In verteilten Projektteams sind Kommunikation und Abstimmung erschwert. Da die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten, kennen sie sich oft nicht persönlich und haben auch nicht die Möglichkeit, kurzfristig im Büro nebenan fehlende Informationen einzuholen. Umso wichtiger ist, dass die Projektinformationen den Projektbeteiligten jederzeit aktuell und vollständig vorliegen. Alle Beteiligten sollen sich möglichst einfach auf dem aktuellen Informationsstand halten können.

Eine gute Lösung dafür sind Kommunikationsplattformen wie der Microsoft Sharepoint-Server. Hier werden zentral die Projektdokumente abgelegt, so dass alle Beteiligten auf sie zugreifen können. Die Dokumente können von mehreren Anwendern parallel bearbeitet werden, ohne dass Informationen verloren gehen - das vereinfacht die Zusammenarbeit und verringert den Abstimmungsaufwand per E-Mail und am Telefon.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man den Sharepoint-Server für ein Projekt nicht kaufen muss, sondern eine Lösung über das Internet günstig mieten kann. Dieser Beitrag stellt die Einführung eines Sharepoint-Servers als Mietlösung in einem komplexen Einzelprojekt vor und zeigt auf, welche Aspekte man bei der Einführung beachten muss.

Fallbeispiel: Die Ausgangsituation

Ein deutsches und ein schweizerisches Unternehmen wollten gemeinsam eine Software bei 2.500 Anwendern implementieren, die über ganz Deutschland verstreut waren. Die Laufzeit dieses Projekts war auf zwei Jahre festgelegt, und die Teammitglieder saßen an fünf unterschiedlichen Standorten. Die Durchführung des Projekts übertrugen die beiden Unternehmen einem externen Projektleiter.

Ursprünglich hatten die Auftraggeber als Kommunikationsinstrument lediglich einen gemeinsamen Dokumentenserver bereitstellen wollen. Der Projektleiter hielt dies aber in Anbetracht der Größe des Projekts für unzureichend. Dokumentenserver haben z.B. keine Versionierungsfunktion; somit ist die Aktualität der Dateien für die Anwender nicht erkenntlich und man muss die betroffenen Teammitglieder per E-Mail informieren, wenn man an einem Dokument eine Änderung vorgenommen hat. Das bedeutet einen hohen Aufwand.

Die Auftraggeber und der Projektleiter einigten sich darauf, eine Kommunikationsplattform zu verwenden, und der Projektleiter erhielt den Auftrag, eine geeignete Lösung auszusuchen und einzuführen. Da das Software-Implementierungsprojekt umgehend beginnen sollte, musste die Kommunikationsplattform quasi "nebenbei" eingeführt werden.

Anforderungen an die Kommunikationsplattform

Das Projektteam benötigte eine einfache Kommunikationsplattform, die die grundlegenden Arbeiten des Projektmanagements unterstützte, u.a. das Erfassen und Bearbeiten einer Liste mit Offenen Punkten, das Änderungsmanagement und das Risikomanagement. Außerdem sollte die Kommunikationsplattform ohne großen Aufwand allen Teammitgliedern zur Verfügung gestellt werden können. Die Plattform wurde nur für die Projektlaufzeit benötigt, eine weitergehende Nutzung war nicht vorgesehen.

Die Auftraggeber hatten folgende Anforderungen:

• Die Kosten für Auswahl und Einführung der Plattform sollten in sinnvoller Relation zu den gesamten Projektkosten stehen.
• Die Mitarbeiter sollten sich schnell in die Plattform einarbeiten können. Die Plattform durfte also keine wochenlange Initialschulung erfordern.
• Einer der Projektpartner wollte außerdem, dass die Plattform auf Deutsch bedient werden konnte.

Folgende Fragestellungen musste der Projektleiter bei der Auswahl einer geeigneten Plattform berücksichtigen: