmen zur Umsetzung.

Der Erfolg von Open Space erklärt sich sicherlich auch durch die Freiräume, welche diese Methode bietet: So schlagen die Teilnehmer selbst die konkreten Teilthemen zum übergeordneten Leitthema der Veranstaltung vor. An diesen wird dann in Kleingruppen-Workshops gearbeitet. Wer ein Thema einbringt (der Initiator), erklärt sich zugleich auch dazu bereit, den dazugehörigen Workshop zu moderieren.