Open Space ist eine Moderationsmethode für Großgruppen, die sich in Projekten einsetzen lässt, um dringliche und komplexe Probleme zu lösen. Im ersten Teil des Artikels haben Sie erfahren, wie diese Methode entstanden ist und auf welchen Prinzipien sie beruht. Auch der Ablauf einer Open-Space-Veranstaltung und die erforderliche Vorbereitung wurden ausführlich beschrieben sowie die Erfolgsfaktoren genannt. Der zweite und abschließende Teil zeigt Einsatzmöglichkeiten von Open Space in einem Organisationsentwicklungsprojekt und nennt die Grenzen der Methode.

Einsatz von Open Space

Ausgangssituation

Um gegenüber kostengünstigeren Mitbewerbern konkurrenzfähig zu bleiben, müssen viele Unternehmen ihre Organisationsstruktur überdenken und die Arbeitsprozesse optimieren – so auch der Automobilzulieferer Modler. Damit durch effizientere Arbeitsprozesse die laufenden Kosten um 5 Mio. Euro pro Jahr gesenkt werden können, beabsichtigt das Unternehmen, das 1.000 Mitarbeiter hat, mit einem Organisationsentwicklungsprojekt die Strukturen und Prozesse im Unternehmen anzupassen.

Für die Durchführung der Organisationsentwicklung steht der Projektleiterin, einer externen Organisationsentwicklerin, ein Budget von 200.000 Euro zur Verfügung. Das ProjektzielProjektzielDas Projektziel ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll., eine effizientere Organisationsstruktur und schlanke Arbeitsprozesse zu schaffen, welche die Mitarbeiter akzeptieren können, soll in neun Monaten erreicht sein. Ihr ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.a. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter setzt sich aus Mitarbeitern der Betriebsorganisation, der Personalabteilung, der Produktion, dem Einkauf, dem Vertrieb und Mitgliedern des Betriebsrats zusammen.

Die Projektleiterin will die Identifikation der Mitarbeiter mit der künftigen Organisationsstruktur und den Arbeitsprozessen erreichen, indem sie und ihr Team an drei Punkten im Projekt Open-Space-Veranstaltungen mit den Meinungsbildern aus den verschiedenen Unternehmensbereichen durchführt. Da sie Open Space im Rahmen des Projekts erstmalig im Unternehmen einsetzt, versichert sie sich zunächst der Unterstützung der Geschäftsführung, der sie die Methode und ihren geplanten Einsatz vorstellt.

Einsatzmöglichkeiten im Projektverlauf

Nach dem Drei-Phasen-Modell für soziale Veränderungen von Kurt Lewin durchlaufen Unternehmen und Mitarbeiter im Verlauf des Organisationsentwicklungsprojekts drei Phasen: das Unfreezing ("Auftauen"), das Moving ("Bewegen") und das Refreezing ("Wieder-Einfrieren").

Mit dem "Auftauen" ist die Vorbereitung auf eine Veränderung gemeint, hier die Einstimmung der Mitarbeiter auf die Restrukturierung des Unternehmens. Die Phase des "Bewegens" ist die Phase, in der die Änderung geplant wird, hier die Umstrukturierung der Organisation. Die Phase des "Einfrierens" dient der Etablierung der Veränderung, hier der neuen Organisationsstruktur und der neuen Arbeitsprozesse, der Gewöhnung der Betroffenen an diese und der Überprüfung, ob die veränderten Prozesse auch eingehalten werden. Im Laufe dieser drei Phasen wird Open Space an bestimmten Punkten eingesetzt.

Unfreezing

In der ersten Phase, dem "Auftauen", informiert die Geschäftsführung im Rahmen einer Betriebsversammlung sämtliche Mitarbeiter darüber, dass strukturelle Veränderungen im Unternehmen anstehen, nennt deren Gründe und die angestrebten Unternehmensziele. Dann stellt sie die Projektleiterin und das Team für das Organisationsentwicklungsprojekt vor. Die Geschäftsführung kündigt auch an, dass im Laufe des Projekts immer wieder die Methode Open Space eingesetzt werden wird, da es ihr sehr wichtig ist, die Mitarbeitermeinungen und das Mitarbeiterwissen in den Veränderungsprozess einfließen zu lassen.

Gleich im Anschluss sind alle Mitarbeiter eingeladen, an der ersten Open-Space-Veranstaltung teilzunehmen. Die Veranstaltung hat zum Ziel, vorgehensorientierte Ideen zur geforderten Veränderung der Organisationsstruktur zu sammeln. So lautet die Leitfrage dieser Veranstaltung: "Wie muss sich die Organisationsstruktur des Unternehmens wandeln, damit wir die laufenden Kosten um 5 Mio. Euro senken können und sich zugleich alle Mitarbeiter (weiterhin) mit dem Unternehmen identifizieren?"

Die von den Mitarbeitern für die Workshops vorgeschlagenen Fragestellungen sind u.a.:

• In welchen Unternehmensbereichen lassen sich Kosten senken und auf welche Weise?
• Welche Prozesse können verbessert werden?

Als Ergebnisse kommen u.a. heraus:

• Im Einkauf lassen sich durch den Wechsel zu einem preisgünstigeren Zulieferer die Kosten reduzieren.
• Es gibt konkrete Lösungsansätze, wie die Produktionsstrecke auf einfache Weise optimiert werden kann.
• Durch ein konsequenteres Mahnwesen können die Außenstände von Kunden sowie die Dauer der offenen Forderungen verringert werden.