Jedes Unternehmen muss möglichst effizient arbeiten, um Rentabilitätsprobleme zu vermeiden und dauerhaft am Markt bestehen zu können. Während Unternehmen des produzierenden Gewerbes einen Teil ihres Umsatzes durch Produkte erzeugen, die sich - zumindest für eine gewisse Zeit - "von selber verkaufen", müssen projektgetriebene Dienstleistungs-Unternehmen den gesamten Umsatz immer wieder neu durch den Einsatz von Arbeitskraft erwirtschaften. Die Rentabilität eines solchen Unternehmens hängt entscheidend davon ab, wie effizient diese Arbeitskraft eingesetzt wird. Eine Optimierung in diesem Bereich ist besonders wirksam, da sie die Rentabilität kontinuierlich beeinflusst, während andere Maßnahmen, wie z.B. im Marketing zur Optimierung des Vertriebs zeitlich begrenzt sind oder eine deutlich geringere Wirkung haben.
Dieser Artikel beschreibt schnell umsetzbare Maßnahmen, um den Einsatz hoch spezialisierter Fachleute effektiver zu gestalten und die Rentabilität zu verbessern. Die Empfehlungen richten sich an Abteilungsleiter und Mitglieder der Geschäftsführung und gelten im Wesentlichen für Dienstleistungs-Unternehmen im individualisierten Projektgeschäft, wie z.B. Software- und Systemhäuser, Beratungsunternehmen, Multimedia-Agenturen, Marketing-Dienstleister und Unternehmen aus angrenzenden Branchen.
Man arbeitet dann effizient, wenn man ein bestimmtes Ziel mit einem möglichst geringen Ressourceneinsatz erreicht. Effizienz bezeichnet also das Verhältnis von Ergebnis zu Aufwand. Im Gegensatz dazu bezeichnet Effektivität, inwieweit ein gewünschter Effekt erzielt werden konnte. Der dafür benötigte Aufwand spielt keine Rolle.
Welche Maßnahmen die Effizienz am wirkungsvollsten steigern, also dazu beitragen, das gewünschte Ziel mit möglichst geringem Ressourceneinsatz zu erreichen, hängt von den Gegebenheiten im jeweiligen Unternehmen ab. Man sollte sich auf solche Maßnahmen konzentrieren, die den größtmöglichen Effekt versprechen und Maßnahmen vernachlässigen, die voraussichtlich nur geringe Wirkung zeigen. "Verzicht" ist ein Schüsselwort bei der Optimierung von Prozessen. Verzichtet man z.B. auf überflüssige Information, sinnlose Kontrollen, unrentable Strategien oder defizitäre Geschäftsmodelle, kann man das Verhältnis von Aufwand zu Ergebnis verbessern. Um eine höhere Effizienz zu erreichen, müssen außerdem auch Gewohnheiten, lieb gewonnene Praktiken oder Überzeugungen auf den Prüfstand gestellt und ggf. geändert werden.
Effizienz ist wichtig, sie ist aber kein Allheilmittel für den Erfolg eines Unternehmens und sollte deshalb nicht das einzige Ziel der Projektleiter und Geschäftsführer sein. Wenn eine Effizienz steigernde Maßnahme nicht zur Firmenkultur oder zur Marketingstrategie passt oder die Mitarbeiter demotiviert, wirkt sie kontraproduktiv und kann die Effektivität des Unternehmens sogar senken.
In vielen Unternehmen herrscht eine "CC-Mentalität": Manche Mitarbeiter verschicken nahezu alle Mails in Kopie an die eigenen Vorgesetzten sowie an die Vorgesetzten des Ansprechpartners auf Kundenseite. Sie wollen sich damit absichern. Falls Probleme auftauchen, kann keine Führungskraft sagen, sie habe von nichts gewusst. Doch durch die CC-Mentalität wird eine unnötige Informationsflut geschaffen, da viele Personen Informationen erhalten, die für sie irrelevant sind, die sie jedoch trotzdem lesen müssen. CC-Mails sollten deshalb nur verschickt werden, wenn entweder der Empfänger tatsächlich informiert sein muss oder der Sender sich bei wichtigen Entscheidungen unbedingt absichern muss. Ein Kriterium kann dabei z.B. sein, ob man ein schriftliches Memo an Vorgesetzte verschicken würde, wenn die gleiche Information per Telefon anstatt per Mail ausgetauscht würde. (Siehe dazu auch den Artikel "Interview mit Tom DeMarco. 'Wir müssen schneller werden!'", Ausgabe 7/2006.)
Die elektronische Dateiablage soll es ermöglichen, gesuchte Dokumente abzulegen und schnell wieder zu finden. Diesen Zweck kann sie jedoch nur eingeschränkt erfüllen, wenn für jedes kleine Projekt ein riesiger Musterordner mit Dutzenden von Unterordnern in sechs oder mehr Unterebenen kopiert und befüllt werden muss. 90% der Unterordner werden leer sein und vermutlich auch bleiben. Damit man bestimmte Dateien schnell finden kann, sollten Musterordner zum Kopieren maximal drei (besser nur zwei) Ebenen umfassen und auf allen Ebenen insgesamt höchstens 20 Verzeichnisse enthalten. Muss die Ordnerstruktur erweitert werden, kann man auf eine schon vorhandene, größere Vorlage zurückgreifen.
Wenn eine Vielzahl an möglichen Kommunikationskanälen zur Verfügung steht, wirkt sich das oft negativ auf die Arbeitsergebnisse aus. Alle Kommunikationsmittel wie z.B. Mail, ICQ, Videokonferenz, SMS, Brief, Fax, Telefon, Voice-Box, Office-Software, Bugtracker, Projekttools mit eigenen Dialogmodulen etc. sollten daraufhin überprüft werden, ob sie in ihrer Vielzahl sinnvoll sind oder ob sie eher ablenken bzw. nur schwer zusammengeführt werden können. Manche Kommunikationsmittel, wie z.B. ICQ, SMS und Voice-Box, eignen sich nicht besonders gut zur Dokumentation, auf diese sollte man ggf. verzichten. Beschränkt man sich auf E-Mail, Telefon und Taskmanager, erleichtert dies unter Umständen Übergaben und Dokumentation: Werden Recherchen durchgeführt oder soll ein Mitarbeiter sich einarbeiten, müssen nur wenige Medien nach den notwendigen Informationen durchsucht werden. Dokumentationslücken, die durch den Wechsel der Kommunikationsmittel entstehen, können vermieden werden.
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