Projektinformationen sollen vollständig und verzögerungsfrei allen Projektbeteiligten zur Verfügung stehen, die diese benötigen. Die Erstellung und Verwendung eines Kommunikationsplans soll dies gewährleisten. In den Normen und Standards für Projektmanagement finden sich unterschiedlichen Bezeichnungen für dieses Dokument (PMBOK® Guide: Communications Management Plan, PRINCE2: Communication Plan, DIN 69901-5: Kommunikationsmatrix). Einfachheitshalber bezeichne ich es als Kommunikationsplan, ohne damit einen der genannten Standards bevorzugen zu wollen.

Im Kommunikationsplan wird zu Beginn des Projekts festgehalten, wer welche Informationen wann, in welchem Format und in welcher Qualität benötigt. Somit ist es möglich, Informationen bedarfsgerecht zu verteilen. Zeitraubende Recherchen (Wer braucht welche Informationen? Wer darf eine bestimmte Information erhalten bzw. nicht erhalten? Usw.) werden vermieden. Trotz dieser Vorteile habe ich nie gesehen, dass ein Projektteam einen Kommunikationsplan systematisch erstellt und einsetzt. Bestenfalls gibt es im Projekthandbuch eine unvollständige Liste mit Projektbeteiligten, in der angegeben ist, welche Protokolle und Berichte die aufgeführten Personen erhalten sollen. Die Informationen, die für einen Kommunikationsplan benötigt werden, sind meist in verschiedenen Verteilerlisten und Verzeichnissen versteckt.

Dabei lässt sich relativ leicht ein vereinfachter Kommunikationsplan erstellen: Die so genannte RACI-Matrix, auch Zuständigkeits- oder Verantwortlichkeitsmatrix genannt, kann man dafür als Basis heranziehen.

Die RACI-Matrix

Die RACI-Matrix zeigt übersichtlich und verständlich auf, wer bei einer bestimmten Aufgabe welche Verantwortlichkeit hat (Bild 1). Die Art der Zuständigkeit wird mit folgenden Werten angegeben:

• R wie Responsible: Diese Person oder Rolle ist dafür verantwortlich, dass die Aufgabe durchgeführt wird. Sie ordnet entweder die Ausführung an oder führt sie selbst aus. Beispiel: Für das Streichen des Treppengeländers im Bürogebäude B ist der Malerbetrieb M zuständig.
• A wie Accountable: Diese Person oder Rolle ist der Auftraggeber, sie definiert die Qualitätskriterien, nimmt das Ergebnis ab und trägt die Kosten. Beispiel: Der Bauherr hat den Anstrich des Treppengeländers veranlasst und trägt die Kosten.
• C wie Consulted: Diese Person oder Rolle muss in die Entscheidungen mit einbezogen werden. Beispiel: Dem zukünftigen Mieter des Bürogebäudes wurde Mitspracherecht bei der Farbwahl von Wänden, Türrahmen usw. eingeräumt. Deshalb muss er befragt werden, welche Farbe das Geländer haben soll.
• I wie Informed: Diese Person oder Rolle muss über alle Ereignisse und Entscheidungen informiert werden. Beispiel: Fließen- und Teppichleger sowie Elektriker müssen darüber informiert werden, dass ab diesem Tag alle sperrigen Materialien und Geräte über den Lastenaufzug transportiert werden müssen, damit das frisch gestrichene Geländer keinen Schaden nimmt.

RACI-Matrix als vereinfachter Kommunikationsplan

Die RACI-Matrix dient dazu, Verantwortungen und Zuständigkeiten zu definieren. Außerdem lassen sich aus ihr die Informations- und Kommunikationsbedürfnisse ableiten. Über diese Verwendung hinausgehend kann man sie im Projekt als einfachen Kommunikationsplan einsetzen. Wenn man sie in geeigneter Form erstellt, erfüllt sie diese Aufgabe meiner Meinung nach sogar besser als ein normgerechter Kommunikationsplan. Dieser definiert relativ abstrakt, welche Rolle welche Projektdokumente wie und wann erhalten soll. Projektbeteiligte denken aber nicht in Kategorien von Protokollen oder Berichten, sondern in Arbeitspaketen oder Produkten.

Projektstrukturplan und Projektorganisation spannen die RACI-Matrix auf

Um eine RACI-Matrix zu erstellen, die im Projekt als Kommunikationsplan dienen kann, gehen Sie wie folgt vor: Die Zeilen ergeben sich aus den Elementen des Projekt- oder Produktstrukturplans (Bild 2). Vorteilhaft ist, wenn der Strukturplan bereits eine hierarchische Gliederung aufweist, so dass Sie sich bei der Erstellung der RACI-Matrix entweder auf eine höhere Ebene und damit eine gröbere Darstellung beschränken oder die Details der unteren Ebenen berücksichtigen können.

In die Spalten tragen Sie die Projektbeteiligten ein - entweder als Personen oder Rollen. Dies sind mindestens alle im Organigramm der Projektorganisation aufgeführten Personen oder Rollen. Ob noch weitere Stakeholder hinzugenommen werden, die nicht in die Projektorganisation eingebunden sind, muss der Projektleiter in Rücksprache mit dem Auftraggeber entscheiden.

In die Felder der Matrix tragen Sie jetzt die Verknüpfungen nach obiger Definition ein. Dabei gelten folgende Regeln: