In Projekten kommt es häufig vor, dass nach der Festlegung der Projektziele weitere Anforderungen an das Produkt gestellt werden, sei es durch Kundenwünsche oder Veränderungen des Marktes. Thorsten Reichert gibt Ihnen in seinem Tipp wertvolle Hinweise, wie Sie flexibel mit diesen sog. "Moving Targets" umgehen und sicherstellen, dass Ihre Termin- und Budgetplanung im Rahmen bleibt.

Oft stehen Sie als Projektleiter vor dem Problem, dass Sie ein Projekt leiten und Ihr Kunde ständig neue Anforderungen an das Produkt hat. Oder: Während des Projektverlaufs ändern sich die Marktanforderungen an das Produkt, dass Sie gerade entwickeln. Dieser Tipp gibt Ihnen konkrete Anregungen, wie Sie mit sog. "Moving Targets" (sich ändernden Zielen) umgehen – und so verhindern, dass die Termin- und Budgetplanung völlig "aus dem Ruder läuft" und Ihr Projekt nie zum Abschluss kommt.

In einem Forschungs- und Entwicklungsprojekt (F&E-Projekt) gab es ein Problem. xe "Moving Targets"Auf Basis diverser Marktstudien hatten wir Merkmale eines Produkts definiert und dieses Produkt entwickelt. Als der getestete Prototyp vorlag, ergaben neuere Studien, dass für das Produkt zusätzliche Merkmale erforderlich waren. Natürlich sollten diese Erkenntnisse in das Produkt aufgenommen werden und wir begannen mit der Entwicklung von vorne. Nachdem wir die zusätzlichen Merkmale integriert hatten, tauchten weitere Anforderungen auf, die berücksichtigt werden sollten. Inzwischen wurden Geschäftsführung und Vertrieb unruhig: Wann würden wir endlich fertig werden? Was sollte ich in dieser Situation tun?

Als Projektleiter können Sie hier drei Wege beschreiten:

• Entweder passen Sie die Qualität Ihres Produkts immer wieder an den aktuellen Kundenbedarf an oder
• Sie legen fest, dass das Produkt in der Qualität erstellt wird, die mit dem Kunden anfangs vereinbart wurde, oder
• Sie setzen nur die hochpriorisierten Kundenanforderungen in diesem Projekt um und weitere Anforderungen erst in einem Folgeprojekt.

Der lange Weg und der starre Weg

Wenn Sie die Qualität verbessern wollen, müssen Sie die Projektziele immer wieder aufs Neue anpassen. Tun Sie dies zu häufig, wirkt sich das auf die Motivation im Team aus. Schnell heißt es dann: Der Kunde weiß nicht, was er will. Je vollständiger Sie den Bedarf des Kunden befriedigen, desto mehr wird dieser das Projektergebnis als qualitativ hochwertig wahrnehmen. Als Projektleiter stehen Sie jedoch nur so lange gut da, wie Sie nicht für die zwangsläufig steigenden Kosten und immer neuen Terminverschiebungen verantwortlich gemacht werden. Fazit: Sie können die Ziele einmal, vielleicht zweimal anpassen, aber danach sollten Sie nur noch minimale Änderungen vornehmen. Ansonsten verlieren das Projekt und Sie selbst Glaubwürdigkeit und Akzeptanz.

Wenn Sie für das Produkt die zu Beginn festgelegte Qualität "einfrieren", bleiben Sie termin- und budgettreu. Durch Ihre Unbeweglichkeit werden Sie allerdings mit Sicherheit den Kunden verschrecken und womöglich ein Produkt fertigstellen, das den veränderten Marktanforderungen nicht mehr entspricht. Fazit: Diese Vorgehensweise kann nur erfolgreich sein, wenn es um eher unwesentliche Zusatzanforderungen geht oder Sie erkennen, dass nicht allen Kunden eine Qualitätsanpassung wichtig ist.

Der flexible Weg: Anforderungen priorisieren

Der dritte Weg berücksichtigt Moving Targets, ohne dass Ihr Projekt in eine Endlosschleife permanenter Zieländerung gerät. Die Frage, ob die Ziele nun angepasst werden sollen oder nicht, müssen Sie als Projektleiter nicht beantworten. Ihre Aufgabe besteht darin, Veränderungen der Ziele des Projekts rechtzeitig zu erkennen, aufzunehmen, zu bewerten und alle Handlungsoptionen einem Entscheidungsgremium (häufig "Lenkungskreis" genannt) vorzulegen. Dieses Gremium besteht aus Repräsentanten der wesentlichen Stakeholder-Gruppen, wie z.B. Auftrag- bzw. Geldgeber und späteren Nutzern und nimmt die Priorisierung vor. Wenn also eine Veränderung der Projektziele an Sie herangetragen wird, sollten Sie folgende Punkte klären:

• Warum müssen die Ziele (jetzt) verändert werden?
• Ist diese Veränderung ein Muss (weil bisherige Annahmen nicht zutreffen, sich Rahmenbedingungen ändern oder bisherige Ziele gefährdet sind)?
• Ist diese Veränderung technisch möglich?
• Was ist der zusätzliche Nutzen durch die Veränderung der Ziele?
• Was ist die Konsequenz, wenn die Ziele geändert werden (Budget, Termine, bisherige Arbeitsergebnisse)?
• Was ist die Konsequenz, wenn die Ziele nicht geändert werden?

Auf diese Weise schaffen Sie die Voraussetzungen, dass das Entscheidungsgremium inhaltlich sinnvolle und von allen akzeptierte Prioritäten setzt, für deren Umsetzung Sie dann verantwortlich sind.

Neben dem inhaltlichen Aspekt der Entscheidung (Ziele anpassen oder nicht) gibt es auch einen zeitlichen Aspekt: Ziele jetzt anpassen oder später. Prüfen Sie also parallel die Möglichkeit, das Projekt mit unveränderten Zielen weiterzuführen oder sogar mit einer Minimalversion der Ziele früher als geplant abzuschließen. Nach Beendigung dieses Projekts können Sie auf Basis der erreichten Ergebnisse ein Folgeprojekt mit weiter reichenden Zielen anschließen. Dort haben Sie die Möglichkeit, auf Moving Targets einzugehen, ohne sich im laufenden Projekt zu verzetteln.